Les écritures des partenaires qui n'ont pas d'impact sur les états financiers de l'organisation sont désignées dans WINPACCS comme « à caractère informatif ».
 
Dans de nombreux projets de coopération au développement, les fonds du projet sont mis à la disposition des partenaires. Si le paiement au partenaire est comptabilisé comme charges dans la comptabilité de projet (ou d'entreprise), la preuve des dépenses individuelles du partenaire dans le contrôle de projet est faite à caractère informatif, c'est-à-dire séparément des écritures à joindre au bilan.
 
Dans WINPACCS, cette procédure est contrôlée par le type de justificatif d'un journal. Les journaux avec le type de justificatif « À caractère informatif » sont utilisés pour importer les écritures des partenaires et les afficher dans le contrôle de projet. Ces écritures ne sont pas transmises à la comptabilité de projet ou à la comptabilité d'entreprise car les paiements au partenaire y sont déjà comptabilisés en tant que charges.

L'effet des écritures de la comptabilité de projet sur les états financiers de l'organisation est appelé « à joindre au bilan » dans WINPACCS.

Les journaux de la comptabilité de projet ont donc le type de justificatif « à joindre au bilan ». Les écritures de ces journaux sont transmises à la comptabilité d'entreprise.

Contrairement à celles-ci, les écritures des journaux avec le type de justificatif « à caractère informatif » concernent les dépenses des partenaires et ne sont pas transmises à la comptabilité de projet ou d'entreprise.
 

L’année de facturation correspond à l’année calendaire dans laquelle se trouve la période de facturation de la position d’écriture correspondante.

Dans le contrôle de projet WINPACCS, les coûts peuvent être ventilés dans les analyses par année de facturation.

Le processus d'annulation décrit la résolution d'un justificatif.
Dans WINPACCS Accounting, une comptabilité d'annulation est effectuée dans ce genre de cas (p.ex. lorsqu'une erreur est commise lors de la saisie de certaines données du justificatif). Cette comptabilité neutralise le justificatif à annuler. Les deux justificatifs restent tout de même visibles afin que l'opération puisse être suivie. En cas d'annulation, un justificatif automatique est immédiatement généré.

Une attribution est un mouvement qui augmente la valeur d’un bien d'immobilisation, par ex. lorsqu’un véhicule est équipé ultérieurement d’un dispositif d’attelage. Une attribution est comptabilisée dans WINPACCS Accounting et est toujours liée à un flux monétaire. Elle influe sur la valeur résiduelle imputée du bien d'immobilisation.

Le mouvement « Autre départ » marque un bien d’immobilisation comme sorti. Le bien d'immobilisation a été donné à un tiers ou bien il a été détruit, volé ou perdu. Le mouvement est saisi dans WINPACCS Cloud.

Est considéré comme bailleur de fonds toute organisation mettant à disposition les moyens financiers pour l’exécution d’un projet. Les projets peuvent être financés par plus d’un bailleur de fonds. Il est possible, dans un projet, de créer un financement pour les moyens mis à disposition par ce bailleur de fonds. Les charges sont affectées de manière univoque à un financement dans la comptabilité de projet WINPACCS Accounting. Il est ainsi possible de vérifier pour chaque justificatif par quel bailleur de fonds celui-ci a été financé.

Si un bailleur de fonds exige la facturation des justificatifs dans une monnaie de facturation, il est possible d’utiliser comme base de conversion la monnaie de justificatif ou la monnaie d’entreprise. La base de conversion décrit donc la monnaie servant de base pour la conversion. Le cours affiché dans WINPACCS pour la monnaie de facturation (cours MF) se réfère à la base de conversion définie dans le schéma de monnaie de facturation.

Chaque flux de trésorerie a lieu entre un projet et une autre partie concernée, par exemple un commerçant, un prestataire de services, le siège social de la propre organisation, un partenaire ou un projet externe. Ce champ permet de désigner ces parties concernées. Selon qu'il s'agit d'un versement ou d'un dépôt (WINPACCS Cashbook) ou d'une transaction (WINPACCS Accounting), cette seconde partie concernée est soit un bénéficiaire, soit un payeur.
 

En règle générale : il faut entrer le nom du bénéficiaire pour une dépense et le nom du payeur pour une entrée.

Un bien d’immobilisation est un objet tangible d'un projet qui y est utilisé pendant une période prolongée, par exemple un véhicule, un bâtiment ou un ordinateur portable.

Un budget est un plan des coûts pour un projet.

Dans WINPACCS, il est possible de créer des budgets au niveau des catégories de charges, des groupe de catégories de charges ou des structures de budget pour des financements et périodes sélectionnés. Ils servent de base pour les comparaisons théorique / réel lors de la facturation avec le bailleur de fonds et pour le contrôle de projet interne.

La catégorie de projet Bureau décrit l'unité d’organisation nécessaire qui sert, en particulier à l'étranger, à créer les conditions organisationnelles, logistiques et administratives pour les projets de mise en œuvre. En règle générale, un bureau est responsable pour une région spécifique, par exemple les pays d'Asie du Sud-Est. Dans certaines circonstances, un bureau peut également se charger entièrement de la comptabilité de projet des projets de mise en œuvre sur place.

Chaque projet a un cadre comptable de projet spécifique, qui contient des sous-comptes pour les comptes principaux de l'organisation. Contrairement au cadre comptable principal, les réglages du cadre comptable de projet ne concernent que la comptabilité du projet en question. Les écritures sont toujours saisies dans les sous-comptes spécifiques d'un cadre comptable de projet. Plusieurs sous-comptes peuvent être créés par compte principal pour les comptes de charges et de produits ainsi que pour les comptes d’états pour la banque, la caisse, les créances et les dettes. Le cadre comptable de projet peut également être utilisé dans le contrôle pour des évaluations spécifiques au projet. Voici des exemples de sous-comptes spécifiques à un projet dans le cadre comptable de projet :

·un compte de créances pour un employé

·un sous-compte de dettes pour les retenues de garantie sur les travaux de construction

·un sous-compte bancaire par coordonnées bancaires

·un sous-compte de caisse par caisse

Le cadre comptable principal donne une structure de comptes uniforme et permet de définir des paramètres de comptes à l'échelle de l'organisation. Chaque projet dispose également d'un cadre comptable de projet spécifique qui contient des sous-comptes relatifs aux comptes principaux de l'organisation. Les écritures sont toujours saisies sur des sous-comptes dans le cadre comptable de projet. Plusieurs sous-comptes peuvent être créés par compte principal pour les comptes de charges et de produits ainsi que pour les comptes d’états pour la banque, la caisse, les créances et les dettes.

Dans WINPACCS, le caissier décrit une personne responsable de la pré-saisie des justificatifs dans un livre de caisse, un livre de banque ou un livre de créances. La pré-saisie des justificatifs est gérée dans WINPACCS Cashbook. Le caissier transmet ses justificatifs au comptable du projet, qui les contrôle et les comptabilise dans la comptabilité de projet WINPACCS Accounting.

La catégorie de projet est une caractéristique de projet qui distingue les projets de coopération au développement selon des aspects techniques. Les catégories de projets disponibles dans WINPACCS sont les suivantes :

·Projet

·Projet partenaire

·Bureau

WINPACCS simplifie la comptabilisation grâce à des transactions préconfigurées désignées par le terme de catégorie d'opération. Celles-ci remplacent la saisie débit-crédit classique et ne nécessitent pas de connaissances approfondies en comptabilité. De nombreuses catégories d'opération sont, en outre, réparties en types d'opération afin de représenter les transactions de manière encore plus précise. Les catégories d'opération suivantes sont disponibles dans WINPACCS :

·Mise à disposition de fonds

·Transfert de fonds

·Transfert de fonds dans le journal

·Charges

·Produits

·Avance

·Afflux de fonds

·Contrebalance de dettes

·Remise de fonds

·Écriture flexible

·Rapprochement des postes en attente de règlement

Les catégories de charges correspondent aux comptes de charges existants dans un système de comptabilité. Elles servent à catégoriser les charges en fonction de leur nature (frais de personnel, frais de marketing, intérêts, etc.). Dans WINPACCS, les comptes, les charges et les produits sont désignés comme des catégories de charges.

Les catégories pour postes en attente de règlement peuvent être utilisées dans WINPACCS à différentes fins, par ex :

·La distinction matérielle entre les postes en attente de règlement, par exemple les avances pour employés, et les acomptes pour les fournisseurs

·Pour des échéances différentes des postes en attente de règlement, par exemple une avance pour frais de déplacement avec une échéance de 30 jours, et une avance pour loyer de six mois.

·Dans le relevé d'états, la somme des créances est ainsi plus claire et les créances en retard peuvent être suivies de manière plus ciblée.

·Les catégories pour postes en attente de règlement sont créées dans la comptabilité et peuvent être affectées aux comptes d'états pour créances et dettes.
 

Un changement de compte est une écriture de charges ou de produits sur un autre compte. Cela est par exemple nécessaire lorsqu’une entrée incorrecte a été réalisée lors de la sélection d’un compte de charges. Dans WINPACCS, une note relative au changement de compte et le numéro de justificatif de l’écriture changée de compte sont ajoutés devant le texte comptable.

Les classes de comptes servent à la représentation systématique du cadre comptable principal. Elles sont subdivisées en groupes de comptes, comptes et sous-comptes.

Représentation des classes et groupes de comptes disponibles dans WINPACCS :

La classe de journal représente une propriété de base d’un journal qui identifie l’origine des écritures de ce journal. WINPACCS distingue les classes de journaux suivantes :

Classe de journal « Comptabilité de projet »

Identifie la classe de journal pour les écritures à joindre au bilan enregistrées dans la comptabilité de projet WINPACCS Accounting. La classe de journal « Comptabilité de projet (Charges provenant d'un autre projet) » est particulière car elle comporte les écritures provenant d'autres projets enregistrées sur le projet propre. Cette classe de journal est la seule à pouvoir contenir des écritures dans différentes monnaies de justificatif.

Classe de journal « Comptabilité d'entreprise »

Désigne la classe de journal pour les écritures reprises via une interface de la comptabilité d'entreprise vers WINPACCS.

Classe de journal « Comptabilité partenaire »

Désigne la classe de journal pour les écritures reprises d’un partenaire à caractère informatif via une interface.

Le commentaire sur l’écriture offre au comptable dans WINPACCS Accounting d’autres possibilités d’explication de l’écriture lorsque les caractères disponibles pour le texte comptable ne suffisent pas.

Dans le cadre comptable principal d'une organisation ou dans le cadre comptable d'un projet, un compte peut être marqué comme « comptabilisable » ou « non comptabilisable » dans WINPACCS Cloud. Si un compte est « comptabilisable », il est à la disposition du comptable dans la comptabilité du projet pour la comptabilisation. Si le compte ne peut pas être comptabilisé, il est bloqué et n'est pas disponible. Il est possible de distinguer si un compte est également disponible, par exemple, pour la pré-saisie de justificatifs ou non.

Une comptabilisation d'annulation est une écriture spéciale qui neutralise l’écriture à annuler. Ceci est nécessaire par exemple en cas de saisie erronée de certaines données de justificatif. Pour cela, le même montant est automatiquement comptabilisé dans WINPACCS avec l’opérateur inverse et la même affectation de compte. Une note relative à l’annulation et le numéro de justificatif de l’écriture annulée sont ajoutés devant le texte comptable. Les deux écritures restent visibles et la transaction peut être retracée. Il est possible de procéder à une comptabilisation d'annulation avec écriture de correction qui utilise le cours mixte de l'écriture annulée.

Le comptable est l'utilisateur qui a comptabilisé un justificatif dans un journal dans la Comptabilité de projet WINPACCS Accounting. Seuls les utilisateurs qui sont assigné à un journal en tant qu'utilisateurs assignés peuvent y comptabiliser des justificatifs.

Un compte fait partie du cadre comptable. En tant qu’élément central de la comptabilité, il permet de catégoriser les transactions.

Dans WINPACCS, le système de la comptabilité en partie double est utilisé. Chaque justificatif est saisi sur deux comptes et l’assignation au débit et au crédit est facilitée par la sélection de la catégorie d'opération et du type d'opération.

Un compte bancaire de bureau décrit les coordonnées bancaires, par exemple dans un bureau de pays, qui crée les conditions organisationnelles, logistiques et administratives pour les projets de mise en œuvre. Le compte bancaire de bureau contient tous les fonds des projets d'une région ou d'un pays. Le bureau transmet ceux-ci aux projets ou se charge lui-même de la comptabilité de ces projets en affectant les charges à des projets externes.

Un compte bancaire de projet correspond aux coordonnées bancaires créées pour un projet unique et utilisées uniquement pour les revenus et les dépenses de ce projet.

Un compte bancaire du bailleur de fonds décrit les coordonnées bancaires d'un bailleur de fonds. Dans ce cas, le titulaire du compte n'est pas la propre organisation mais le bailleur de fonds. Vous ne pouvez pas assigner de justificatifs aux coordonnées bancaires de ce type de compte. Les coordonnées bancaires ne sont fournies qu'à titre informatif.

Un compte bancaire partenaire décrit les coordonnées bancaires d'une organisation partenaire. Dans ce cas, le titulaire du compte n'est pas la propre organisation mais le partenaire. De telles coordonnées bancaires ne peuvent être utilisées que dans un projet partenaire, dans un journal de la classe de journal Comptabilité partenaire avec le type de justificatif à caractère informatif.

Le compte du siège social correspond aux coordonnées bancaires du siège social de votre organisation. Vous ne pouvez pas assigner de justificatifs aux coordonnées bancaires de ce type de compte. Les coordonnées bancaires ne sont fournies qu'à titre informatif.

Dans WINPACCS, il est possible de marquer certaines données comme confidentielles. Seuls les utilisateurs ayant le droit de consulter des données confidentielles peuvent voir ces données et les utiliser. Il est possible de marquer des journaux, des budgets et des comptes de la comptabilité d’entreprise comme confidentiels. Toutes les écritures dans de tels journaux ou sur un tel compte sont alors automatiquement marquées comme confidentielles.

Dans le contrôle de projet, un conflit est l'état de deux positions d’écriture, par exemple lorsque les données d'une position d’écriture d’annulation ne correspondent pas aux données d’une position d’écriture annulée. Un tel conflit peut se produire si, par exemple, la ligne budgétaire d'une position a été modifiée dans le contrôle de projet et que cette position est ensuite annulée dans la comptabilité de projet.

Parce que le cours de change entre les différentes monnaies utilisées dans un projet ne reste que très rarement constant sur une longue période, les justificatifs doivent être saisis avec des différents cours de change sur la durée d'un projet.
Dans WINPACCS accounting, seuls les types de transaction « mise à disposition de fonds » et optionnellement « transfert de fonds » sont soumis à des cours de change alternant. Cela signifie qu'en plus de la monnaie de justificatif, le montant en monnaie d'entreprise doit être saisi afin d'effectuer un nouveau calcul du cours mixte. Tous les justificatifs qui suivront seront évalués avec ce nouveau cours mixte jusqu'à ce qu'une nouvelle comptabilisation exigeant un changement de cours soit effectuée.

Affiche le cours mixte utilisé pour l'écriture.
Si le montant en monnaie d’entreprise a été manuellement saisi lors de l'écriture, le champ affiche le cours, qui est le résultat du montant en monnaie de justificatif et du montant en monnaie d’entreprise.
 

Le cours mixte position de justificatif est le cours mixte utilisé pour une position de justificatif. Par exemple, si les postes en attente de règlement sont contrebalancés, le cours mixte des différentes écritures partielles peut être différent.

La date comptable correspond à la date à laquelle un justificatif est comptabilisé. La date comptable est automatiquement enregistrée et ne peut pas être modifiée.

La date d’entrée décrit le jour auquel le bien d’immobilisation est entré dans l’organisation. Il s’agit généralement de la date d'acquisition ou de la date de livraison.

La date de la facture correspond à la date d'émission de la facture. Elle figure à titre indicatif sur chaque facture.

La date du justificatif correspond à la date du paiement. Pour les justificatifs qui documentent un paiement (par ex. tickets de caisse, reçus), la date de justificatif doit être saisie dans le champ Date du justificatif.

Par contre, la date sur une facture doit être saisie dans le champ Date de la facture. Dans ce cas, la date du justificatif est la date à laquelle la facture a été payée.
 
Dans WINPACCS Accounting, le format de la date du justificatif peut être determiné indépendamment de la langue de l'utilisateur.

Les dépenses sont des sorties de trésorerie qui diminuent le solde d’un compte financier, c.-à-d. banque ou caisse.

Le contraire d’une dépense ou sortie est une entrée.

Dans WINPACCS, la durée d'utilisation imputée décrit la période de temps définie au cours de laquelle la valeur résiduelle d'un bien d’immobilisation diminue par tranches fixes (linéairement) du montant d'acquisition à 0. La durée d'utilisation imputée est indiquée en mois et est définie par le type d'actif auquel le bien d’immobilisation est assigné.

La durée d’utilisation résiduelle décrit le temps en mois restant entre le moment de l'observation et la fin de la durée d’utilisation imputée.

Une écriture annulée est une écriture qui a été neutralisée de manière traçable par une comptabilisation d'annulation. Ceci est nécessaire par exemple en cas de saisie erronée de certaines données de justificatif. Les écritures annulées sont marquées dans WINPACCS mais leur contenu n’est pas modifié.

Une écriture automatique décrit une écriture réalisée automatiquement lors de l’exécution de certaines fonctions dans WINPACCS. Les écritures automatiques comprennent par exemple la revalorisation automatique lors de la réalisation d’une clôture de mois.

Une écriture changée de compte est une écriture qui a été comptabilisée sur un autre compte par une écriture supplémentaire (le changement de compte). Cela est par exemple nécessaire lorsqu’une entrée incorrecte a été réalisée lors de la sélection d’un compte de charges. Dans WINPACCS, les écritures peuvent être changées sur des comptes de charges ou de produits. Les écritures changées de compte sont marquées comme telles mais leur contenu n’est pas modifié.

Une écriture correspond à l’inscription électronique d’une transaction dans un journal au moyen d’un justificatif.

Le mouvement « Entrée depuis l’allocation des moyens matériels » permet de saisir un nouveau bien d'immobilisation qui a été donné à un projet. Le mouvement peut uniquement être saisi dans WINPACCS Cloud étant donné qu’il ne comporte aucun flux monétaire.

L’entrée depuis un achat est un mouvement saisi dans WINPACCS Accounting lors de l’acquisition d’un bien d’immobilisation. Ce faisant, un bien d'immobilisation est acquis pour un certain montant d'acquisition à une certaine date d’entrée. Le bien d'immobilisation est automatiquement transféré au Gestionnaire des actifs de WINPACCS où il peut être édité.

L'évolution de la valeur résiduelle décrit les changements de valeur d'un bien d’immobilisation au cours de sa durée d’utilisation imputée. Il tient compte des moins-value calculée, ainsi que des attributions et des réductions des charges. L'évolution de la valeur résiduelle est linéaire et est calculée à partir du montant d'acquisition et de la durée d’utilisation imputée. À la fin de la durée d’utilisation, la valeur résiduelle est toujours de 0,00. Les attributions et les réductions des charges modifient la valeur résiduelle et donc les moins-value mensuelles calculées. L'évolution de la valeur résiduelle est calculée dans WINPACCS en monnaie d’entreprise et en monnaie de justificatif.

L'exercice comptable comprend toutes les périodes de comptabilité d’une année calendaire et peut être utilisée dans le contrôle du projet à des fins d’analyse.

Voir le "financement de projet".

Dans WINPACCS, le financement de projet représente un contrat avec un bailleur de fonds ou une décision de l'organisation d'utiliser des fonds libres ou assignés à un projet. Dans la comptabilité de projet, le financement de projet est assigné aux écritures de charges et aux mises à disposition de fonds.
 
Dans le cadre du contrôle de projet, le financement de projet sert de preuve des dépenses pour le bailleur de fonds ou l'organe responsable de l'organisation. Les exigences des bailleurs de fonds concernant la monnaie du rapport et l'utilisation des taux pour la facturation peuvent être satisfaites dans le cadre du financement de projets grâce à un schéma de monnaie de facturation.
 
Dans WINPACCS, il est également possible de déterminer quels fonds d'un financement de projet ont déjà été versés ou quelle somme peut encore être appelée.

Un groupe de catégories de charges est un élément de répartition dans une structure de groupe de catégories de charges. Il regroupe plusieurs catégories de charges afin de pouvoir effectuer leur budgétisation et leur analyse de manière groupée. Il est ainsi possible, par exemple, de regrouper différentes catégories de charges du secteur « Frais de personnel » en un groupe de catégories de charges « Personnel ».

Les groupes de comptes servent à répartir les classes de compte du cadre comptable principal. Les groupes de comptes sont subdivisés en comptes et sous-comptes.

Représentation des classes et groupes de comptes disponibles dans WINPACCS :

Les journaux servent à l’inscription des écritures des transactions.

Dans WINPACCS, une monnaie est affectée à chaque journal, ce qui signifie, s’il est nécessaire d’utiliser plusieurs monnaies dans un projet, qu’il faut créer plusieurs journaux. La monnaie de justificatif affectée au journal est convertie dans la monnaie d’entreprise au moyen de la procédure mobile de cours mixte.

En outre, il est possible d'affecter des journaux à des financements. WINPACCS prend ici en charge la représentation des accords contractuels passés avec le bailleur de fonds. Si nécessaire, il est possible d’utiliser des cycles d’argent fermés qui empêchent le mélange de moyens de différents bailleurs de fonds. Il faut pour cela utiliser des comptes bancaires et des caisses séparés pour les moyens d’un bailleur de fonds ou d’un financement.

Les justificatifs sont des factures originales et des quittances prouvant des transactions. Ils renseignent sur le type, la quantité, le prix, le moment et l’auteur de la facture ou le fournisseur de la prestation.
 
Les offres/devis, factures pro forma, bons de livraison, etc., ou encore des copies de factures ne constituent pas de justificatifs valables pour les écritures. Les responsables de projet sont tenus de prouver l’utilisation des fonds du projet par des justificatifs originaux. Le principe suivant s’applique : aucune écriture sans justificatif.

Le terme « justificatif d'origine » est toujours utilisé dans WINPACCS lorsque des justificatifs réfèrent à des justificatifs déjà comptabilisés. Comme exemple de justificatifs d'origine, on peut citer les justificatifs annulés (qui sont les justificatifs d'origine pour les justificatifs d'annulation) ou le premier justificatif d'une transaction qui constitue la base pour des postes en attente de règlement d'une créance ou d'une dette.

Un justificatif numérique décrit le justificatif papier scanné qui peut être ajouté à une écriture. Un justificatif numérique peut être chargé lors de la pré-saisie des justificatifs dans WINPACCS Cashbook, lors de la comptabilisation de l’écriture dans WINPACCS Accounting ou directement dans WINPACCS Cloud. Il y est ensuite relié à une écriture et peut être utilisé à des fins de contrôle. Une fonction supplémentaire est disponible en WINPACCS Cloud pour le contrôle des justificatifs numériques.

La règle d’or en comptabilité est : aucune écriture sans justificatif. Mais il y a toutefois des exceptions pour lesquels aucun justificatif n’est délivré, par exemple lors d’un trajet en taxi ou d’un achat sur un marché. Afin que cette dépense puisse tout de même être facturée, un employé de l’organisation doit créer un justificatif propre.

Les lignes budgétaires sont les éléments d'une structure budgétaire auxquels vous affectez des coûts dans WINPACCS. L'attribution de la ligne budgétaire se fait au niveau du justificatif dans la comptabilité du projet ou déjà dans le système de pré-saisie WINPACCS Cashbook.
 
Si un budget a été saisi sur une structure budgétaire, les lignes budgétaires correspondent aux différentes lignes du budget. Si nécessaire, l'affectation d'un justificatif à une ligne budgétaire peut être modifiée ultérieurement dans le contrôle de gestion. Les justificatifs qui ont été importés dans le contrôle de gestion via une interface, par exemple, peuvent y être affectés ultérieurement à des lignes budgétaires.
 
Tous les coûts affectés à une ligne budgétaire sont comparés au budget planifié pour cette ligne budgétaire dans le contrôle de gestion.

Dans WINPACCS Cloud, il est possible d’inscrire une limite pour le solde d’un livre de caisse. Il est ainsi possible de limiter les pouvoirs du caissier à cette plage de responsabilité. Cette limite peut être imprimée et signée dans la convention relative à la caisse. En cas de dépassement du solde, le caissier est avertit lors de la saisie du justificatif.

Dans WINPACCS, les livres de caisse servent à pré-saisir les justificatifs. Ceux-ci sont saisis dans WINPACCS Cashbook par un caissier, puis transférés dans la comptabilité de projet WINPACCS Accounting où ils sont comptabilisés par un comptable. La pré-saisie des justificatifs dans un livre de caisse est très simple, également pour des personnes sans formation particulière.

Chaque livre de caisse est affecté à un seul sous-compte. Il est possible de créer des livres de caisse par exemple pour la gestion d’une caisse en espèces (type caisse), d’un compte bancaire (type banque) ou de l’avance à des employés ou partenaires (type créances).

Chaque livre de caisse est affecté à un journal et, ainsi à une monnaie de justificatif définie.

Le logiciel de saisie est le logiciel concret dans lequel les écritures sont saisies. Si les données sont traitées différemment selon la version du logiciel, le numéro de la version est également indiqué.
 

L’indication du logiciel de saisie se fait pour les journaux des classes Comptabilité de projet et Comptabilité d'entreprise.

La méthode de facturation permet de définir la période à laquelle les coûts sont affectés dans un budget. La méthode de facturation est un paramètre des propriétés du budget et affecte le budget consommé.
 

Les méthodes de facturation suivantes sont disponibles :

·Date du justificatif : les coûts sont comparés aux budgets du mois au cours duquel ils sont payés selon la date du justificatif.
 

·Période comptable : les coûts sont comparés au budget de la période comptable dans laquelle ils ont été comptabilisés.
 

·Période de facturation : Dans le contrôle de projet, vous pouvez affecter un justificatif à une période de facturation différente. Les coûts sont comparés au budget de la période de facturation sélectionnée.

Monnaie de facturation

Par mise à disposition de fonds, nous entendons tout flux financier s'opérant de la centrale vers le projet. Ce genre de transaction peut aussi concerner des fonds d'autres projets ou journaux (p.ex. Lors d'un échange de devises).
Dans WINPACCS accounting, ce genre de comptabilisation se réalise par le type d'opération 1. Les mises à disposition de fonds impliquent toujours un changement du cours mixte (i.e. en plus du montant en monnaie du justificatif, le montant en monnaie d'entreprise doit être obligatoirement généré).

Monnaie de justificatif

La moins-value calculée est le taux mensuel par lequel la valeur résiduelle imputée est réduite. La moins-value calculée est calculée à partir de la valeur résiduelle et de la durée de vie utile restante en mois.
 

La monnaie d’entreprise correspond à la monnaie dans laquelle la comptabilité du siège social est tenue. En règle générale, il s'agit de la monnaie du pays dans lequel l’organisation a son siège principal. Dans WINPACCS, la monnaie d’entreprise est abrégée par « ME ».

Des monnaies de facturation sont utilisées lorsque des bailleurs de fonds exigent la facturation dans une monnaie autre que la monnaie du justificatif ou que la monnaie d’entreprise. Les montants sont convertis dans la monnaie de facturation conformément aux exigences des bailleurs de fond à l’aide d’un schéma de monnaie de facturation.

La monnaie de justificatif est la monnaie dans laquelle le montant est spécifié sur un justificatif.

Pour la comptabilité de projet, les monnaies de justificatif sont séparées dans des journaux. La conversion du montant en monnaie de justificatif dans la monnaie d’entreprise est effectuée en suivant la procédure mobile de cours mixte.

Le montant d'acquisition décrit les charges liées à l'acquisition d’un bien d'immobilisation. Le montant d'acquisition et la durée d’utilisation imputée servent de base au calcul de la moins-value mensuelle calculée pour le bien d'immobilisation.

Les mouvements des biens d’immobilisation résultent des transactions individuelles qui affectent un bien d’immobilisation, par exemple les entrées, les attributions, les réductions de charges et les sorties.

Les écritures dans la Comptabilité de projet sur les comptes du groupe de comptes « Bien d’immobilisation » entraînent des mouvements sur les biens d’immobilisations dans le gestionnaire des actifs WINPACCS.

Exemple : La comptabilisation de l'acquisition d'un nouveau bien d’immobilisation dans la Comptabilité de projet entraîne le mouvement « Entrée depuis un achat » pour un nouveau bien d’immobilisation.

Les mouvements qui ne concernent pas de flux financiers et qui ne sont donc pas comptabilisés dans la Comptabilité de projet sont saisis dans WINPACCS Cloud.

Exemple : La remise au partenaire du projet d'un bien d’immobilisation encore utilisable à la fin du projet est saisie avec le mouvement « Transfert au partenaire ».

Les moins-values calculées ne sont pas considérées comme des mouvements dans WINPACCS.
 

Un numéro de chèque peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Un numéro de commande peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Un numéro de contrat peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Un numéro de référence peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Un numéro d’employé peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Le numéro du journal correspond à la désignation abrégée unique pour un journal. Un numéro de journal se compose de maximum trois caractères qui peuvent être des chiffres ou des lettres.

Un numéro externe de facture peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Un numéro interne de facture peut être indiqué en tant qu’information supplémentaire lors des écritures.

Le numéro d’inventaire correspond au numéro d’identification d’un bien d’immobilisation dans le Gestionnaire des actifs. Contrairement au numéro d'actif, le format du numéro d’inventaire peut être défini de manière spécifique à l’organisation.

Le numéro d'actif décrit de manière univoque le numéro d’un bien d’immobilisation. Il est attribué automatiquement dans WINPACCS et est également conservé lors du transfert du bien d'immobilisation à un autre projet.

Un compte sert d’élément central de la comptabilité pour catégoriser les transactions et le numéro de compte permet une assignation unique au sein du cadre comptable. La longueur des numéros de compte est définie une seule fois pour l’ensemble de l’organisation dans WINPACCS.

Dans WINPACCS, chaque écriture reçoit automatiquement un numéro de justificatif consécutif et non modifiable.

Lorsqu’un justificatif est réparti sur plusieurs écritures, la fonction « Écriture corrélative » permet d’attribuer un numéro de justificatif à plusieurs écritures.
 

Une écriture qui est transférée de la comptabilité d'entreprise dans le contrôle de projet WINPACCS via l'interface contient, outre le numéro de justificatif WINPACCS, un numéro de justificatif de la comptabilité d’entreprise. Ce numéro permet d'attribuer clairement l'écriture à un justificatif dans la comptabilité d'entreprise. Comme le numéro peut éventuellement être saisi manuellement dans la comptabilité d’entreprise, il n'est pas nécessairement unique. Le numéro d'écriture de la comptabilité d'entreprise sert à l'identifier de manière univoque.

Le numéro de partenaire correspond à la désignation abrégée unique pour un partenaire. Il est possible de définir pour l’organisation entière si le numéro de partenaire doit être obligatoire et s’il peut être défini librement (lettres, chiffres, caractères spéciaux) ou s’il est automatiquement numéroté de manière croissante.

Chaque justificatif saisi dans WINPACCS Cashbook reçoit un numéro de saisi séquentiel. Le numéro de saisie identifie le justificatif de manière univoque dans une livre de caisse et ne peut pas être modifié.

Le numéro de sous-compte correspond à la désignation abrégée unique pour un sous-compte. Il permet de classer un sous-compte dans le cadre comptable du projet. La longueur des numéros de sous-compte est définie une seule fois pour l’ensemble de l’organisation dans WINPACCS.

Dans WINPACCS Accounting, chaque écriture reçoit automatiquement un numéro consécutif et non modifiable. Contrairement au numéro de justificatif, le numéro d’écriture est également réattribué lors d'une écriture corrélative ultérieure et identifie donc un justificatif de manière unique.

Une écriture reprise de la comptabilité d'entreprise via l'interface possède un numéro d'écriture unique issu de la comptabilité d'entreprise. Ce numéro permet d'identifier clairement l'écriture dans la comptabilité d'entreprise.

Le numéro de projet est le numéro univoque attribué à un projet et qui accompagne celui-ci tout au long de sa durée. Le format du numéro de projet (par ex. la longueur et les séparateurs ou encore l’utilisation de chiffres et de lettres) peut être adapté aux exigences de l’organisation.

Ce numéro unique est attribué de manière séquentielle dans toute l’organisation pour tous les schémas de monnaie de facturation.

On appelle paquets de données tous les fichiers qui transmettent des données de mouvement d'autres applications à WINPACCS Cloud :

·Clôtures de WINPACCS Accounting 4.

·Écritures de la comptabilité d’entreprise (par ex. système ERP ou comptabilité financière).

·Lot de justificatifs de WINPACCS Cashbook 2. (Ceux-ci sont transmis à WINPACCS Cloud afin que vous puissiez les télécharger où que vous soyez dans des installations de WINPACCS Accounting).

·Comptabilisation des charges à caractère informatif par les partenaires. Celles-ci peuvent être évaluées dans le contrôle de projet.

·Lot de justificatifs de WINPACCS accounting 4 par lesquels des fonds sont transférés d'un journal à un autre, par exemple dû à change de devises. (Ceux-ci sont transmis à WINPACCS Cloud afin que vous puissiez les télécharger où que vous soyez dans d'autres installations de WINPACCS accounting.)
 

Dans WINPACCS, les partenaires sont des organisations partenaires avec lesquelles la propre organisation coopère au niveau du projet. Les partenaires sont saisis et affectés à des projets et peuvent être affectés à différents justificatifs ou écritures dans WINPACCS Cloud.

Désigne le pays dans lequel le projet est exécuté. Lorsqu’un projet est exécuté dans plusieurs pays, il peut être désigné comme « Suprarégional ».

La période de comptabilité comprend toutes les écritures d’un mois défini.

Dans la comptabilité de projet, la période de comptabilité est finalisée par une clôture de mois. Les écritures des périodes de comptabilité finalisées ne peuvent plus être modifiées car les données de comptabilisation sont transférées dans le contrôle de projet et dans l’interface avec la comptabilité d'entreprise. Une annulation et un changement de compte d’écritures de périodes de comptabilité finalisées sont possibles dans la période de comptabilisation actuelle.

Dans la période de comptabilité, il est possible d’utiliser comme date du justificatif des dates des mois passés mais pas des mois à venir.

La période de facturation constitue la période à laquelle peuvent être attribués des coûts de facturation au bailleur de fonds.
 
Contrairement à la période de comptabilité, la période de facturation d’une position d’écriture peut être modifiée dans le contrôle de projet. La modification de la période de facturation est judicieuse lorsque la facturation d’une dépense doit être attribuée à une période autre que la période de comptabilité.
 
Dans les analyses, les coûts peuvent être ventilés par période de facturation.

Dans la gestion des personnes, il est possible de gérer les données d'adresse et d'autres informations sur les personnes, par exemple sur les personnes des donateurs, des partenaires ou des fournisseurs. Ces personnes peuvent être affectées à d'autres objets, tels que des financements.

Une position de justificatif peut être fractionnée dans le cadre du contrôle de projet si, par exemple, un bailleur de fonds ne couvre que partiellement les charges d'un justificatif. Le justificatif est ensuite fractionné entre deux ou plusieurs positions de facturation. Cet ajustement est effectué dans le contrôle du projet et n'a aucun effet sur la comptabilité de projet. Les réglages d'organisation peuvent être utilisés afin d’autoriser un tel fractionnement ou non.

Une position de justificatif décrit un jeu unique de données de comptabilisation dans WINPACCS. Chaque écriture est constituée d'au moins deux positions de justificatif individuelles, une position débit et une position crédit. Une écriture fractionnée peut être constituée de plusieurs positions de justificatif. La comptabilisation de la TVA ou de l’impôt à la source entraîne également la création de plusieurs positions de justificatif dans une seule écriture.

Les produits sont des revenus générés dans le cadre d'un projet, tels que les intérêts ou les revenus provenant de la mise à disposition de véhicules aux employés pour un usage privé.

Dans WINPACCS, le terme de « projet » est utilisé pour désigner un ensemble de mesures de coopération au développement ou d'aide humanitaire d'urgence, limité dans le temps, le thème, l'espace et l'ampleur économique et dont la tâche est définie en vue d'atteindre un objectif spécifique. Les données de base et les préférences d’un projet sont gérées de manière centralisée dans WINPACCS Cloud. Le numéro du projet permet une identification univoque d’un projet.

Du point de vue de la comptabilité de projet, le projet dans les journaux duquel les écritures sont saisies est le « projet propre ». Un « projet externe » est un autre projet de la même organisation dont la comptabilité doit être séparée de celle du « projet propre ». Il peut arriver que des transactions doivent être comptabilisées dans les journaux du propre projet alors qu'elles ne concernent pas du tout le propre projet mais un autre projet externe. Dans WINPACCS, vous pouvez assigner des projets externes dans certaines transactions : L’écriture elle-même est certes saisie dans un journal du projet propre. Toutefois, vous utilisez un champ de sélection pour assigner les positions du justificatif (telles que les charges ou les créances) à un projet externe.
 
Exemples de comptabilisation dans des projets externes :

·Il n'y a qu'un seul compte bancaire dans le pays du projet, qui est utilisé par tous les projets du pays. Par conséquent, la comptabilité est faite dans un projet pour tous les projets qui utilisent ce compte bancaire. Dans ce cadre, les écritures individuelles sont assignées aux projets externes.

·Un bureau régional ou national paie toutes les charges de tous les projets dans la région ou le pays. Dans la comptabilité du bureau, ces charges sont assignées aux projets externes individuels.

·Un projet particulier reçoit un financement local destiné à être redistribué à d'autres projets.
 

La quantité peut être utilisée dans le cadre du monitoring des quantités pour certaines dépenses d’une ligne budgétaire.

La quantité indique en plus du montant de l’écriture la quantité consommée d’une certaine unité quantitative.

Exemple : 2 000,00 USD (montant) et 4 journées de spécialistes (quantité et unité quantitative) ont été dépensés pour les honoraires d’un expert.

Dans un budget, il est possible de planifier les quantités en plus des montants.

Un rapport présente des données sélectionnées sous une forme claire et dans un certain format de sortie (la plupart du temps PDF ou Excel) et permet de documenter ou d’analyser ces données. WINPACCS offre un grand nombre de rapports qui peuvent en partie être adaptés à l’écran avant leur sortie au moyen de filtres ou de la configuration du tableau servant de base. Un exemple de rapport est le rapport de journal qui comporte selon la configuration toutes ou parties des écritures du journal.

Une réduction des charges est un mouvement saisi pour un bien d’immobilisation qui réduit la valeur résiduelle de ce bien d’immobilisation. Les réductions des charges sont comptabilisées dans WINPACCS Accounting et sont toujours liées à un flux monétaire. Un exemple de réduction des charges est un remboursement par le commerçant lorsqu’un bien d'immobilisation ne présente pas les propriétés convenues.

Les sauvegardes normales du journal peuvent être restaurées à tout moment. Toutes les écritures qui ont été saisies après le moment où la sauvegarde a été créée sont perdues. Les numéros de ces justificatifs sont réattribués. Cela est possible sans problème, tant que les écritures ne sont pas encore incluses dans une clôture téléchargée. Toutefois, si les écritures à écraser ont déjà été téléchargées sur WINPACCS dans une clôture, il s'agit alors d'une restauration critique.

Les revenus sont des revenus de trésorerie qui augmentent le solde d’un compte financier, c.-à-d. banque ou caisse.

Le contraire d’un revenu est une sortie ou dépense.

L’auteur est l’utilisateur qui a pré-saisi un justificatif dans un livre de caisse dans WINPACCS Cashbook. Seuls les utilisateurs affectés à un livre de caisse en tant que responsable de livre de caisse ou adjoint du livre de caisse sont autorisés à y saisir des justificatifs.

Des schémas de monnaie de facturation peuvent être utilisés pour réaliser des decomptes dans une monnaie spécifique (exigée par le bailleur de fonds). Ce genre de schéma prévoit la saisie de la monnaie mais aussi des préférences relatives au mode de conversion et aux cours de change. Cela permet une conversion automatique des justificatifs de la monnaie du justificatif ou de la monnaie d’entreprise dans la monnaie de facturation.
 
Les schémas de monnaie de facturation peuvent être repris à partir d’un modèle du bailleur de fonds dans le Financement du projet ou créés de manière individuelle.

Le siège social est le bureau principal au siège d’une organisation à partir duquel les activités de l’organisation sont gérées et les responsables dans les différents pays du projet sont suivis.

Un bien d’immobilisation est sorti lorsqu’il n’est plus disponible pour le projet, par exemple parce qu’il a été vendu ou transféré.

Dans le cadre comptable du projet, il est possible de créer des comptes et des sous-comptes. Les sous-comptes permettent une ventilation plus détaillée par exemple des charges et des produits. Ils permettent également une attribution univoque à des comptes d’états, par exemple par la création d’un sous-compte de créance par employé.

Le statut de comptabilisation indique dans WINPACCS Accounting à quelle étape de traitement une écriture se trouve. Les écritures sont tout d’abord comptabilisées dans la comptabilité de projet, puis chargées dans WINPACCS Cloud avec les clôtures de jour ou de mois pour y être mises en disponibilité manuellement ou automatiquement. Après leur mise en disponibilité, les positions pertinentes de l’écriture sont reprises dans le contrôle de projet et transmises à la comptabilité d'entreprise via une interface.

Les statuts de comptabilisation suivants représentent ce processus :

·« Comptabilisé comptabilité de projet » (pas encore contenu dans une clôture, certaines données de comptabilisation peuvent encore être modifiées),

·« Transféré » (contenu dans une clôture ; certaines informations supplémentaires peuvent éventuellement encore être modifiées),

·« Déverrouillé » (en option, l’écriture a été contrôlée manuellement ou automatiquement dans WINPACCS Cloud, certaines informations supplémentaires peuvent éventuellement encore être modifiées),

·« Comptabilisé comptabilité d'entreprise » (en option, l’écriture a été comptabilisée dans la comptabilisé d’entreprise, certaines informations supplémentaires peuvent éventuellement encore être modifiées).

Dans la comptabilité de projet, il n’est pas judicieux d’utiliser des journaux simultanément sur différents sites. Pour que des écritures puissent être réalisées dans un journal, il faut que celui-ci soit accepté sur une installation par un utilisateur assigné. Lors de son acceptation, le journal est bloqué pour les autres installations dans la comptabilité de projet.

Dans WINPACCS Accounting, le statut de journal indique si un journal est accepté et s’il est possible d’y réaliser des écritures. Il existe les statuts suivants :

·« Disponible » (le journal peut être accepté par l’installation.)

·« Accepté » (le journal est actuellement accepté par l’installation.)

·« Non disponible » (le journal ne peut pas être accepté car il est déjà accepté par une autre installation.)

·« Finalisé » (le journal a été définitivement finalisé et ne peut plus être accepté.)

Dans WINPACCS Cloud, l’historique du statut de chaque journal peut être consulté sur l’ensemble des installations. Il y existe les statuts suivants :

·« Disponible » (le journal peut être accepté par une installation.)

·« Accepté » (le journal est actuellement accepté par une installation.)

·« Clôturé » (le journal a été définitivement clôturé et ne peut plus être accepté par aucune installation.)

Un livre de caisse ne peut toujours être utilisé que sur une installation de WINPACCS Cashbook. Le statut de livre de caisse signale la disponibilité d’un livre de caisse, par ex. « Disponible » ou « Accepté ». Dans WINPACCS Cloud, il est possible de consulter le statut de chaque livre de caisse. Dans WINPACCS Cashbook, le statut de livre de caisse est affiché du point de vue de l’installation correspondante.

Le statut du justificatif montre à quelle étape de son traitement se trouve un justificatif dans un livre de caisse. Les justificatifs sont tout d'abord pré-saisis, puis verrouillés et enfin transférés dans la comptabilité de projet. Les statuts de justificatif suivants représentent ce processus : « Saisi aujourd'hui », « Saisi », « Verrouillé » et « Transféré ». Le statut d’un justificatif ne peut pas être réinitialisé.

Les options disponibles pour la modification d’un justificatif dans un livre de caisse dépendent du statut du justificatif.
 

Avec le statut « Saisi aujourd'hui », toutes les données d’un justificatif peuvent être modifiées. Ce statut est uniquement utilisé dans les livres de caisse de type « Caisse ».
 

Avec le statut « Saisi », les champs « Montant en monnaie du justificatif » et « Sélection Entrée/Dépense » ne peuvent plus être modifiés.
 

Avec les statuts « Verrouillé » et « Transféré », plus aucune modification n'est possible pour les données d’un justificatif.

Une structure de budget est une liste hiérarchique autodéfinie comportant les niveaux et les lignes budgétaires permettant de catégoriser les charges et les produits.

L’affectation d’un compte supplémentaire avec des structures de budget permet de budgétiser et d’analyser les charges et produits indépendamment des comptes de charges de la comptabilité, par exemple à l’aide des lignes budgétaires d’un bailleur de fonds ou de régions géographiques. Dans WINPACCS, il est possible de créer jusqu’à six structures de budget différentes par projet qui peuvent être simultanément disponibles pour l'affectation du compte supplémentaire dans WINPACCS Cashbook et WINPACCS Accounting.

Une structure de groupe de catégories de charges permet de saisir une structure de ligne basée sur les groupes de catégories de charges à des fins de budgétisation et d’analyse. Dans WINPACCS, une structure de groupe de catégories de charges permet par exemple de faire apparaître les spécifications d’un bailleur de fonds.

Ceci permet alors par exemple de générer des rapports de budget conformes aux spécifications de ce bailleur de fonds.

Dans les données de base de WINPACCS Cloud, un projet peut être assigné à un pays. S'il s'agit par exemple d'un programme qui se répartit sur des régions de plusieurs pays ou d'un projet qui se déroule dans plusieurs pays, ce projet peut être marqué comme « suprarégional ».

Le texte comptable explique la transaction en quelques mots afin de pouvoir retracer l’écriture.

Le texte de saisie décrit brièvement la saisie de la transaction dans WINPACCS Cashbook. Les informations entrées dans ce champ de texte aident le comptable à comprendre la saisie dans WINPACCS Accounting.

Le mouvement « Transfert à projet externe » décrit le transfert sans frais d’un bien d'immobilisation à un autre projet de la même organisation, par ex. à un projet suivant. Le mouvement marque le bien d'immobilisation dans le projet cédant comme étant sorti ; dans le projet bénéficiaire, le mouvement est saisi comme « Entrée depuis un projet externe », puis le bien d'immobilisation est alors disponible dans ce projet.

Un trimestre comptable couvre un trimestre d’un exercice comptable. Dans WINPACCS, le premier trimestre commence toujours le 1er janvier. Le trimestre comptable peut être utilisé dans le contrôle du projet à des fins d’analyse.

Le trimestre de facturation correspond au trimestre calendaire dans lequel se trouve la période de facturation de la position d’écriture correspondante.
 
Dans le contrôle de projet WINPACCS, les coûts peuvent être ventilés dans les analyses par trimestre de facturation.

Le type d’actif permet d’affecter aux biens d’immobilisation d’une certaine catégorie des propriétés uniformes. Des exemples de types d’actifs sont « Véhicules » ou « Machines de chantier ». Dans WINPACCS, le type d’actif est assigné à un compte et plusieurs types d’actifs peuvent être assignés à un seul compte.

Un bien d'immobilisation est affecté à un seul type d’actif. Selon le type d’actif, d’autres champs spécifiques à l’entreprise sont affichés pour ce bien d'immobilisation. Pour les véhicules, il peut s’agir par exemple du numéro de châssis et pour les bâtiments de l'adresse et de la surface de base. Le type d’actif détermine la durée d’utilisation imputée d’un bien d'immobilisation.

Le type de compte de coordonnées bancaires indique à quoi ou par qui un compte est utilisé. Le type de compte détermine si vous pouvez attribuer des coordonnées bancaires à un projet. Les types de comptes les plus courants sont le compte bancaire de projet et le compte bancaire de bureau. Les types de compte suivants sont disponibles :

·Compte bancaire de projet

·Compte bancaire de bureau

·Compte bancaire partenaire

·Compte du siège social

·Compte bancaire du bailleur de fonds

Le type de justificatif, en tant que propriété d'un journal, contrôle l'effet des écritures sur les états financiers de l'organisation :

·À joindre au bilan – les écritures de la comptabilité de projet sont prises en compte dans les états financiers annuels et transmises à la comptabilité d'entreprise via une interface.

·À caractère informatif – les écritures des partenaires sont uniquement utilisées pour le cas d'emploi et ne sont pas prises en compte dans un état financier annuel (car le paiement au partenaire est comptabilisé comme une charge). Dans ce cas, les écritures ne sont pas transmises à la comptabilité de projet ou à la comptabilité d'entreprise, mais apparaissent seulement dans le contrôle de projet.

Selon l’utilisation prévue, trois types de livre de caisse différents sont disponibles pour les livres de caisse. Dans un livre de caisse de type « Caisse » sont saisies les entrées et sorties d’une caisse en espèces. Dans un livre de caisse de type « Banque » sont saisis les chiffres d’affaires liées à des coordonnées bancaires. Dans un livre de caisse de type « Créances » sont saisis les postes en attente de règlement et leur contrebalance. Les livres de caisse de type « Créances » sont par exemple utiles pour une transmission à un partenaire pour la pré-saisie des justificatifs.

Le type de projet sert de caractéristique de classification spécifique à l'organisation des projets au sein de la propre organisation. Il s'agit d'une caractéristique pour laquelle l'organisation propre peut effectuer un Customizing. Le type de projet permet de contrôler, par exemple à l'aide des catégories de journal les transactions disponibles au sein d'un projet. Le type de projet est attribué lors de la création d'un nouveau projet.

De nombreuses catégories d'opération disponibles dans WINPACCS sont, en outre, réparties en différents types d'opération qui aident l’utilisateur à représenter les transactions de manière encore plus précise. Les catégories et types d’opération suivants sont disponibles dans WINPACCS :

Une unité de gestion est un domaine de l'organisation auquel les charges (plus rarement les produits) générés par le projet peuvent être assignées lors de la comptabilisation dans la Comptabilité de projet. Les charges assignées à une unité de gestion ne sont pas affichées dans le contrôle de projet et ne réduisent pas le budget du projet.

Exemple : Pour le rapport annuel, des frais de déplacement sont engagés sur place dans le pays du projet. Bien que ces frais soient comptabilisés dans la Comptabilité de projet, ils sont assignés à l'unité de gestion « Communication et relations publiques ».

Les unités de gestion sont assignées dans la Comptabilité de projets lors de la comptabilisation des justificatifs et sont indépendantes des autres critères de classement tels que les catégories de charges, les financements ou les structures budgétaires.

Dans le domaine de fonctions Comptabilité, vous pouvez définir n'importe quelle unité de gestion valable pour toute l'organisation.

L'utilisation des unités de gestion suppose que la fonction « Comptabilisation sur projets externes » soit activée.
 

Une unité quantitative indique la grandeur de mesure dans laquelle une position est saisie, par exemple « journées spécialisées » ou « vols ». Les unités quantitatives peuvent être attribuées à des lignes budgétaires et utilisées pour la planification du budget, la comptabilité du projet et le contrôle. Les unités quantitatives peuvent être adaptées aux exigences de l’organisation.

La valeur résiduelle imputée est la valeur d'un bien d’immobilisation au moment considéré, calculée sur la base de la durée d'utilisation imputée et du montant de l'acquisition. Elle est calculée comme la différence entre le montant d'acquisition et la somme des moins-value calculées. À la fin de la durée d’utilisation imputée, la valeur résiduelle est toujours de 0,00.
 

Les valeurs de budget sont des montants fixés dans un budget pour des dépenses planifiées dans la monnaie réglée pour le budget.

Le terme « ventilation » désigne la classification des charges ou d'un budget selon une caractéristique choisie, par exemple par année, par mois ou par système de saisie.
Les budgets peuvent être ventilés directement lors de leur création, par exemple par année calendaire, par trimestre ou par mois. Outre le montant total du budget, vous planifiez également dans un budget ventilé des montants partiels pour chaque sous-période. Toutes les colonnes de planification du budget sont disponibles pour le montant total et pour les sous-périodes. Dans les analyses théoriques/réelles, les charges totales sont comparées au budget total et les dépenses individuelles sont ventilées par période.

Le WP-PPI est l'abréviation de WINPACCS Posting Position Identifier. Chaque position d’écriture de WINPACCS Accounting se voit attribuer un numéro qui est unique au sein de l'organisation. Si les écritures sont transmises à la Comptabilité d'entreprise, une position d’écriture peut être clairement identifiée via le WP-PPI.

Exemple : Le WP-PPI 12165001000123000081002 est constitué de la manière suivante :

• Numéro du projet de comptabilisation (sans séparateur), 12165
• Numéro du journal de comptabilisation à 3 chiffres, 001
• Numéro d’écriture à 6 chiffres (complété par des zéros si nécessaire), 000123
• Numéro de justificatif à 6 chiffres (complété par des zéros si nécessaire), 000081
• Position du justificatif à 3 chiffres (complétée par des zéros si nécessaire), 002