Para que los diarios funcionen como "contenedores" de contabilizaciones en una sociedad, debe asignarlos además de Usuarios autorizados también Financiación y Cuentas de balance . Estas financiaciones y cuentas de existencias pueden ser seleccionadas por los contables al contabilizar en este diario. Los costes se asignan a un donante mediante la asignación de comrobantes a la financiación. Las cuentas de existencia pueden ser cuentas bancarias, tesorería (caja ) y cuentas por cobrar y por pagar (partidas pendientes). Se define qué transacciones se pueden contabilizar en un diario y qué cuentas de costes están disponibles a través de la Clase de diario .

Al autorizarlos diarios creados, estarán disponibles con la siguiente Publicación de los datos del proyecto WINPACCS Accounting .

Usuarios con el rol de usuario administrador financiero del proyecto pueden crear, editar, separar (eliminar de una instalación) y borrar (si el diario aún no ha sido autorizado) diarios en WINPACCS Cloud .

Sólo usuarios autorizados con el rol de usuario Contable de proyecto pueden contabilizar en WINPACCS Accounting en un diario.

Se requiere una autorización adicional para acceder a los diarios confidenciales (configuración específica del usuario).

Normalmente, en un diario sólo puede trabajar un contable de proyecto. Si la WINPACCS Accounting-Instalación es una instalación en red, varios contables de proyecto pueden trabajar simultáneamente en un diario.  Varias instalaciones (por ejemplo, una en el país del proyecto y otra en la oficina central de la organización) no pueden trabajar con él al mismo tiempo. Para garantizar que los números de comprobantes consecutivos no se asignen dos veces en estos casos, sólo una instalación puede tener acceso al diario en un momento dado.

Por lo tanto, los diarios deben se aceptados en WINPACCS Accounting . A partir de ese momento, los usuarios de la instalación correspondiente tienen acceso exclusivo al diario y pueden contabilizar en él. Antes de que los usuarios que trabajan con una instalación diferente (por ejemplo, un ordenador distinto en una ubicación completamente diferente) puedan trabajar con él, el diario debe ser entregado . Este proceso también funciona sin una conexión estable a Internet a través de Archivos de transferencia del diario. Qué instalación de WINPACCS Accounting acaba de aceptar un diario puede comprobarse en cualquier momento en WINPACCS Cloud en el Historial del diario. Allí se muestra el Estado del diario .

Las contabilizaciones de un período contable se cargan en cierres mensuales de WINPACCS Accounting a WINPACCS Cloud . Independientemente de esto, pueden cargarse nuevas contabilizaciones con cierres del día tan a menudo como sea necesario (por ejemplo, para poder crear análisis diarios en el control de proyectos).

Si los saldos de todas las cuentas de existencia son cero al final del proyecto, el diario ha sido finalizadodefinitivamente.

Además de los diarios normales de la clase de diarios Contabilidad de proyectos existen también algunos casos especiales:

1.Diarios de la clase de diarios Contabilidad de proyectos (costes de proyectos externos), Contabilidad de socios (con comprobantes informativos del sistema externo de un socio, p. ej. Tally) y, si su organización utiliza la interfaz para la transferencia de datos desde la contabilidad de la empresa, diarios de la clase de diario Contabilidad de la empresa. Estos diarios no son utilizados por los contables en WINPACCS Accounting y no se generan cierres. Estos diarios sólo están disponibles en WINPACCS Cloud y contienen contabilizaciones que están destinadas a este proyecto pero que no se contabilizaron originalmente en este proyecto en la contabilidad de proyectos. Las contabilizaciones en distintas monedas pueden confluir en el diario para los costes de proyectos externos. Este diario se utiliza para registrar contabilizaciones de otros proyectos para el control de proyectos.

2.Diarios de la clase de diario Contabilidad de socios (con comprobantes informativos de WINPACCS Accounting). Estos diarios son casi idénticos a los diarios de la clase de diarios de contabilidad de proyectos. Se utilizan en WINPACCS Accounting y los comprobantes se cargan con cierres a WINPACCS Cloud . Sin embargo, los comprobantes no son de balance efectivo sino que sólo se registran a efectos informativos. Estos diarios le permiten ver los costes en que incurre un socio de forma informativa.

3.Diarios de la clase de diario Contabilidad de socios (con comprobantes informativos de un WINPACCS Libro del socio). Estos diarios no son utilizados por los contables en WINPACCS Accounting y no se generan cierres. Estos diarios sólo están disponibles en WINPACCS Cloud y contienen contabilizaciones que son destinados a ese proyecto y se registraron originalmente en WINPACCS Libro del socio . Las contabilizaciones en monedas pueden confluir. El diario se utiliza para registrar contabilizaciones para el Control de proyectos .