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If no posting positions are selected, a PDF document is created from the Posting overview. Table settings such as filters, sortings and groupings, as well as additionally displayed columns are included.

When posting positions are selected, the following reports are also available:

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Use this function to upload digital vouchers.

Depending on which procedure you use, you can upload different files here:

▪Attachments to closings that are created during upstream scanning in WINPACCS Accounting

▪Attachments to voucher batches that are created during upstream scanning in WINPACCS Cashbook

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These digital vouchers are automatically assigned correctly. To manually assign individual digital vouchers to specific postings, or to update a digital voucher, open the posting and use the Digital vouchers ().

Learn more about the different processes in the Digital vouchers in WINPACCS White Paper which you can download from our customer portal at: www.winpaccs.com.

Downloading digital vouchers

Downloads the current version of the digital vouchers of all the selected voucher positions in a ZIP file.

Activo

Un activo es un objeto material de un proyecto que se utiliza allí durante un período de tiempo más largo, por ejemplo, un vehículo, un edificio o una laptop.

Cambio de cuenta

Un cambio de cuenta es una contabilización que contabiliza en otra cuenta una contabilización de costos o de ingresos. Esto es necesario, p. ej., si se realizó una entrada errónea al seleccionar la cuenta de costos. Al texto contable se antepone en WINPACCS automáticamente una nota sobre el cambio de cuenta y el número de comprobante de la contabilización cambiada de cuenta.

Cambio mixto del ítem

Muestra el Cambio mixto que se ha utilizado para el ítem de comprobante.

Por ejemplo, cuando se compensan partidas pendientes, el cambio mixto de las diferentes contabilizaciones parciales puede ser diferente.

Cantidad

La cantidad se puede utilizar en el marco del monitoreo de cantidades para determinados gastos de una línea de presupuesto.

Además del importe de la contabilización, la cantidad indica de manera adicional la cantidad consumida de una unidad de cantidad.

Ejemplo: En los honorarios de un experto se han gastado 2.000,00 USD (importe) y 4 días de expertos (cantidad y unidad de cantidad).

En un presupuesto pueden planificarse también las cantidades, además de los importes.

Esta columna sólo está disponible en Proyectos > [Su proyecto] > Contabilizaciones (WINPACCS Accounting 4) no en Contabilidad.

Categoría de operación

WINPACCS simplifica la contabilización mediante transacciones preconfiguradas, las llamadas categorías de operación. Estas sustituyen al clásico registro Debe-Haber y no presuponen conocimientos contables profundos. Muchas categorías de operación están divididas a su vez en tipos de operación, que representan las transacciones de un modo aún más detallado. En WINPACCS están disponibles las siguientes categorías de operación:

·Suministro de fondos

·Entrega de fondos

·Transferencia de fondos en el diario

·Costos

·Ingresos

·Pago de anticipo

·Ingreso de fondos

·Compensación de cuentas por pagar

·Devolución de fondos

·Contabilización flexible

·Compensación de partidas pendientes

Clase de cuenta

Las clases de cuentas sirven para estructurar sistemáticamente el marco de cuentas principal. Estas se subdividen a su vez en grupos de cuentas, cuentas y subcuentas.

Presentación de las clases y los grupos de cuentas disponibles en WINPACCS:

Comprobante propio

En la contabilidad existe la regla: ninguna contabilización sin comprobante. Sin embargo, hay gastos por los que no se recibe ningún comprobante, p. ej., en un viaje en taxi o una compra en un mercadillo. Para que el gasto pueda ser liquidado, es necesario que un colaborador de la organización genere un comprobante propio.

Comprobantes digitales estado

Indica si existe un comprobante digital disponible o no disponible y si ya ha sido comprobado. Una vez comprobados los comprobantes digitales, no podrán cargarse más comprobantes para las contabilizaciones correspondientes y los comprobantes digitales ya no podrán actualizarse. Para marcar un comprobante digital como verificado, abra el ítem de comprobante y utilice la función Establecer estado de comprobación.

Comprobantes digitales número de

Muestra el número de archivos adjuntos al comprobante como comprobantes digitales. Sólo se cuentan las versiones actuales.

Comprobantes digitales tamaño

Muestra el tamaño total de todos los comprobantes digitales adjuntos.

Confidencial

En WINPACCS es posible marcar como confidenciales determinados datos. Únicamente usuarios que posean la autorización de acceso a datos confidenciales pueden ver esos datos y trabajar con ellos. Como confidenciales se pueden identificar diarios, presupuestos y cuentas de la contabilidad de la empresa. Todas las contabilizaciones en ese tipo de diarios o cuentas se identifican asimismo automáticamente como confidenciales.

Contabilización de cambio mixto

Muestra el Cambio mixto que se ha utilizado para la contabilización.

Si al efectuar la contabilización se introdujo manualmente el importe en moneda doméstica, este campo muestra el cambio, que resulta del importe en moneda de comprobante y el importe en moneda doméstica.

Contabilización mecanizada

Una contabilización mecanizada describe una contabilización que se lleva a cabo de forma automática al ejecutar determinadas funciones en WINPACCS. Entre las contabilizaciones mecanizadas figura, p. ej., la revaloración, que se ejecuta de forma automática al realizar un cierre mensual.

Contable

El contador es el usuario que contabilizó un comprobante en un diario en la contabilidad de proyectos del WINPACCS Accounting. Sólo los usuarios que están asignados a un diario autorizados a contabilizar pueden contabilizar allí comprobantes.

Cuenta

Una cuenta forma parte del marco de cuentas. Como elemento central de la contabilidad, sirve para categorizar las transacciones.

En WINPACCS se aplica el sistema de la doble contabilidad. Cada comprobante se registra en dos cuentas, siendo asistida la asignación al Debe y el Haber mediante la selección de la categoría y el tipo de operación.

Cuenta Debe

Muestra el nombre de la cuenta de la contabilización parcial en el debe.

Cuenta Haber

Muestra el nombre de la cuenta de la contabilización parcial en el haber.

Destinatario/pagador

Cada flujo de efectivo tiene lugar entre un proyecto y otro participante, p. ej., un comerciante, un proveedor de servicios, la oficina central de la propia organización, un socio o un proyecto externo. El campo identifica a ese participante. En función de si se trata de un pago o de un cobro (WINPACCS Cashbook) o de qué transacción se trate (WINPACCS Accounting), este segundo participante es, bien un destinatario o bien un pagador.

Se aplica la siguiente regla: si se trata de un gasto, se debe registrar el nombre del destinatario; si se trata de un cobro, el nombre del pagador.

Diario

Los diarios sirven para registrar las contabilizaciones de las transacciones.

En WINPACCS se asigna una moneda a cada diario, es decir, si en un proyecto se utilizan varias monedas, deberán crearse varios diarios. Por medio del método de cambio mixto flotante se lleva a cabo la conversión de la moneda de comprobante, asignada al diario, en la moneda doméstica.

Los diarios se pueden asignar a su vez a financiaciones. WINPACCS soporta al efecto la presentación de acuerdos contractuales con el donante. En caso necesario, es posible utilizar circulaciones de dinero cerradas que impiden la mezcla de fondos procedentes de diferentes donantes. Para ello es necesario utilizar cuentas bancarias y cajas separadas para los fondos de un donante o de una financiación.
 

Estado de la contabilización

El estado de la contabilización muestra en WINPACCS Accounting el paso de procesamiento en el que se encuentra una contabilización. Las contabilizaciones se contabilizan primero en la contabilidad de proyecto, luego se cargan en WINPACCS Cloud con cierres del día y mensuales, para finalmente ser autorizadas allí de forma manual o automática. Tras la autorización, las posiciones de contabilización relevantes se incorporan al controlling de proyecto y se transfieren a la contabilidad empresarial a través de una interfaz.

Los siguientes estados de la contabilización reflejan este proceso:

·«Contabilizada en la contabilidad de proyecto» (aún sin incluir en un cierre, todavía se pueden modificar determinados datos de contabilización),

·«Transferida» (incluida en un cierre, es posible que todavía puedan modificarse informaciones adicionales),

·«Autorizada» (opcional, la contabilización ha sido verificada manual o automáticamente en WINPACCS Cloud, es posible que todavía puedan modificarse informaciones adicionales),

·«Contabilizada en la contabilidad de la empresa» (opcional, la contabilización ha sido contabilizada en la contabilidad empresarial, es posible que todavía puedan modificarse informaciones adicionales).

Fecha de comprobante

La fecha de comprobante corresponde a la fecha de pago. Para los comprobantes que documentan un pago (p.ej. comprobante de caja, recibos), se debe ingresar la fecha que tiene el comprobante en el campo Fecha de comprobante.
Sin embargo la fecha de una factura se debe ingresar en el campo Fecha de la factura. En este caso, la fecha de comprobante es la fecha en la que se pagó la factura.

En el WINPACCS Accounting se puede configurar el formato de la fecha de comprobante independientemente del idioma del usuario.
 

Fecha de contabilización

La fecha de contabilización es la fecha en la que se contabiliza un comprobante. La fecha de contabilización se guarda automáticamente y no se puede modificar.

Fecha de la factura

La fecha de la factura corresponde a la fecha de emisión de la factura. Se puede encontrar como dato en cada factura.
 

Financiación

En WINPACCS la financiación del proyecto presenta un contrato con un donante o una decisión de la organización sobre el uso de fondos libres o con fines específicos para un proyecto. En la contabilidad del proyecto la financiación del proyecto se asigna a las contabilizaciones de costos y a los suministros de fondos.

En el controlling del proyecto la financiación del proyecto sirve como comprobación de los gastos para el donante o bien para la comisión responsable de la organización. Los requisitos de los donantes con respecto a la moneda de los informes y a la utilización de los tipos de cambio para la liquidación pueden cumplirse en la financiación del proyecto mediante un esquema de moneda de liquidación.

Además en WINPACCS se puede determinar qué fondos de una financiación del proyecto ya han fluido o bien qué cantidad aún se puede obtener.
 

Financiación externa

Si el comprobante se asigna a un proyecto externo la financiación del proyecto externo se muestra aquí.

Grupo de cuentas

Los grupos de cuentas sirven para estructurar las clases de cuentas del marco de cuentas principal. Los grupos de cuentas se subdividen a su vez en cuentas y subcuentas.

Presentación de las clases y los grupos de cuentas disponibles en WINPACCS:

Ítem de comprob.

Un ítem de comprobante describe un único registro de datos de contabilización en WINPACCS. Cada contabilización consta de al menos dos ítems de comprobante, un ítem de comprobante DEBE y un ítem de comprobante HABER. Una contabilización dividida puede constar de muchos ítems de comprobante. También la contabilización del impuesto o de la retención de impuesto conduce a varios ítems de comprobantes en una contabilización.

MC

La moneda de comprobante es la moneda en la que se indica el importe en un comprobante.

Para la contabilidad de proyecto, las monedas de comprobante se separan en diarios. La conversión del importe de la moneda de comprobante en la moneda doméstica se lleva a cabo por medio del método de cambio mixto flotante.

Las siguientes columnas están disponibles para visualizar el importe en la moneda de comprobante:

MD

La moneda doméstica es la moneda en la que se lleva la contabilidad de la oficina central. Por lo general, esta es la moneda del país en el que la organización tiene su sede central. En WINPACCS, la moneda doméstica se abrevia con «MD».

Las siguientes columnas están disponibles para visualizar el importe en moneda doméstica:

Movimiento

Los movimientos de activos son el resultado de las transacciones individuales que afectan a un activo, como por ejemplo entradas, atribuciones, reducciones de costos y salidas.

Las contabilizaciones en la contabilidad de proyectos en las cuentas del grupo de cuentas Activos conducen a movimientos de los activos en el WINPACCS Gestión de inventarios.

Ejemplo: La contabilización de la adquisición de un nuevo activo en la contabilidad de proyectos conduce al movimiento Entrada desde la compra para un nuevo activo.

Los movimientos que no afectan los flujos de dinero y por lo tanto no se contabilizan en la contabilidad de proyectos, se registran en el WINPACCS Cloud.

Ejemplo: La entrega al socio del proyecto de un activo que aún es utilizable al final del proyecto se registra con el movimiento Entrega al socio.

Las depreciaciones calculadas no se consideran como movimientos en el WINPACCS.
 

No de proyecto

El número de proyecto es la identificación inequívoca para un proyecto y le acompaña durante toda su duración. El formato del número de proyecto (p. ej., la longitud, los separadores, así como el empleo de cifras y letras) se puede adaptar a los requerimientos de la organización.

No. de cheque

En las contabilizaciones puede indicarse un número de cheque como información adicional.

No. de comprob.

En el WINPACCS cada contabilización recibe automáticamente un número de comprobante consecutivo y no modificable.

Si un comprobante se divide en varias contabilizaciones, se puede asignar un número de comprobante a varias contabilizaciones mediante la función "Contabilización posterior".

No. de cuenta

Una cuenta es un elemento central de la contabilidad para categorizar las transacciones; el número de cuenta sirve para la asignación inequívoca dentro del marco de cuentas. La longitud de los números de cuenta se define en WINPACCS una única vez en los ajustes de organización.

No. de cuenta debe

Muestra la cuenta de la contabilización parcial en el debe.

No. de cuenta haber

Muestra la cuenta de la contabilización parcial en el haber.

No. de cuenta/subcuenta

Muestra el número de cuenta seguido del número de subcuenta, separados por un espacio.

No. de pedido

En las contabilizaciones se puede indicar un número de pedido como información adicional.

No. de personal

En las contabilizaciones puede indicarse un número de personal como información adicional.

No. de referencia

En las contabilizaciones puede indicarse un número de referencia como información adicional.

No. de unidades de costo

Muestra el número único de la unidad de costos.

No. del socio

El número del socio es la denominación breve única para un socio. Se puede configurar para toda la organización si desea que el número de socio sea obligatorio y pueda ser definido libremente (letras, cifras, caracteres especiales) o que se asigne de forma automática en orden ascendente.

Número contable

En WINPACCS Accounting cada contabilización recibe automáticamente un número contable consecutivo que no se puede cambiar. A diferencia del número de comprobante el número contable se asigna nuevamente también a una contabilización posterior y de esa forma identifica un comprobante de forma única.

Número de contrato

En las contabilizaciones puede indicarse un número de contrato como información adicional.

Número de diario

El número del diario es la denominación breve única para un diario. Un número del diario consta de un máximo de tres caracteres, que pueden incluir cifras o también letras.

Número de factura externo

En las contabilizaciones puede indicarse un número de factura externo como información adicional.

Número de factura interno

En las contabilizaciones puede indicarse un número de factura interno como información adicional.

Número de inventario

El número de activo describe el número inequívoco de un activo. Se asigna automáticamente en WINPACCS y permanece incluso cuando el activo se transfiere a otro proyecto.

Número de proyecto externo

Si el comprobante se asigna a un proyecto externo el número del proyecto externo se muestra aquí.

Número de registro

Cada comprobante que se registra en WINPACCS Cashbook obtiene un número de registro correlativo.
El número de registro identifica el comprobante de manera inequívoca dentro de un libro de caja, y no se puede modificar.

Número de subcuenta

El número de subcuenta es la denominación breve única para una subcuenta. Sirve para clasificar una subcuenta en el marco de cuentas del proyecto. La longitud de los números de subcuenta se define en WINPACCS una vez para toda la organización.

Número de subcuenta debe

Muestra la subcuenta de la contabilización parcial en el debe.

Número de subcuenta haber

Muestra la subcuenta de la contabilización parcial en el haber.

Observación de la contabilización

La observación sobre la contabilización ofrece al contable en WINPACCS Accounting más posibilidades de explicar la contabilización si con el texto contable no hay disponibles caracteres suficientes.

País del proyecto

Designa el país en el que se lleva a cabo un proyecto. Si un proyecto se lleva a cabo en varios países, este se puede caracterizar como «suprarregional».

Período contable

El periodo contable abarca todas las contabilizaciones de un determinado mes.

En la contabilidad de proyecto, el periodo contable se cierra por medio de un cierre mensual. Las contabilizaciones de periodos contables cerrados ya no se pueden volver a modificar ya que los datos de contabilización se han transferido al control del proyecto y a la interfaz para la contabilidad empresarial. En el período contable actual es posible anular o cambiar de cuenta contabilizaciones de periodos contables ya cerrados.

Dentro del periodo contable es posible utilizar como fecha de comprobante los datos de meses cerrados, pero no de meses futuros.

Posición de contabilización cambiada de cuenta

Una contabilización cambiada de cuenta es una contabilización contabilizada en otra cuenta por medio de otra contabilización (el cambio de cuenta). Esto es necesario, p. ej., si se realizó una entrada errónea al seleccionar la cuenta de costos. En WINPACCS es posible cambiar de cuenta contabilizaciones en cuentas de costos o de ingresos. Las contabilizaciones cambiadas de cuenta se identifican como tales sin alterar el contenido de las mismas.

Posición de la contabilización anulada

Una contabilización anulada es una contabilización neutralizada de forma contrastable mediante una contabilización de anulación. Esto es necesario, p. ej., en caso de las entradas erróneas de determinados datos del comprobante. En WINPACCS se identifican las contabilizaciones anuladas, aunque no se modifica el contenido de las contabilizaciones.

Posición de la contabilización de la anulación

Una contabilización de anulación es una contabilización especial que neutraliza la contabilización a anular. Esto es necesario, p. ej., en caso de realizar una entrada errónea de datos del comprobante. A tal efecto se contabiliza en WINPACCS automáticamente el mismo importe con signo invertido y la misma contabilización. Al texto contable se antepone una nota sobre la anulación y el número de comprobante de la contabilización anulada. Ambas contabilizaciones permanecen visibles, de forma que la transacción pueda ser reconstruida y comprendida. Existe la posibilidad de llevar a cabo una contabilización de anulación con contabilización de corrección, que utiliza el cambio mixto de la contabilización anulada.

Proyecto

El término 'Proyecto' se utiliza en WINPACCS para un conjunto de medidas de la cooperación al desarrollo o la ayuda de emergencia humanitaria de alcance limitado en cuanto al tema, la zona geográfica, la economía y el tiempo y con un planteamiento orientado a los objetivos. Los datos básicos y los ajustes de un proyecto se administran de forma centralizada en WINPACCS Cloud. Para la identificación inequívoca de un proyecto se utiliza un número de proyecto.

Proyecto externo

Desde el punto de vista de la contabilidad del proyecto, el proyecto, en cuyos diarios se registran las contabilizaciones, es el proyecto propio. Un proyecto externo es otro proyecto de la misma organización cuya contabilidad debe estar separada de la contabilidad del proyecto propio. Puede suceder que en los diarios de un proyecto propio se deban contabilizar transacciones que no se refieran a su proyecto propio, sino a otro, o sea a un proyecto externo. En WINPACCS se puede asignar proyectos externos en determinadas transacciones: La contabilización en sí se registra en un diario del proyecto propio. Sin embargo, mediante un campo de selección, se pueden asignar las posiciones del comprobante (por ejemplo Costos o Cuentas por Cobrar) a un proyecto externo.

Ejemplos para la contabilización a proyectos externos:

·En el país del proyecto hay sólo una cuenta bancaria que es utilizada por todos los proyectos en el país. Es por eso que en un proyecto se realiza la contabilidad para todos los proyectos que utilizan esta cuenta bancaria. Las contabilizaciones individuales se asignan a los proyectos externos.

·Una oficina regional o de país paga todos los costos de todos los proyectos de la región o bien del país. En la contabilidad de la oficina estos costos se asignan a los proyectos externos individuales.

·Un determinado proyecto recibe in situ fondos de financiación que serán distribuidos a proyecto externos.
 

Registrador

El registrador es el usuario que ha registrado de forma preliminar un comprobante en WINPACCS Cashbook en un libro de caja. Únicamente usuarios que estén asignados a un libro de caja como responsables del libro de caja o suplentes del libro de caja pueden registrar allí comprobantes.

Socio

Socios son en WINPACCS organizaciones asociadas con las que la propia organización coopera a nivel de proyectos. Los socios se registran en WINPACCS Cloud, están asignados a proyectos y pueden ser asignados a comprobantes y contabilizaciones individuales.

Subcuenta

En el marco de cuentas del proyecto, aparte de cuentas es posible crear también subcuentas. Las subcuentas permiten desglosar de un modo más detallado, p. ej., los costos e ingresos. También permiten realizar una asignación inequívoca a cuentas de existencias, p. ej., mediante la creación de una subcuenta por cobrar por colaborador.

Subcuenta Debe

Muestra el nombre de la subcuenta de la contabilización parcial en el debe.

Subcuenta Haber

Muestra la denominación de la subcuenta de la contabilización parcial en el haber.

Texto contable

El texto contable explica la transacción en breves palabras para hacer comprensible la contabilización.

Tipo de activo

El tipo de activo se utiliza para asignar características uniformes al activo de un determinado tipo. Ejemplos de tipos de activo son «vehículos» o «máquinas de construcción». En WINPACCS el tipo de activo se asigna a una cuenta; una cuenta puede tener varios tipos de activo asignados.

Un activo se asigna exactamente a un solo tipo de activo. Según el tipo de activo, se visualizan otros campos específicos de la empresa para este activo. En el caso de los vehículos, por ejemplo, puede ser el número de chasis y en el caso de los edificios, la dirección y la superficie. El tipo de activo especifica la vida útil calculada de un activo.

Tipo de operación

Muchas de las categorías de operación disponibles en WINPACCS están divididas a su vez en diferentes tipos de operación, que ayudan al usuario a representar las transacciones de un modo aún más detallado. En WINPACCS están disponibles las siguientes categorías de operación y tipos de operación:

Unidad de cantidad

Una unidad de cantidad indica con qué magnitud de medición se registra una posición, p. ej., 'Días de expertos' o 'Vuelos'. Las unidades de cantidad se pueden asignar a líneas de presupuesto y utilizarse en la planificación de presupuestos, la contabilidad de proyectos, así como en el controlling. Las unidades de cantidad se pueden adaptar a los requerimientos de la organización.

Esta columna sólo está disponible en Proyectos > [Su proyecto] > Contabilizaciones (WINPACCS Accounting 4) no en Contabilidad.

Unidad de costos

Una unidad de costos es un área de la organización a la que se pueden asignar los costos (rara vez también los ingresos) que se originan en el proyecto al contabilizar en la contabilidad del proyecto. Los costos asignados a una unidad de costos no se muestran en el control de proyectos y no reducen el presupuesto del proyecto.

Ejemplo: Para el informe anual se originan in situ gastos de viaje en el país del proyecto, los cuales se contabilizan en la contabilidad del proyecto, pero se asignan a la unidad de costos Comunicación y Relaciones Públicas.

Las unidades de costos se asignan en la contabilidad de proyectos al contabilizar los comprobantes y son independientes de otros criterios de clasificación, como las clases de costos, financiaciones o estructuras de presupuesto.

En el área de función Contabilidad puede definir cualquier unidad de costos válida a nivel de toda la organización.

El uso de unidades de costos requiere que esté activada la función Contabilizar a proyectos externos.
 

WP-PPI

El WP-PPI es la abreviatura de WINPACCS Posting Position Identifier. Cada posición de contabilización del WINPACCS Accounting recibe un número que es único dentro de la organización. Si las contabilizaciones se transfieren a la contabilidad de la empresa, una posición de contabilización puede identificarse claramente a través del WP-PPI.

Ejemplo: la WP-PPI 12165001000123000081002 se compone de la siguiente manera:

• Número de proyecto del proyecto contabilizador (sin separadores), 12165
• 3 dígitos Número de diario del diario contabilizador, 001
• 6 dígitos Número de contabilización (si es necesario, rellenado con ceros), 000123
• 6 dígitos Número de comprobante (si es necesario, rellenado con ceros), 000081
• 3 dígitos Posición del comprobante (si es necesario, rellenado con ceros), 002
 

[Estructura de presupuesto] - Apellido

Muestra el nombre de la línea de presupuesto a la que está asignado el comprobante. El nombre de la estructura de presupuesto se encuentra en la cabecera de la columna.

Esta columna sólo está disponible en Proyectos > [Su proyecto] > Contabilizaciones (WINPACCS Accounting 4) no en Contabilidad.

[Estructura de presupuesto] - Código

Muestra el código de la línea de presupuesto a la que está asignado el comprobante. El nombre de la estructura de presupuesto se encuentra en la cabecera de la columna.

Esta columna sólo está disponible en Proyectos > [Su proyecto] > Contabilizaciones (WINPACCS Accounting 4) no en Contabilidad.