Um eine neue Budgetstruktur anzulegen, wählen Sie zuerst, ob Sie eine bereits existierende Budgetstruktur kopieren, oder eine neue Budgetstruktur erstellen wollen. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:
Neue Budgetstruktur anlegen |
Wählen Sie diese Option, um eine neue Budgetstruktur zu erstellen. |
Budgetstruktur eines Gebers kopieren |
Wählen Sie zuerst einen Geber und anschließend eine Geberbudgetstruktur dieses Gebers aus, um diese als Vorlage für eine neue Budgetstruktur zu verwenden. |
Budgetstruktur eines Projektes kopieren |
Wählen Sie zuerst ein Projekt und anschließend eine Projektbudgetstruktur aus, um diese als Vorlage für eine neue Budgetstruktur zu verwenden. |
Budgetstruktur eines Programmes kopieren |
Wählen Sie zuerst ein Programm und anschließend eine Programmbudgetstruktur aus, um diese als Vorlage für eine neue Budgetstruktur zu verwenden. |
Beim Kopieren gelten die folgenden Regeln:
▪Die Einstellung Einschränkung auf Konten wird übernommen. Die ausgewählten Konten werden übernommen.
▪Die Einstellung Mehrfachauswahl möglich wird übernommen, falls im Projekt bzw. Programm noch keine Budgetstruktur mit dieser Einstellung existiert.
▪Die Einstellung Mengenmonitoring wird übernommen, falls noch keine weitere Budgetstruktur mit Mengenmonitoring im Projekt bzw. Programm existiert. Die zugeordneten Mengeneinheiten werden ebenfalls übernommen.
▪Falls eine Programmbudgetstruktur kopiert wird, wird die Einschränkung auf Projekte nicht übernommen.
Füllen Sie im nachfolgenden Fenster die Felder in den einzelnen Abschnitten aus und klicken Sie auf Speichern. Beachten Sie, dass Sie die Budgetstrukturen freigeben müssen, um die Änderungen anzuwenden.
Stammdaten
Budgetstruktur |
Der Name der Budgetstruktur wird in WINPACCS Cloud, WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook überall dort angezeigt, wo Budgetlinien auszuwählen sind.
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Budgetstrukturnummer |
Die Nummer der Budgetstruktur wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. |
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Art der Budgetstruktur |
Gibt an, wo die Budgetstruktur erstellt wurde.
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Geber |
Falls die Budgetstruktur von einer Gebervorlage kopiert wurde, wird der Geber angezeigt, dessen Vorlage verwendet wurde. |
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Eingabe obligatorisch |
Legen Sie hier fest, ob jeder Buchung beim Buchen eine Budgetlinie dieser Budgetstruktur zugeordnet werden muss oder ob die Budgetstruktur optional ausgewählt werden kann. |
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Mehrfachauswahl möglich |
Legen Sie hier fest, ob in WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook in einer Buchung mehrere Budgetlinien ausgewählt werden können. Der Betrag kann dann prozentual auf die ausgewählten Budgetlinien verteilt werden. Wenn alle anderen Buchungsdaten identisch sind, ersetzt diese Funktion die Aufteilungen in der Buchhaltung. Die Eingaben erfolgen direkt in der Budgetstruktur. Hier ein Beispiel aus WINPACCS Accounting:
Im Projektcontrolling werden diese Eingaben automatisch als einzelne Abrechnungspositionen dargestellt.
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Mengenmonitoring |
Legen Sie hier fest, ob die Budgetstruktur genutzt wird, um neben Beträgen auch Mengen zu erfassen. Ist die Einstellung aktiviert, können Sie für jede Budgetlinie einzeln festlegen, ob darauf auch Mengen erfasst werden können und eine Mengeneinheit vorgeben. Welche Mengeneinheiten verfügbar sind, wird in den Organisationseinstellungen zum Projektcontrolling definiert. Pro Projekt bzw. Programm kann nur eine Budgetstruktur für das Mengenmonitoring verwendet werden. Wenn eine Budgetstruktur einmal für das Mengenmonitoring verwendet wurde, kann während der gesamten Projektlaufzeit keine andere Budgetstruktur dafür genutzt werden. Änderungen sind nachträglich nicht möglich.
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Menge obligatorisch |
Falls das Mengenmonitoring aktiviert ist, können Sie hier einstellen, ob die Eingabe einer Menge obligatorisch oder optional ist, falls beim Buchen eine Budgetlinie ausgewählt wird, der eine Mengeneinheit zugeordnet ist. |
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Aktiveren Sie diese Einstellung, um Budgetlinien mit Kosten- und Ertragskonten des Hauptkontenrahmens zu verknüpfen. Beim Buchen in WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook sind dann, abhängig vom ausgewählten Konto, nur die verknüpften Budgetlinien verfügbar. Die Einstellung hilft dabei, inhaltlich fehlerhafte Kombinationen von Konten und Budgetlinien zu reduzieren oder spezielle Geberanforderungen zu erfüllen. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird auf dem Karteireiter Budgetlinien die Spalte Einschränkung auf Konten angezeigt. Ordnen Sie dort den bebuchbaren Budgetlinien die passenden Konten zu. Verfügbar sind Kosten- und Ertragskonten.
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Änderung im Projektcontrolling möglich |
Legen Sie hier fest, ob Budgetlinien, die in der Projektbuchhaltung zugeordnet wurden, im Projektcontrolling korrigiert oder für Auswertungen und Analysezwecke geändert werden dürfen. Die Buchungen in der Projektbuchhaltung bleiben dabei unverändert. |
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Buchungen auf Budgetlinien, die nicht mehr bebuchbar sind, können in WINPACCS Accounting storniert oder umgebucht werden |
Aktivieren Sie diese Einstellung, damit Buchungen auf Budgetlinien, die nicht mehr bebuchbar sind, dennoch in WINPACCS Accounting storniert oder umgebucht werden können. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, muss erst die Budgetlinie in WINPACCS Cloud wieder als bebuchbar gekennzeichnet werden, um solche Buchungen in WINPACCS Accounting stornieren oder umbuchen zu können. Diese Option dient z. B. dazu, Stornierungen und Umbuchungen zu verhindern, wenn die betreffende Budgetstruktur über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben wird und dort die Budgetlinie gesperrt ist.
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Finanzierung
Sie können der Budgetstruktur eine Finanzierung zuordnen. Damit können der Budgetstruktur beim Buchen nur Belege zugeordnet werden, die auch dieser Finanzierung zugeordnet sind. Wird beim Buchen eine andere Finanzierung ausgewählt, ist die Budgetstruktur nicht verfügbar.
Budgetebenen
Legen Sie hier fest, wie viele Ebenen die Budgetstruktur hat und wie die Codes der Budgetlinien aufgebaut sind. Dafür stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
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Budgetebene hinzufügen |
Legt eine weitere Budgetebene an. Bis zu vier Budgetebenen sind möglich. |
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Letzte Budgetebene löschen |
Löscht die letzte Budgetebene. |
Die Bezeichnung im Feld Budgetebene dient Ihnen nur zur Unterscheidung während der Anlage und Bearbeitung der Budgetstruktur. Diese Bezeichnung wird beim Buchen nicht angezeigt und erscheint in keinem Bericht.
HINWEIS: Geben Sie die Bezeichnung in allen Sprachen ein, die für die Benutzer relevant sind. Die Bezeichnung in der Basissprache Ihrer Organisation ist ein Pflichtfeld. Abhängig von der eingestellten Benutzersprache werden diese Übersetzungen in allen Feldern und Berichten angezeigt. |
Die Anzahl der Zeichen legt fest, wie lang der Code dieser Budgetebene ist. Codes von Budgetlinien beinhalten alle Codes der Budgetebenen, die ihnen übergeordnet sind. Hier legen Sie fest, wie lang die Codes der einzelnen Ebenen sind, aus denen sich die Budgetliniencodes zusammensetzen.
Im Folgenden ein beispielhafter Ausschnitt aus einer Budgetstruktur:
Um Budgetlinien nach dem abgebildeten Muster anlegen zu können, sind die folgenden Einstellung erforderlich:
Mit dieser Konfiguration kann die Budgetlinie Experts / consultants auf der dritten Ebene den Code 1.2.2 erhalten. Dieser setzt sich dann wie folgt zusammen:
▪Headline: 1. (zwei Zeichen) Human Resources
▪Cost category: 2. (zwei Zeichen) Salaries international staff
▪Detailed cost category: 2 (ein Zeichen) Experts / consultants