<< Montrer le sommaire >>   Comptabilité > Catégories de journal > Types et modes d'opération employables

Sélectionnez les transactions qui doivent être disponibles dans les journaux de cette classe de journaux. Plutôt que d'autoriser un nombre excessif de types et de catégories d'opérations, il est préférable de créer plusieurs catégories de journaux adaptés à des cas d'utilisation spécifiques.

Réfléchissez à la manière dont les fonds arrivent dans les journaux et à la manière dont ces fonds sont dépensés ou redistribués. En fonction de cela, excluez les catégories d'opérations qui ne sont pas pertinentes dans les journaux de cette catégorie.

Tenez compte des aspects suivants lors de la configuration des catégories de journaux :

▪De quelles sources et dans quelle monnaie les projets reçoivent-ils des fonds et ceux-ci sont-ils redistribués (mises à disposition de fonds, transferts de fonds, retours de fonds) ?

▪Les coûts comptabilisés dans les journaux sont-ils uniquement assignés au projet concerné ou également à des projets externes ?

▪Y a-t-il des cas particuliers à prendre en compte ? Vous ne souhaitez pas, par exemple, que la catégorie d'opération 11 Écriture flexible soit utilisé dans certains journaux?

Une application fréquente est l'utilisation différente des journaux dans les bureaux régionaux et les projets sur place.

Exemple de bureau régional

Le bureau reçoit des fonds du siège social en monnaie d’entreprise. Une partie de ces fonds est transférée à des projets étrangers dans la monnaie du justificatif. Les fonds servent également à payer les frais de personnel des personnes qui travaillent dans les projets. Le bureau régional tient donc des journaux dans la monnaie d’entreprise (ME) et des journaux dans la monnaie du justificatif (MJ).

Dans cet exemple, les journaux ME ont besoin de la transaction 1.1 mise à disposition de fonds par siège social (ou aussi 1.8 mise à disposition de fonds par siège social projet externe), alors que les journaux MJ ne le font pas. Les journaux MJ gèrent les comptes MJ et nécessite la transaction 1.2 Mise à disposition de fonds par un autre journal pour les virements entrants.

Les coûts encourus par le bureau pour les projets sont comptabilisés comme coûts sur projets externes. Les deux journaux ont donc besoin des types d’opération correspondants, par exemple 4.3 Coûts d'un projet externe.

Exemple de projet sur place

Dans cet exemple, les journaux des projets sur place constituent le pendant des journaux du bureau, mais peuvent également refléter d'autres flux financiers. Excluez ici les types d'opérations pour les mises à disposition de fonds qui ne sont pas pertinents (par ex. 1.1 par le siège social).

Si les projets ne gèrent pas de fonds pour d'autres projets, désactivez globalement dans l'onglet Général ces types d'opération avec le paramètre Exclure comptabilisation dans projets externes.

Lorsque des partenaires ou des bailleurs de fonds locaux fournissent des fonds directement aux projets, ces journaux ont besoin, par exemple 1.4 Mise à disposition de fonds sur place / 1.5 Mise à disposition de fonds sur place CM.

Plus vous alignez spécifiquement les catégories de journaux sur les flux financiers habituels de vos projets, moins le processus de comptabilisation présente de sources d'erreurs. Vous aidez ainsi vos employés à sélectionner plus rapidement les bonnes transactions et réduisez les corrections nécessaires.