Ein Anlagegut ist abgegangen, wenn das Projekt nicht mehr darüber verfügt, z.B. weil es verkauft oder weitergegeben wurde.

Das Abrechnungsjahr ist das Kalenderjahr, in dem die Abrechnungsperiode der jeweiligen Buchungsposition liegt.
 
Im WINPACCS Projektcontrolling können in Analysen die Kosten auf Abrechnungsjahre aufgeschlüsselt werden.

Mithilfe der Abrechnungsmethode wird eingestellt, welcher Periode die Kosten in einem Budget zugeordnet werden. Die Abrechnungsmethode ist eine Einstellung in den Eigenschaften des Budgets und wirkt sich auf das verbrauchte Budget aus.

Die folgenden Abrechnungsmethoden sind verfügbar:

·Belegdatum: Kosten werden dem Budgets des Monats gegenübergestellt, in dem sie laut Belegdatum bezahlt werden.

·Buchhaltungsperiode: Kosten werden dem Budget der Buchhaltungsperiode gegenübergestellt, in der sie gebucht wurden.

·Abrechnungsperiode: Im Projektcontrolling können Sie einen Beleg einer flexiblen Abrechnungsperiode zuordnen. Die Kosten werden dem Budget der Abrechnungsperiode gegenüberstellt.

Die Abrechnungsperiode ist der Zeitabschnitt (Periode), dem Kosten für die Abrechnung an den Geber zugeordnet werden können.

Im Gegensatz zur Buchhaltungsperiode kann die Abrechnungsperiode einer Buchungsposition im Projektcontrolling geändert werden. Die Änderung der Abrechnungsperiode ist sinnvoll, wenn die Abrechnung einer Ausgabe einem anderen Zeitabschnitt als der Buchhaltungsperiode zugeordnet werden muss.

In Analysen können die Kosten auf Abrechnungsperioden aufgeschlüsselt werden.

Eine Belegposition kann im Projektcontrolling zusätzlich aufgeteilt werden, wenn ein Geber beispielsweise die Kosten für einen Beleg nur teilweise übernimmt. Der Beleg wird dann auf zwei oder mehr Abrechnungspositionen aufgeteilt. Diese Anpassung geschieht im Projektcontrolling und hat keine Auswirkung auf die Projektbuchhaltung. Über die Organisationseinstellung kann detailliert festgelegt werden, ob eine solche Aufteilung ermöglicht wird oder nicht.

Das Abrechnungsquartal ist das Kalenderquartal, in dem die Abrechnungsperiode der jeweiligen Buchungsposition liegt.
 
Im WINPACCS Projektcontrolling können in Analysen die Kosten auf Abrechnungsquartale aufgeschlüsselt werden.

Wenn Geber die Abrechnung in einer anderen Währung als der Beleg- oder Hauswährung fordern, kommen Abrechnungswährungen zum Einsatz. Anhand eines Abrechnungswährungsschemas werden Beträge nach den Anforderungen der Geber in die Abrechnungswährung umgerechnet.
 

Um Abrechnungen in einer bestimmten (vom Geber geforderten) Währung vorzunehmen, können Abrechnungswährungsschemas genutzt werden. Neben der Währung werden innerhalb eines solchen Schemas auch die Einstellungen für den Umrechnungsmodus und die Wechselkurse erfasst. Auf diese Weise wird eine schnelle, automatische Umrechnung der Belege von Beleg- oder Hauswährung in die Abrechnungswährung ermöglicht.
 
Abrechnungswährungsschemas können aus einer Vorlage des Gebers in die Projektfinanzierung übernommen oder individuell angelegt werden.

Ein Anlagegut ist ein materieller Vermögensgegenstand eines Projekts, der dort über einen längeren Zeitraum genutzt wird, z.B. ein Fahrzeug, ein Gebäude oder ein Laptop.

Die Anlagenummer beschreibt die eindeutige Nummer eines Anlagegutes. Sie wird in WINPACCS automatisch vergeben und bleibt bei der Weitergabe des Anlagegutes an ein anderes Projekt erhalten.

Der Anlagetyp dient dazu, Anlagegütern einer bestimmten Art einheitliche Eigenschaften zuzuweisen. Beispiele für Anlagetypen sind "Fahrzeuge" oder "Baumaschinen". Der Anlagetyp wird in WINPACCS einem Konto zugeordnet; einem Konto können mehrere Anlagetypen zugeordnet sein.

Ein Anlagegut ist genau einem Anlagetyp zugeordnet. Abhängig des Anlagetyps werden zu diesem Anlagegut weitere unternehmensspezifische Felder angezeigt. Bei Fahrzeugen kann das z.B. die Fahrgestellnummer sein, bei Gebäuden die Adresse und die Grundfläche. Der Anlagetyp gibt die kalkulatorische Nutzungsdauer eines Anlagegutes vor.

Der Anschaffungsbetrag beschreibt die Kosten für den Erwerb eines Anlageguts. Auf Basis des Anschaffungsbetrages sowie der kalkulatorischen Nutzungsdauer wird die monatliche Wertminderung des Anlagegutes errechnet.

Der Begriff "Aufschlüsseln" bezeichnet das Klassifizieren von Kosten oder eines Budgets nach einem gewählten Merkmal, z.B. nach Jahren, Monaten oder dem Erfassungssystem.

Budgets können direkt bei der Erstellung aufgeschlüsselt werden, also z.B. nach Kalenderjahren, Quartalen oder Monaten. Neben dem Gesamtbetrag des Budgets planen Sie in einem aufgeschlüsselten Budget auch Teilbeträge für jeden Teilzeitraum. Alle Planspalten des Budgets sind für den Gesamtbetrag und für die Teilzeiträume verfügbar. In Soll-Ist-Analysen werden die Gesamtkosten dem Gesamtbudget gegenübergestellt und die einzelnen Ausgaben nach Zeitraum aufgeschlüsselt.
 

Ausgaben sind Geldabflüsse, die den Bestand eines Finanzkontos, d.h. Bank oder Kasse, mindern.

Das Gegenteil einer Ausgabe ist eine Einnahme.

Abrechnungswährung

Diese eindeutige Nummer wird organisationsweit und fortlaufend für alle Abrechnungswährungsschemas vergeben.
 

Im Hauptkontenrahmen einer Organisation oder im Projektkontenrahmen eines Projektes kann in der WINPACCS Cloud ein Konto mit "bebuchbar" oder "nicht bebuchbar" markiert werden. Ist ein Konto "bebuchbar", so steht es in der Projektbuchhaltung dem Buchhalter zur Kontierung zur Verfügung. Ist das Konto nicht bebuchbar, so ist das Konto gesperrt und steht nicht zur Verfügung. Es kann unterschieden werden, ob ein Konto für die Belegvorerfassung in WINPACCS Cashbook zur Verfügung steht, oder nicht.

Belege sind Originalrechnungen und Quittungen, die Geschäftsvorfälle nachweisen. Sie geben Auskunft über Art, Menge, Preis, Zeitpunkt und den Rechnungsaussteller bzw. Lieferanten der erbrachten Leistung.
 
Angebote, Pro-forma-Rechnungen, Lieferscheine usw. sowie Kopien und Durchschläge von Rechnungen stellen keine buchungsfähigen Belege dar. Projektleiter sind verpflichtet, die Verwendung der Projektfinanzmittel durch Originalbelege nachzuweisen. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.

Das Belegdatum entspricht dem Zahlungsdatum. Bei Belegen, die eine Zahlung dokumentieren (z.B. Kassenzettel, Quittungen) sollte das Datum auf dem Beleg im Feld Belegdatum eingegeben werden.

Das Datum auf einer Rechnung sollte hingegen im Feld Rechnungsdatum eingegeben werden. Das Belegdatum ist in diesem Fall das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde.

In WINPACCS Acounting kann das Format des Belegdatums unabhängig von der Benutzersprache eingestellt werden.

In WINPACCS erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Belegnummer.

Wird ein Beleg auf mehrere Buchungen aufgeteilt, kann mit der Funktion "Folgebuchung" eine Belegnummer mehreren Buchungen zugeordnet werden.
 

Eine Buchung, die aus der Unternehmensbuchhaltung über die Schnittstelle in das WINPACCS Projektcontrolling übernommen wird, enthält die Belegnummer Unternehmensbuchhaltung. Die Nummer dient dazu, die Buchung in der Unternehmensbuchhaltung einem Beleg zuzuordnen. Da die Nummer in der Unternehmensbuchhaltung gegebenenfalls manuell erfasst werden kann, ist diese nicht zwingend eindeutig. Zur eindeutigen Identifizierung dient die Buchungsnummer Unternehmensbuchhaltung.

Eine Belegposition beschreibt einen einzelnen Buchungsdatensatz in WINPACCS. Jede Buchung besteht aus wenigstens zwei Belegpositionen, einer Soll- und einer Haben-Belegposition. Eine aufgeteilte Buchung kann aus vielen Belegpositionen bestehen. Auch das Buchen von Vorsteuer oder Quellensteuer führt zu mehreren Belegpositionen in einer Buchung.

Der Belegstatus zeigt an, in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Beleg in einem Kassenbuch befindet. Belege werden erst vorerfasst, dann festgeschrieben und anschließend an die Projektbuchhaltung weitergegeben. Die folgenden Belegstatus bilden diesen Prozess ab: "Erfasst heute", "Erfasst", "Festgeschrieben" und "Weitergegeben". Der Belegstatus kann nicht zurückgesetzt werden.

Die Optionen zum Ändern eines Beleges in einem Kassenbuch sind abhängig vom Belegstatus.

Im Status "Erfasst heute" können alle Daten eines Beleges geändert werden. Der Status wird nur in Kassenbüchern mit dem Typ "Kasse" verwendet.

Im Status "Erfasst" können die Felder "Betrag in Belegwährung" und "Auswahl Einnahme/Ausgabe" nicht mehr geändert werden.

In den Status "Festgeschrieben" und "Weitergegeben" sind keine Änderungen der Daten eines Beleges möglich.
 

Der Belegtyp steuert als Eigenschaft eines Journals die Auswirkung der Buchungen auf den Jahresabschluss der Organisation:
 

·Bilanzwirksam - die Buchungen der Projektbuchhaltung werden im Jahresabschluss berücksichtigt und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

·Nachrichtlich - die Buchungen von Partnern dienen ggf. lediglich dem Verwendungsnachweis und werden im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (da die Zahlung an den Partner als Kosten gebucht wird). In diesem Fall werden die Buchungen nicht an die Projektbuchhaltung oder die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, sondern allein im Projektcontrolling dargestellt.
 

Die Belegwährung ist die Währung, in welcher der Betrag auf einem Beleg ausgewiesen ist.

Für die Projektbuchhaltung werden die Belegwährungen in Journale getrennt. Die Umrechnung des Betrages von der Belegwährung in die Hauswährung erfolgt über das gleitende Mischkursverfahren.

Die Bemerkung zur Buchung bietet dem Buchhalter in WINPACCS Accounting weitere Möglichkeiten zur Erläuterung der Buchung, wenn nicht genug Zeichen für den Buchungstext zur Verfügung stehen.
 

Ein Bericht stellt ausgewählte Daten in übersichtlicher Form in einem Ausgabeformat (meist PDF oder Excel) dar und dient der Dokumentation oder Auswertung dieser Daten. WINPACCS bietet eine Vielzahl von Berichten, die teilweise vor der Ausgabe durch Filtereinstellungen oder die Konfiguration der zugrunde liegenden Tabelle am Bildschirm angepasst werden können. Ein Beispiel für einen Bericht ist der Journalbericht der Projektbuchhaltung, der je nach Konfiguration alle oder nur bestimmte Buchungen des Journals aufführt.
 

Eine Bestellnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen angegeben werden.

Bewegungen von Anlagegütern ergeben sich aus den einzelnen Geschäftsvorfällen, die ein Anlagegut betreffen, bspw. Zugänge, Zuschreibungen, Kostenminderungen und Abgänge.

Buchungen in der Projektbuchhaltung auf Konten der Kontengruppe "Anlagegut" führen in der WINPACCS Anlagenverwaltung zu Bewegungen bei Anlagegütern.

Beispiel: Die Buchung der Beschaffung eines neuen Anlageguts in der Projektbuchhaltung führt zu der Bewegung "Zugang aus Kauf" für ein neues Anlagegut.

Bewegungen, die keine Geldflüsse betreffen und daher nicht in der Projektbuchhaltung gebucht werden, werden in WINPACCS Cloud erfasst.

Beispiel: Die Übergabe eines noch nutzbaren Anlageguts am Ende des Projektes an den Projektpartner wird mit der Bewegung "Weitergabe an Partner" erfasst.

Kalkulatorische Wertminderungen werden in WINPACCS nicht als Bewegung betrachtet.
 

Die Auswirkung der Buchungen der Projektbuchhaltung auf den Jahresabschluss der Organisation werden in WINPACCS als "bilanzwirksam" bezeichnet.
 

Journale der Projektbuchhaltung haben daher den Belegtyp "bilanzwirksam". Die Buchungen aus diesen Journalen werden an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

Im Gegensatz dazu stehen die Buchungen der Journale mit dem Belegtyp "nachrichtlich", welche Ausgaben von Partner betreffen und nicht an die Projektbuchhaltung oder Unternehmensbuchhaltung weitergegeben werden.
 

Der Buchhalter ist der Benutzer, der einen Beleg in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting in einem Journal gebucht hat. Nur Benutzer, die einem Journal als Buchungsberechtigte zugeordnet sind, können darin Belege buchen.

Das Buchhaltungsjahr umfasst alle Buchhaltungsperioden eines Kalenderjahres und kann im Projektcontrolling für Auswertungszwecke verwendet werden.

Die Buchhaltungsperiode umfasst alle Buchungen eines bestimmten Monats.

In der Projektbuchhaltung wird die Buchhaltungsperiode durch einen Monatsabschluss abgeschlossen. Buchungen aus abgeschlossenen Buchhaltungsperioden können nicht mehr verändert werden, da die Buchungsdaten an das Projektcontrolling und die Schnittstelle zur Unternehmensbuchhaltung weitergegeben sind. Stornierung und Umbuchung von Buchungen bereits abgeschlossener Buchhaltungsperioden sind in der aktuellen Buchhaltungsperiode möglich.

Innerhalb der Buchhaltungsperiode können als Belegdatum die Daten abgeschlossener Monate, nicht aber zukünftiger Monate verwendet werden.

Ein Buchhaltungsquartal umfasst ein Viertal eines Buchhaltungsjahres. In WINPACCS beginnt das erste Quartal immer am 1. Januar. Das Buchhaltungsquartal kann im Projektcontrolling für Auswertungszwecke verwendet werden.

Eine Buchung ist die elektronische Eintragung eines Geschäftsvorfalls in ein Journal anhand eines Beleges.
 

Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem ein Beleg gebucht wird. Das Buchungsdatum wird automatisch gespeichert und kann nicht geändert werden.

In WINPACCS Accounting erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Buchungsnummer. Im Gegensatz zur Belegnummer wird die Buchungsnummer auch bei einer Folgebuchung neu vergeben und identifiziert somit einen Beleg eindeutig.

Eine Buchung, die aus der Unternehmensbuchhaltung über die Schnittstelle übernommen wird, hat eine eindeutige Buchungsnummer aus der Unternehmensbuchhaltung. Die Nummer dient dazu, die Buchung in der Unternehmensbuchhaltung eindeutig zu identifizieren.

Der Buchungsstatus zeigt in WINPACCS Accounting an, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Buchung befindet. Buchungen werden erst in der Projektbuchhaltung gebucht, dann mit Tages- oder Monatsabschlüssen in WINPACCS Cloud hochgeladen und dort manuell oder automatisch freigegeben. Nach der Freigabe werden die relevanten Buchungspositionen in das Projektcontrolling übernommen und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

Die folgenden Buchungsstatus bilden diesen Prozess ab:

•"Gebucht Projektbuchhaltung" (noch nicht in einem Abschluss enthalten, bestimmte Buchungsdaten können noch geändert werden),

•"Weitergegeben" (in einem Abschluss enthalten, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),

•"Freigegeben" (optional, die Buchung wurde in WINPACCS Cloud manuell oder automatisch geprüft, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),

•"Gebucht Unternehmensbuchhaltung" (optional, die Buchung wurde in der Unternehmensbuchhaltung gebucht, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar).

Der Buchungstext erläutert den Geschäftsvorfall in wenigen Worten, um die Buchung nachvollziehbar zu machen.
 

Ein Budget ist ein Kostenplan für ein Projekt.

In WINPACCS können Budgets auf Ebene von Kostenarten, Kostenartengruppen oder Budgetstrukturen für ausgewählte Finanzierungen und Zeiträume erstellt werden. Sie dienen als Basis für Soll-Ist-Vergleiche bei der Abrechnung mit dem Geber und im internen Projektcontrolling.

Budgetlinien sind die Elemente einer Budgetstruktur, denen Sie in WINPACCS Kosten zuordnen. Die Zuordnung der Budgetlinie erfolgt auf Belegebene in der Projektbuchhaltung oder bereits im Vorerfassungssystem WINPACCS Cashbook.

Wurde auf einer Budgetstruktur ein Budget erfasst, entsprechen die Budgetlinien den einzelnen Zeilen des Budgets. Wenn erforderlich, kann die Zuordnung eines Beleges zu einer Budgetlinie im Controlling nachträglich geändert werden. Belege, die z.B. über eine Schnittstelle in das Controlling importiert wurden, können dort nachträglich Budgetlinien zugeordnet werden.

Alle Kosten, die einer Budgetlinie zugeordnet sind, werden im Controlling dem geplanten Budget dieser Budgetlinie gegenübergestellt.
 

Eine Budgetstruktur ist ein selbst definierter Bereich eines Projektes, welcher zur Budgetierung und Kostenkontrolle genutzt werden kann. Beispiele für Budgetstrukturen sind die Anforderungen des Gebers oder die fachliche Gliederung eines Projektes.

Eine Budgetstruktur besteht aus mehreren Budgetlinien. Die Zuordnung der Kosten zu einer Budgetlinie erfolgt auf Belegebene und wird bereits in der Projektbuchhaltung in WINPACCS Accounting vorgenommen oder kann sogar in WINPACCS Cashbook vorerfasst werden. Im Gegensatz zur Kontierung eines Beleges kann die Zuordnung einer Budgetlinie in WINPACCS Accounting bis zum Monatsabschluss ohne Umbuchung geändert werden. Im WINPACCS Projektcontrolling steht die Budgetstruktur für umfangreiche Auswertungen zur Kostenkontrolle und Berichtserstellung zur Verfügung. Die Zuordnung eines Beleges zu einer Budgetlinie kann im Projektcontrolling auch nachträglich geändert werden.

Budgetwerte sind die in einem Budget festgelegten Beträge für geplante Ausgaben in der Währung, die für das Budget eingestellt ist.
 

Die Projektart Büro beschreibt die notwendige Organisationseinheit, welche insbesondere im Ausland dazu dient, die organisatorischen, logistischen und administrativen Voraussetzungen für die Projekte zu schaffen. In der Regel ist ein Büro für eine bestimmte Region zuständig, z.B. für die Länder Südostasiens. Ein Büro kann unter Umständen auch die Projektbuchhaltung für die Projekte vor Ort komplett übernehmen.

Ein Bürobankkonto beschreibt eine Bankverbindung z.B. in einem Länderbüro, welches die organisatorischen, logistischen und administrativen Voraussetzungen für Implementierungsprojekte schafft. Das Bürobankkonto enthält sämtliche Projektmittel einer Region oder eines Landes. Das Büro leitet diese an die Projekte weiter oder übernimmt sogar die Buchhaltung dieser Projekt, indem es die Kosten fremden Projekten zuordnet.

Belegwährung

Als Datenpakete werden alle Dateien bezeichnet, die Bewegungsdaten aus anderen Anwendungen an WINPACCS Cloud übertragen:

·Abschlüsse aus WINPACCS Accounting 4.
 

·Buchungen aus der Unternehmensbuchhaltung (z.B. ERP-System oder Finanzbuchhaltung).

·Belegstapel aus WINPACCS Cashbook 2. (Diese werden an WINPACCS Cloud übermittelt, damit Sie sie ortsunabhängig in Installationen von WINPACCS Accounting heruntergeladen werden können.)

·Nachrichtliche Kostenbuchungen von Partnern. Diese können im Projektcontrolling ausgewertet werden.

·Belegstapel aus WINPACCS Accounting 4 mit denen Mittel von einem Journal an ein anderes Journal weitergegeben werden, z. B. wegen eines Währungsumtauschs. (Diese werden an WINPACCS Cloud übermittelt, damit Sie sie ortsunabhängig in anderen Installationen von WINPACCS Accounting heruntergeladen werden können.)

Ein digitaler Beleg beschreibt den eingescannten Papierbeleg, welcher einer Buchung hinzugefügt werden kann. Ein digitaler Beleg kann bei der Belegvorerfassung in WINPACCS Cashbook, beim Buchungsvorgang in WINPACCS Accounting oder auch direkt in die WINPACCS Cloud hochgeladen werden. Dort ist er mit einer Buchung verknüpft und kann für Prüfungszwecke eingesehen werden. Für das Prüfen eines digitalen Beleges steht in WINPACCS Cloud eine zusätzliche Funktion zur Verfügung.

In der Buchhaltung gilt die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Es gibt jedoch Ausgaben, für die man keinen Beleg erhält, z.B. für eine Taxifahrt oder den Einkauf auf einem Markt. Damit die Ausgabe abrechnungsfähig ist, muss ein Mitarbeiter der Organisation einen Eigenbeleg erstellen.

Einnahmen sind Geldzuflüsse, die den Bestand eines Finanzkontos, d.h. Bank oder Kasse, erhöhen.

Das Gegenteil einer Einnahme ist eine Ausgabe.

Jeder Geldfluss findet zwischen einem Projekt und einem weiteren Beteiligten statt, z.B. einem Händler, einem Dienstleister, der Geschäftsstelle der eigenen Organisation, einem Partner oder einem fremden Projekt. Das Feld bezeichnet diesen Beteiligten. Je nachdem, ob es sich um eine Auszahlung oder Einzahlung handelt (WINPACCS Cashbook) oder um welchen Geschäftsvorfall es geht (WINPACCS Accounting), ist dieser zweite Beteiligte entweder ein Empfänger oder ein Einzahler.

Als Regel gilt: Bei einer Ausgabe ist der Name des Empfängers, bei einer Einnahme der Name des Einzahlers zu erfassen.

Der Erfasser ist der Benutzer, der einen Beleg in WINPACCS Cashbook in einem Kassenbuch vorerfasst hat. Nur Benutzer, die einem Kassenbuch als Kassenbuchverantwortliche oder Kassenbuchstellvertreter zugeordnet sind, können darin Belege erfassen.

Jeder Beleg, der in WINPACCS Cashbook erfasst wird, erhält eine fortlaufende Erfassungsnummer. Die Erfassungsnummer identifiziert den Beleg innerhalb eines Kassenbuchs eindeutig und kann nicht geändert werden.

Die Erfassungssoftware ist das konkrete Softwareprodukt, in dem Buchungen erfasst werden. Wenn verschiedene Versionen einer Software Daten unterschiedlich handhaben, wird zusätzlich die Versionsnummer angegeben.

Die Angabe der Erfassungssoftware erfolgt für Journale der Journalklassen Projektbuchhaltung und Unternehmensbuchhaltung.

Der Erfassungstext beschreibt in kurzen Worten die Erfassung des Geschäftsvorfalls in WINPACCS Cashbook. Die Eingaben in diesem Textfeld erleichtern es dem Buchhalter in WINPACCS Accounting, die Erfassung nachzuvollziehen.

Erträge sind Einnahmen, die in einem Projekt anfallen, wie z.B. Zinserträge oder Erträge aus der Überlassung von Fahrzeugen an Mitarbeiter für Privatnutzung.

Eine externe Rechnungsnummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Siehe Begriff "Projektfinanzierung".

Aus Sicht der Projektbuchhaltung ist das Projekt, in dessen Journalen Buchungen erfasst werden, das eigene Projekt. Ein fremdes Projekt ist ein anderes Projekt der gleichen Organisation, dessen Buchhaltung von der Buchhaltung des eigenen Projekts zu trennen ist. Es kann vorkommen, dass in den Journalen eines eigenen Projekts Geschäftsvorfälle gebucht werden müssen, die nicht das eigene Projekt betreffen, sondern ein anderes, fremdes Projekt. In WINPACCS können Sie in bestimmten Geschäftsvorfällen fremde Projekte zuordnen: Die Buchung selbst wird zwar in einem Journal des eigenen Projekts erfasst. Über ein Auswahlfeld ordnen Sie die Belegpositionen (z. B. Kosten oder Forderungen) jedoch einem fremden Projekt zu.
 
Beispiele für das Buchen auf fremde Projekte:

·Im Projektland existiert nur ein Bankkonto, welches alle Projekte im Land nutzen. Deshalb wird in einem Projekt für alle Projekte, welche dieses Bankkonto nutzen, die Buchhaltung geführt. Die einzelnen Buchungen werden dabei den fremden Projekten zugeordnet.

·Ein Regional- oder Landesbüro zahlt sämtliche Kosten aller Projekte in der Region bzw. dem Land. In der Buchhaltung des Büros werden diese Kosten den einzelnen fremden Projekten zugeordnet.

·Ein bestimmtes Projekt erhält vor Ort Finanzmittel, die zur Weiterverteilung an fremde Projekte bestimmt sind.
 

Als Geber wird diejenige Organisation bezeichnet, die die finanziellen Mittel für die Durchführung eines Projektes zur Verfügung stellt. Projekte können aber auch von mehr als einem Geber finanziert werden. In einem Projekt kann eine Finanzierung für die Mittel angelegt werden, die durch diesen Geber bereitgestellt werden. Die Kosten werden in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting eindeutig einer Finanzierung zugeordnet. Somit kann für jeden Beleg festgestellt werden, durch welchen Geber dieser Beleg finanziert wurde.
 

Ein Geberbankkonto beschreibt die Bankverbindung eines Gebers. Der Kontoinhaber ist in diesem Fall nicht die eigene Organisation, sondern der Geber. Sie können Bankverbindungen dieses Kontotyps keine Belege zuordnen. Die Bankverbindung liegt nur informativ vor.

Die Geschäftsstelle ist das Hauptbüro am Sitz einer Organisation, von dem aus die Aktivitäten der Organisation gesteuert und die Verantwortlichen in den Projektländern betreut werden.

Das Geschäftsstellenkonto ist die Bankverbindung der Geschäftsstelle Ihrer Organisation. Sie können Bankverbindungen dieses Kontotyps keine Belege zuordnen. Die Bankverbindung liegt nur informativ vor.

Der Hauptkontenrahmen gibt eine einheitliche Kontenstruktur vor und ermöglicht organisationsweite Kontoeinstellungen. Jedes Projekt hat außerdem einen spezifischen Projektkontenrahmen, der Unterkonten zu den Hauptkonten der Organisation enthält. Buchungen werden immer auf Unterkonten im Projektkontenrahmen erfasst. Für Kosten- und Ertragskonten sowie Bestandskonten für Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten können mehrere Unterkonten je Hauptkonto angelegt werden.

Die Hauswährung ist die Währung, in der das Rechnungswesen der Geschäftsstelle geführt wird. In der Regel ist es die Währung des Landes, in dem die Organisation ihren Hauptsitz hat. In WINPACCS wird die Hauswährung mit "HW" abgekürzt.
 

Eine interne Rechnungsnummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Die Inventarnummer ist eine Identifizierungsnummer zu einem Anlagegut in der Anlagenverwaltung. Im Gegensatz zur Anlagenummer kann das Format der Inventarnummer organisationsspezifisch festgelegt werden.

Journale dienen zum Eintragen der Buchungen der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS ist jedem Journal eine Währung zugeordnet, d.h. wenn in einem Projekt mehrere Währungen genutzt werden, sind mehrere Journale anzulegen. Über das gleitende Mischkursverfahren erfolgt die Umrechnung der Belegwährung, welche dem Journal zugeordnet ist, in die Hauswährung.

Weiterhin können Journale Finanzierungen zugeordnet werden. WINPACCS unterstützt dabei die Darstellung der vertraglichen Vereinbarungen mit dem Geber. Falls notwendig, können geschlossene Geldkreisläufe genutzt werden, die das Mischen von Mitteln unterschiedlicher Geber verhindern. Dies setzt voraus, dass für die Mittel eines Gebers bzw. einer Finanzierung separate Bankkonten und Kassen genutzt werden.

Die Journalklasse ist eine grundlegende Eigenschaft eines Journals, welche die Herkunft der Buchungen dieses Journals kennzeichnet. WINPACCS unterscheidet die folgenden Journalklassen:

Journalklasse "Projektbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche bilanzwirksam in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting gebucht wurden. Eine Besonderheit bildet die Journalklasse "Projektbuchhaltung (Kosten aus fremden Projekten)", welche die Buchungen enthält, die aus anderen Projekten auf das eigene Projekt gebucht wurden. Diese Journalklasse kann als einzige Buchungen in unterschiedlichen Belegwährungen enthalten.

Journalklasse "Unternehmensbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche über eine Schnittstelle aus der Unternehmensbuchhaltung nach WINPACCS übernommen wurden.

Journalklasse "Partnerbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche über eine Schnittstelle von einem Partner nachrichtlich übernommen wurden.
 

Die Journalnummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Journal. Eine Journalnummer besteht aus maximal drei Zeichen, welche Zahlen oder auch Buchstaben enthalten können.

Um Buchungen in einem Journal erfassen zu können, muss das Journal von einem buchungsberechtigten Benutzer an einer Installation angenommen sein. Der Journalstatus beschreibt den dafür notwendigen Status in der WINPACCS Cloud bzw. WINPACCS Accounting. Beim Annehmen wird das Journal für andere Installationen der Projektbuchhaltung gesperrt. Es ist nicht sinnvoll, in der Projektbuchhaltung Journale gleichzeitig an unterschiedlichen Standorten zu nutzen.

In WINPACCS Accounting zeigt der Journalstatus an, ob ein Journal angenommen ist und darin gebucht werden kann. Es gibt die folgenden Journalstatus:

·"Verfügbar" (Das Journal kann von der Installation angenommen werden.)

·"Angenommen" (Das Journal ist momentan von der Installation angenommen.)

·"Nicht verfügbar" (Das Journal kann nicht angenommen werden, weil eine andere Installation es angenommen hat.)

·"Abgeschlossen" (Das Journal wurde endgültig abgeschlossen und kann nicht mehr angenommen werden.)

In WINPACCS Cloud kann der Verlauf des Journalstatus für jedes Journal installationsübergreifend eingesehen werden. Dort gibt es die folgenden Journalstatus:

·"Verfügbar" (Das Journal kann von einer Installation angenommen werden.)

·"Angenommen" (Das Journal ist momentan von einer Installation angenommen.)

·"Abgeschlossen" (Das Journal wurde endgültig abgeschlossen und kann von keiner Installation mehr angenommen werden.)

Kassenbücher dienen in WINPACCS zur Vorerfassung von Belegen. Diese werden in WINPACCS Cashbook durch einen Kassierer erfasst und anschließend an die Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting weitergegeben, wo sie durch einen Buchhalter gebucht werden. Das Vorerfassen der Belege in einem Kassenbuch ist auch für ungeschultes Personal sehr einfach möglich.

Jedem Kassenbuch ist genau ein Unterkonto zugeordnet. Kassenbücher können z.B. für die Verwaltung einer Barkasse (Typ Kasse), eines Bankkontos (Typ Bank) oder auch zur Verwaltung der Vorschusszahlung an Mitarbeiter oder Partner angelegt werden (Typ Forderung).

Jedes Kassenbuch ist einem Journal und damit einer bestimmten Belegwährung zugeordnet.

Ein Kassenbuch kann immer nur auf einer WINPACCS Cashbook Installation verwendet werden. Der Kassenbuchstatus gibt die Verfügbarkeit eines Kassenbuchs an, z.B. "Verfügbar" oder "Angenommen".
In WINPACCS Cloud kann der Kassenbuchstatus für jedes Kassenbuch eingesehen werden. In WINPACCS Cashbook wird der Kassenbuchstatus aus Sicht der jeweiligen Installation angezeigt.

Je nach Verwendungszweck stehen für Kassenbücher drei unterschiedliche Kassenbuchtypen zur Verfügung. In Kassenbüchern vom Typ "Kasse" werden Ein- und Auszahlungen einer Barkasse erfasst. In Kassenbüchern vom Typ "Bank" werden die Umsätze einer Bankverbindung erfasst. In Kassenbüchern vom Typ "Forderungen" werden offene Posten und deren Ausgleich erfasst. Kassenbücher des Typs "Forderung" eignen sich zum Beispiel für die Weitergabe an einen Partner für die Vorerfassung der Belege.

Der Kassierer beschreibt in WINPACCS eine Person, welche für die Belegvorerfassung in einem Kassenbuch, einem Bankbuch oder einem Forderungsbuch zuständig ist. Die Belegvorerfassung wird in WINPACCS Cashbook geführt. Der Kassierer gibt seine Belege an den Projektbuchhalter weiter, welcher die Belege kontrolliert und in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting bucht.

Kategorien für offene Posten können in WINPACCS für verschiedene Zwecke genutzt werden, wie z.B.

·Die sachliche Unterscheidung von offenen Posten, z.B. von Vorschüsse für Mitarbeiter und Anzahlungen für Lieferanten

·Für unterschiedliche Fälligkeiten der offenen Posten, z.B. einem Vorschuss für Reisekosten mit Fälligkeit 30 Tage und einer Vorauszahlung für Miete für sechs Monate.

·In der Bestandsmeldung wird die Summe der Forderungen somit übersichtlicher und überfälligen Forderungen kann gezielter nachgegangen werden.

·Kategorien für offene Posten werden im Rechnungswesen angelegt und können den Bestandskonten für Forderungen und Verbindlichkeiten zugeordnet werden.

Als Konflikt wird im Projektcontrolling der Zustand zweier Buchungspositionen bezeichnet, wenn z.B. die Daten einer Stornobuchungsposition nicht mit den Daten der stornierten Buchungsposition übereinstimmen. Ein solcher Konflikt kann auftreten, wenn im Projektcontrolling beispielsweise die Budgetlinie einer Position geändert wurde und diese Position im Nachgang in der Projektbuchhaltung storniert wird.

Kontengruppen dienen der Gliederung der Kontenklassen des Hauptkontenrahmens. Kontengruppen untergliedern sich weiter in Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Kontenklassen dienen der systematischen Gliederung des Hauptkontenrahmens. Sie werden weiter untergliedert in Kontengruppen, Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Ein Konto ist Teil des Kontenrahmens. Als zentrales Element der Buchhaltung dient es zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS wird das System der doppelten Buchführung angewendet. Jeder Beleg wird auf zwei Konten erfasst, die Zuordnung auf der Soll- und Habenseite wird dabei durch die Auswahl der Vorgangsart und des Vorgangstyps unterstützt.
 

Ein Konto dient als zentrales Element der Buchhaltung zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle; die Kontonummer dient zur eindeutigen Zuordnung innerhalb des Kontenrahmens. Die Länge der Kontonummern wird in WINPACCS in den Organisationseinstellungen einmalig definiert.
 

Der Kontotyp einer Bankverbindung gibt an, wofür oder auch von wem ein Konto verwendet wird. Vom Kontotyp ist abhängig, ob Sie eine Bankverbindung einem Projekt zuordnen können. Die häufigsten Kontotypen sind Projektbankkonto und Bürobankkonto. Die folgenden Kontotypen sind verfügbar:

·Projektbankkonto

·Bürobankkonto

·Partnerbankkonto

·Geschäftsstellenkonto

·Geberbankkonto

Kostenarten sind die in einem Buchhaltungssystem vorhandenen Kostenkonten. Sie dienen der Kategorisierung der anfallenden Kosten nach ihrer Natur (Personalkosten, Marketingkosten, Zinsen etc.). In WINPACCS werden die Konten, welche Kosten und Erträge beinhalten, als Kostenarten bezeichnet.

Eine Kostenartengruppe ist ein Gliederungselement einer Kostenartengruppenstruktur. Sie fasst mehrere Kostenarten zusammen, um diese gemeinsam zu budgetieren und auszuwerten. Zum Beispiel können verschiedene Kostenarten des Bereiches "Personalkosten" zu einer Kostenartengruppe "Personal" zusammengefasst werden.
 

Über eine Kostenartengruppenstruktur wird eine auf Kostenartengruppen basierende Zeilenstruktur erfasst, die Budgetierungs- und Auswertungszwecken dient. In WINPACCS können über eine Kostenartengruppenstruktur zum Beispiel die Vorgaben eines Gebers abgebildet werden.

Auswertungen wie z.B. Budgetberichte können somit gemäß den Anforderungen dieses Gebers erzeugt werden.

Eine Kostenminderung ist eine Bewegung, die zu einem Anlagegut erfasst wird und den Restwert eines Anlageguts reduziert. Kostenminderungen werden in WINPACCS Accounting gebucht und sind immer mit einem Geldfluss verbunden. Ein Beispiel für eine Kostenminderung ist eine Rückerstattung vom Händler, wenn ein Anlagegut nicht die vereinbarten Eigenschaften ausweist.

Eine Kostenstelle ist ein Bereich der Organisation, dem Kosten (seltener auch Erträge), welche im Projekt entstehen, beim Buchen in der Projektbuchhaltung zugeordnet werden können. Die einer Kostenstelle zugeordneten Kosten werden nicht im Projektcontrolling angezeigt und mindern nicht das Projektbudget.

Beispiel: Für den Jahresbericht entstehen vor Ort im Projektland Reisekosten, welche zwar in der Projektbuchhaltung gebucht, aber der Kostenstelle "Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit" zugeordnet werden.

Kostenstellen werden in der Projektbuchhaltung beim Buchen von Belegen zugeordnet und sind unabhängig von anderen Ordnungskriterien wie Kostenarten, Finanzierungen oder Budgetstrukturen.
 

Im Funktionsbereich Rechnungswesen können Sie beliebige organisationsweit gültige Kostenstellen definieren.

Die Nutzung von Kostenstellen setzt voraus, dass die Funktion "Buchen auf fremde Projekte" aktiviert ist.

Normale Journalsicherungen können jederzeit rückgesichert werden. Dabei gehen alle Buchungen verloren, die nach dem Zeitpunkt erfasst wurden, zu dem die Sicherung entstanden ist. Die Belegnummern dieser Belege werden erneut vergeben. Dies ist problemlos möglich, sofern die Buchungen noch nicht in einem hochgeladenen Abschluss enthalten sind.
Wenn die zu überschreibenden Buchungen jedoch bereits in einem Abschluss nach WINPACCS Cloud hochgeladen wurden, handelt es sich um eine kritische Journalrücksicherung.

In der WINPACCS Cloud kann ein Limit für den Saldo eines Kassenbuchs eingetragen werden. Die Befugnisse des Kassierers können somit auf diesen Verantwortungsbereich eingegrenzt werden. In der Kassenvereinbarung kann dieses Limit ausgedruckt und unterzeichnet werden. Wird der Saldo überschritten, erhält der Kassierer bei der Belegerfassung eine Warnung.

Eine maschinelle Buchung bezeichnet eine Buchung, die in WINPACCS bei bestimmten Vorgängen automatisch generiert wird. Dazu gehören beispielsweise die Umbewertungen, welche bei der Durchführung eines Monatsabschlusses generiert werden.
 

Die Menge kann im Rahmen des Mengenmonitorings für bestimmte Ausgaben einer Budgetlinie genutzt werden. Neben dem Buchungsbetrag gibt die Menge zusätzlich an, wie viel einer Mengeneinheit verbraucht wurde.

Beispiel: Für das Honorar eines Experten wurden 2.000,00 USD (Betrag) und 4 Fachkrafttage (Menge und Mengeneinheit) ausgegeben.

In einem Budget können neben den Beträgen auch die Mengen geplant werden.
 

Eine Mengeneinheit gibt an, mit welcher Messgröße eine Position erfasst wird, wie z.B. "Expertentage" oder "Flüge". Mengeneinheiten können Budgetlinien zugeordnet werden und bei der Budgetplanung, in der Projektbuchhaltung sowie im Controlling verwendet werden. Mengeneinheiten können an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
 

Da die Wechselkurse zwischen den verschiedenen, in einem Projekt verwendeten Währungen nur selten über längere Zeiträume hinweg konstant bleiben, müssen die Belege über die Laufzeit eines Projekts mit verschiedenen Wechselkursen gebucht werden.
In WINPACCS Accounting haben nur die Geschäftsvorfälle Mittelversorgung und optional Mittelweitergaben mischkursverändernden Charakter, d.h. neben der Belegwährung muss zusätzlich der Hauswährungsbetrag erfasst werden, um eine neue Mischkursberechnung zu erzeugen. Mit diesem neu berechneten Mischkurs werden alle folgenden Belege bewertet, bis eine neue mischkursändernde Buchung erfolgt.

Der Mischkurs Belegposition ist der Mischkurs, welcher für eine Belegposition verwendet wurde. Wenn zum Beispiel offene Posten ausgeglichen werden, kann sich der Mischkurs der einzelnen Teilbuchungen einer Buchung unterscheiden.

Zeigt den Mischkurs an, der für die Buchung verwendet wurde.
Wenn bei der Buchung der Betrag in Hauswährung manuell eingegeben wurde, zeigt das Feld den Kurs an, der sich aus dem Betrag in Belegwährung und dem Betrag in Hauswährung ergibt.
 

Als Mittelversorgung wird jede Buchung bezeichnet, die einen Geldfluss von der Geschäftsstelle an das Projekt abbildet. Außerdem können Mittel aus anderen Projekten oder Journalen (bei Devisentausch) zufließen.
In WINPACCS accounting steht für die Buchung die Vorgangsart 1 zur Verfügung. Mittelversorgungen haben immer mischkursverändernden Charakter, d.h. neben dem Belegwährungsbetrag muss zwingend auch der Hauswährungsbetrag erfasst werden.

Buchungen von Partnern, welche keine Auswirkungen auf den Jahresabschluss der Organisation haben, werden in WINPACCS als nachrichtlich bezeichnet.
 
In vielen Projekten der Entwicklungszusammenarbeit werden Partnern Projektmittel zur Verfügung gestellt. Wenn die Zahlung an den Partner in der Projektbuchhaltung (oder der Unternehmensbuchhaltung) als Kosten gebucht wird, erfolgt der Nachweis der einzelnen Ausgaben des Partners im Projektcontrolling nachrichtlich, d.h. getrennt von den bilanzwirksamen Buchungen.
 
In WINPACCS wird dieses Verfahren über den Belegtyp eines Journals gesteuert. Journale mit dem Belegtyp "Nachrichtlich" dienen dem Import der Buchungen von Partnern und deren Darstellung im Projektcontrolling. Diese Buchungen werden nicht an die Projektbuchhaltung oder die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, da die Zahlungen an den Partner dort bereits als Kosten gebucht sind.
 

Die kalkulatorische Nutzungsdauer beschreibt in WINPACCS den festgelegten Zeitraum, über welchen der Restwert eines Anlageguts in festen Raten (linear) vom Anschaffungsbetrag auf 0,00 sinkt. Die kalkulatorische Nutzungsdauer wird in Monaten angegeben und ist durch den Anlagetyp definiert, dem das Anlagegut zugeordnet ist.
 

Die restliche Nutzungsdauer beschreibt die vom Betrachtungszeitpunkt bis zum Ende der kalkulatorischen Nutzungsdauer verbleibende Zeit in Monaten.

Partner sind in WINPACCS Partnerorganisationen, mit denen die eigene Organisation auf Projektebene zusammenarbeitet. Partner werden in WINPACCS Cloud erfasst, Projekten zugeordnet und können einzelnen Belegen bzw. Buchungen zugeordnet werden.

Ein Partnerbankkonto beschreibt die Bankverbindung einer Partnerorganisation. Der Kontoinhaber ist in diesem Fall nicht die eigene Organisation, sondern der Partner. Eine solche Bankverbindung kann nur in einem Partnerprojekt in einem Journal der Journalklasse Partnerbuchhaltung mit dem Belegtyp nachrichtlich verwendet werden.

Die Partnernummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für einen Partner. Es kann organisationsweit eingestellt werden, ob die Partnernummer obligatorisch ist und ob sie frei definiert werden kann (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) oder automatisch hochgezählt wird.
 

In der Personenverwaltung können Adressdaten und weitere Informationen zu Personen gepflegt werden, z. B. zu Personen von Gebern, Partnern oder Lieferanten. Diese Personen können anderen Objekten, wie z.B. Finanzierungen, zugeordnet werden.

Eine Personalnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.

Der Begriff „Projekt“ wird in WINPACCS für ein thematisch, räumlich, wirtschaftlich und zeitlich abgegrenztes Maßnahmenbündel der Entwicklungszusammenarbeit oder humanitären Nothilfe mit zielorientierter Aufgabenstellung verwendet. Die Stammdaten und Einstellungen eines Projektes werden zentral in WINPACCS Cloud verwaltet. Für die eindeutige Kennung eines Projektes wird die Projektnummer verwendet.

Die Projektart ist ein Projektmerkmal, welches die Projekte in der Entwicklungszusammenarbeit nach fachlichen Aspekten unterscheidet. Die verfügbaren Projektarten in WINPACCS sind die folgenden:
 

·Projekt

·Partnerprojekt

·Büro

Ein Projektbankkonto ist eine Bankverbindung, welche für ein einzelnes Projekt angelegt wird und nur für Einnahmen und Ausgaben dieses Projektes verwendet wird.

In WINPACCS stellt die Projektfinanzierung einen Vertrag mit einem Geber oder einen Beschluss der Organisation über die Verwendung von freien oder zweckgebundenen Mitteln für ein Projekt dar. In der Projektbuchhaltung wird die Projektfinanzierung Kostenbuchungen und Mittelversorgungen zugeordnet.

Im Projektcontrolling dient die Projektfinanzierung dem Nachweis der Ausgaben an den Geber bzw. das verantwortliche Gremium der Organisation. Anforderungen der Geber hinsichtlich der Berichtswährung und Nutzung von Kursen für die Abrechnung können in der Projektfinanzierung über ein Abrechnungswährungsschema erfüllt werden.

In WINPACCS kann außerdem festgestellt werden, welche Mittel einer Projektfinanzierung bereits geflossen sind bzw. welche Summe noch abgerufen werden kann.

Jedes Projekt hat einen spezifischen Projektkontenrahmen, der Unterkonten zu den Hauptkonten der Organisation enthält. Im Gegensatz zum Hauptkontenrahmen betreffen die Einstellungen des Projektkontenrahmens nur die Buchhaltung des jeweiligen Projekts. Buchungen werden immer auf den spezifischen Unterkonten eines Projektkontenrahmens erfasst. Für Kosten- und Ertragskonten sowie Bestandskonten für Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten können mehrere Unterkonten je Hauptkonto angelegt werden. Der Projektkontenrahmen kann auch im Controlling für projektspezifische Auswertungen genutzt werden. Beispiele für projektspezifische Unterkonten im Projektkontenrahmen sind:

·ein Forderungskonto für einen Mitarbeiter

·ein Verbindlichkeitsunterkonto für Sicherheitseinbehalte für Bauleistungen

·ein Bankunterkonto je Bankverbindung

·ein Kassenunterkonto je Barkasse

Bezeichnet das Land, in welchem ein Projekt durchgeführt wird. Wird ein Projekt in mehreren Ländern durchgeführt, kann dieses als "überregional" gekennzeichnet werden.
 

Die Projektnummer ist die eindeutige Kennung für ein Projekt und begleitet ein solches über die gesamte Laufzeit. Das Format der Projektnummer (z.B. die Länge, die Trennzeichen sowie die Verwendung von Zahlen und Buchstaben) kann an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
 

Der Projekttyp dient als organisationsspezifisches Klassifizierungsmerkmal der Projekte innerhalb der eigenen Organisation. Es ist ein Merkmal, für welches die eigene Organisation ein Customizing vornehmen kann. Über den Projekttyp werden z.B. mithilfe der Journalarten die verfügbaren Geschäftsvorfälle innerhalb eines Projektes gesteuert. Der Projekttyp wird bei der Neuanlage eines Projektes vergeben.

Das Rechnungsdatum entspricht dem Datum der Ausstellung der Rechnung. Es befindet sich als Angabe auf jeder Rechnung.

Eine Referenznummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Der kalkulatorische Restwert ist der auf Basis der kalkulatorischen Nutzungsdauer und dem Anschaffungsbetrag errechnete Wert eines Anlagegutes zum Betrachtungszeitpunkt. Er errechnet sich aus der Differenz zwischen Anschaffungsbetrag und der Summe der kalkulatorischen Wertminderungen. Am Ende der kalkulatorischen Nutzungsdauer ist der kalkulatorische Restwert 0,00.

Die Restwertentwicklung beschreibt die Wertveränderungen eines Anlagegutes über die kalkulatorische Nutzungsdauer hinweg. Sie berücksichtigt die kalkulatorischen Wertminderungen, sowie Zuschreibungen und Kostenminderungen. Die Restwertentwicklung verläuft linear und errechnet sich aus dem Anschaffungsbetrag und der kalkulatorischen Nutzungsdauer. Am Ende der Nutzungsdauer ist der Restwert immer 0,00. Zuschreibungen und Kostenminderungen verändern den Restwert und damit die monatlichen kalkulatorischen Wertminderungen. Die Restwertentwicklung wird in WINPACCS in Hauswährung und in Belegwährung errechnet.

Mit der Bewegung "Zugang aus Sachmittelzuwendung" wird ein neues Anlagegut erfasst, welches einem Projekt gespendet wurde. Die Bewegung kann nur in WINPACCS Cloud erfasst werden, da bei ihr kein Geld fließt.

Eine Schecknummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.

Die Bewegung "Sonstiger Abgang" kennzeichnet ein Anlagegut als abgegangen. Das Anlagegut wurde einem Dritten gespendet oder es wurde zerstört, gestohlen oder ist verloren gegangen. Die Bewegung wird in WINPACCS Cloud erfasst.

Der Vorgang des Stornierens beschreibt die Rückabwicklung einer Buchung, wenn z.B. bestimmte Belegdaten falsch eingegeben wurden.
In WINPACCS Accounting muss in einem solchen Fall eine Stornobuchung durchgeführt werden, welche die zu stornierende Buchung neutralisiert. Beide Buchungen bleiben sichtbar, so dass der Geschäftsvorfall nachvollzogen werden kann. Es besteht die Möglichkeit, eine Stornobuchung mit Korrekturbuchung durchzuführen, welche den Mischkurs der stornierten Buchung verwendet.

Eine stornierte Buchung ist eine Buchung, die nachvollziehbar durch eine Stornobuchung neutralisiert wurde. Dies ist z.B. bei Falscheingabe bestimmter Belegdaten notwendig. Stornierte Buchungen werden in WINPACCS gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.
 

Eine Stornobuchung ist eine spezielle Buchung, welche die zu stornierende Buchung neutralisiert. Dies ist z.B. bei Falscheingabe bestimmter Belegdaten notwendig. Dabei wird in WINPACCS automatisch derselbe Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen und derselben Kontierung gebucht. Dem Buchungstext wird ein Hinweis auf die Stornierung und die Belegnummer der stornierten Buchung vorangestellt. Beide Buchungen bleiben sichtbar, sodass der Geschäftsvorfall nachvollzogen werden kann. Es besteht die Möglichkeit, eine Stornobuchung mit Korrekturbuchung durchzuführen, welche den Mischkurs der stornierten Buchung verwendet.
 

In den Stammdaten in WINPACCS Cloud kann ein Projekt einem Land zugeordnet werden. Handelt es sich z.B. um ein Programm, welches sich auf Regionen mehrere Länder verteilt, oder um ein Projekt, welches in mehreren Ländern stattfindet, so kann dieses Projekt mit "Überregional" markiert werden.

Eine Umbuchung ist eine Buchung, welche eine Kosten- oder Ertragsbuchung auf ein anderes Konto bucht. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. Dabei wird in WINPACCS dem Buchungstext automatisch ein Hinweis auf die Umbuchung und die Belegnummer der umgebuchten Buchung vorangestellt.
 

Eine umgebuchte Buchung ist eine Buchung, welche durch eine andere Buchung (die Umbuchung) auf ein anderes Konto gebucht wurde. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. In WINPACCS können Buchungen auf Kosten- oder Ertragskonten umgebucht werden. Eine umgebuchte Buchung wird als solche gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.

Verlangt ein Geber die Abrechnung der Belege in eine Abrechnungswährung, so kann als Umrechnungsbasis zur Umrechnung die Belegwährung oder die Hauswährung verwendet werden. Die Umrechnungsbasis beschreibt somit die Währung, welche als Grundlage für die Umrechnung verwendet wird. Der in WINPACCS angezeigte Kurs der Abrechnungswährung (AW-Kurs) bezieht sich auf die Umrechnungsbasis, die im Abrechnungswährungsschema definiert ist.
 

Im Projektkontenrahmen können neben den Konten auch Unterkonten angelegt werden. Unterkonten ermöglichen eine detailliertere Aufgliederung z.B. der Kosten und Erträge. Sie ermöglichen auch eine eindeutige Zuordnung zu Bestandskonten, z.B. durch das Erstellen eines Forderungsunterkontos je Mitarbeiter.

Die Unterkontonummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Unterkonto. Sie dient der Einordnung eines Unterkontos in den Projektkontenrahmen. Die Länge der Unterkontonummern wird in WINPACCS einmalig organisationsweit festgelegt.

Der Begriff "Ursprungsbuchung" wird in WINPACCS verwendet, wenn sich eine Buchung auf eine früher erfasste Buchung bezieht. Beispiel für eine Ursprungsbuchung ist eine stornierte Buchung, die als Ursprungsbuchung für die Stornobuchung fungiert, oder die erste Buchung eines Geschäftsvorfalls, der Grundlage für den Offenen Posten einer Forderung oder einer Verbindlichkeit ist.

Eine Vertragsnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.
 

In WINPACCS können bestimmte Daten als vertraulich markiert werden. Nur Benutzer, welche die Berechtigung haben, vertrauliche Daten einzusehen, können diese Daten einsehen und mit ihnen arbeiten. Als vertraulich können Journale, Budgets und Konten der Unternehmensbuchhaltung gekennzeichnet werden. Alle Buchungen in solchen Journalen oder auf einem solchen Konto werden ebenfalls automatisch als vertraulich gekennzeichnet.
 

WINPACCS vereinfacht das Buchen durch vorkonfigurierte Geschäftsvorfälle, sogenannte Vorgangsarten. Diese ersetzen die klassische Soll-Haben-Erfassung und setzen keine tieferen Buchhaltungskenntnisse voraus. Viele Vorgangsarten sind zusätzlich in Vorgangstypen unterteilt, welche die Geschäftsvorfälle noch genauer abbilden. Die folgenden Vorgangsarten stehen in WINPACCS zur Verfügung:

·Mittelversorgung

·Mittelweitergabe

·Mitteltransfer im Journal

·Kosten

·Erträge

·Vorschusszahlung

·Mittelzugang

·Ausgleich von Verbindlichkeiten

·Mittelrückgabe

·Flexible Buchung

·Verrechnung offener Posten

Viele der in WINPACCS verfügbaren Vorgangsarten sind zusätzlich in verschiedene Vorgangstypen unterteilt, welche den Benutzer dabei unterstützen, die Geschäftsvorfälle noch genauer abzubilden. Die folgenden Vorgangsarten und Vorgangstypen sind in WINPACCS verfügbar:

Die Bewegung "Weitergabe an fremdes Projekt" beschreibt die kostenfreie Weitergabe eines Anlagegutes an ein anderes Projekt derselben Organisation, z.B. an ein Folgeprojekt. Die Bewegung kennzeichnet das Anlagegut im weitergebenden Projekt als abgegangen, im empfangenden Projekt wird die Bewegung "Zugang aus fremdem Projekt" erfasst, das Anlagegut ist fortan in diesem Projekt verfügbar.

Die kalkulatorische Wertminderung ist die monatliche Rate, um welche der kalkulatorische Restwert gemindert wird. Die kalkulatorische Wertminderung errechnet sich aus dem Restwert und der verbliebenen Nutzungsdauer in Monaten.

Die WP-PPI ist die Abkürzung für WINPACCS Posting Position Identifier. Jede Buchungsposition aus WINPACCS Accounting erhält eine Nummer, die innerhalb der Organisation eindeutig ist. Werden Buchungen an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, ist eine Buchungsposition über die WP-PPI eindeutig identifizierbar.

Beispiel: Die WP-PPI 12165001000123000081002 setzt sich so zusammen:

·Projektnummer des buchenden Projekts (ohne Trennzeichen), 12165

·3 Stellen Journalnummer des buchenden Journals, 001

·6 Stellen Buchungsnummer (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 000123

·6 Stellen Belegnummer (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 000081

·3 Stellen Belegposition (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 002
 

Der Zugang aus Kauf ist eine Bewegung, die in WINPACCS Accounting beim Erwerb eines Anlagegutes erfasst wird. Dabei wird ein Anlagegut für einen Anschaffungsbetrag zu einem bestimmten Zugangsdatum erworben. Das Anlagegut wird automatisch an die WINPACCS Anlagenverwaltung übermittelt und steht dort für eine weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Das Zugangsdatum beschreibt den Tag, an welchem das Anlagegut der Organisation zugegangen ist. Es ist üblicherweise das Anschaffungs- oder das Lieferdatum.

Eine Zuschreibung ist eine Bewegung, die den Wert eines Anlagegutes erhöht, z.B. wenn an einen PKW eine Anhängekupplung angebaut wurde. Eine Zuschreibungen wird in WINPACCS Accounting gebucht und ist immer mit einem Geldfluss verbunden. Sie hat Auswirkungen auf den kalkulatorischen Restwert des Anlagegutes.