Um Personalkosten in der Projektbuchhaltung vertraulich behandeln zu können, legen Sie vertrauliche Journale für diese Buchungen an.
Kennzeichnen Sie alle Journale, die vertrauliche Gehaltsbuchungen oder Personalkosten enthalten sollen als . Buchungen in diesen Journalen sind nur für Benutzer sichtbar, die vertrauliche Daten einsehen dürfen. Selbst die Existenz dieser Journale bleibt unbefugten Benutzern in WINPACCS Cloud, WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook verborgen:
Aktivieren Sie unter die Einstellung .
Geben Sie das Journal anschließend frei und veröffentlichen Sie die Projektdaten.
HINWEIS: Sie können nur Journale, die Sie neu anlegen oder noch nicht freigegeben haben, als vertraulich kennzeichnen.
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Wenn ein Benutzer nicht berechtigt ist, vertrauliche Daten zu sehen, hat dies folgende Auswirkungen:
▪Im Menü werden in der Journalübersicht vertrauliche Journale nicht mit angezeigt.
▪Protokolleinträge mit Bezug zu vertraulichen Journalen werden nicht angezeigt.
Es gibt daher für unbefugte Benutzer keine Möglichkeit, vertrauliche Journale zu öffnen, deren Buchungen anzuzeigen, darin zu buchen oder Berichte zu erzeugen, die vertrauliche Daten enthalten.
HINWEIS:
Projektbuchhalter, die keine vertraulichen Daten einsehen dürfen, können bei Mittelweitergaben trotzdem immer auch die vertraulichen Journale von eigenen und fremden Projekten als empfangendes Journal auswählen. Das betrifft die folgenden Geschäftsvorfälle:
▪2.1 Mittelweitergabe wegen Währungsumtauschs
▪2.2 Mittelweitergabe an fremdes Projekt
▪2.3 Mittelweitergabe an fremdes Projekt HW
Sie können diese Journale jedoch nicht öffnen und deren Buchungen nicht einsehen.
Im Unterschied zur Journalübersicht im Menü Journale sind im Menü Projekte unter Projekteigenschaften > Journale auch immer alle vertraulichen Journale eines Projekts mit sichtbar. Dies erlaubt es Projektbuchhaltern, die Mittelweitergaben an fremde Projekte buchen, sich über die Journale der empfangenden Projekte zu informieren. Sie können jedoch nicht den Inhalt der Journale sehen oder welche Benutzer berechtigt sind, sie zu öffnen.
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Nur die zugeordneten Benutzer können Kassenbücher öffnen und die Belege einsehen. Da Kassenbücher nur zwei bis drei Benutzern zugeordnet werden können, werden sie im Menü in der Kassenbuchübersicht nicht ausgeblendet, wenn sie einem vertraulichen Journal zugeordnet sind.
Im Menü unter sind vertrauliche Journale eines Projekts nur für Benutzer sichtbar, die vertrauliche Daten einsehen dürfen.
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Wenn Sie vertrauliche Daten in der Projektbuchhaltung nutzen, hat dies in verschiedenen Bereichen in WINPACCS Cloud Auswirkungen.
Bereich
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Auswirkungen
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Benutzerrollen
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Datenpakete
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Belegstapel für vertrauliche Journale und Abschlüsse aus vertraulichen Journalen sind nur für Benutzer sichtbar, die vertrauliche Daten einsehen dürfen.
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Projektfinanzmanager, Projektbuchhalter, Projektcontroller, Projektkassierer oder Schnittstellenadministrator Unternehmensbuchhaltung (abhängig von der Art des Datenpakets)
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Buchungen
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Buchungen aus vertraulichen Journalen sind nur für Benutzer sichtbar, die vertrauliche Daten einsehen dürfen.
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Projektfinanzmanager, Projektbuchhalter, Projektcontroller oder Finanzprüfer Projekt
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Projektcontrolling
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Nur Benutzer, die vertrauliche Daten einsehen dürfen, können Buchungspositionen aus vertraulichen Journalen sehen, vertrauliche Budgets auswählen, und gespeicherte Analysen öffnen, die auf vertraulichen Budgets basieren.
Protokolleinträge mit Bezug zu vertraulichen Daten werden nur Benutzern angezeigt, die vertrauliche Daten einsehen dürfen.
Benutzer, die keine vertraulichen Daten einsehen dürfen, sehen in Analysen, die vertrauliche und nicht vertrauliche Buchungspositionen enthalten, nur die nicht vertraulichen Buchungspositionen.
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Projektcontroller
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Projektplanung
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In Analysen in der Rubrik Projektmanagement werden Daten aus vertraulichen Journalen nur berücksichtigt, wenn der Benutzer die Berechtigung hat, vertrauliche Daten einzusehen.
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Projektplaner
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