<< Inhaltsverzeichnis anzeigen >>   Rechnungswesen > Journalarten > Nutzbare Vorgangsarten und -typen

Wählen Sie die Geschäftsvorfälle aus, die in den Journalen dieser Journalklasse verfügbar sein sollen. Statt übermäßig viele Vorgangsarten und -typen zu erlauben, sollten Sie lieber mehrere Journalarten anlegen, die auf spezifische Nutzungsfälle zugeschnitten sind.

Überlegen Sie, wie Mittel in die Journale gelangen und wie diese Mittel ausgegeben oder weitergegeben werden. Schließen Sie abhängig davon Vorgangsarten aus, die in Journalen dieser Art nicht relevant sind.

Berücksichtigen Sie bei der Konfiguration von Journalarten die folgenden Aspekte:

▪Aus welchen Quellen und in welcher Währung erhalten die Projekte Mittel und werden diese weitergegeben (Mittelversorgungen, Mittelweitergaben, Mittelrückgaben)?

▪Werden Kosten, die in den Journalen gebucht werden, nur dem jeweiligen Projekt oder auch fremden Projekten zugeordnet?

▪Gibt es Sonderfälle zu berücksichtigen? Möchten Sie zum Beispiel nicht, dass in bestimmten Journalen die Vorgangsart 11 Flexible Buchung genutzt wird?

Ein häufiger Anwendungsfall ist die unterschiedliche Nutzung von Journalen in Regionalbüros und Projekten vor Ort.

Beispiel Regionalbüro

Das Büro erhält Mittel von der Geschäftsstelle in Hauswährung. Diese Mittel werden zum Teil an fremde Projekte in Belegwährung weitergegeben. Von den Mitteln werden auch die Personalkosten der Mitarbeiter bezahlt, die in den Projekten tätig sind. Das Regionalbüro führt daher Journale in Hauswährung (HW) und Journale in Belegwährung (BW).

Die HW-Journale benötigen in diesem Beispiel den Geschäftsvorfall 1.1 Mittelversorgung durch Geschäftsstelle (oder auch 1.8 Mittelversorgung Geschäftsstelle fremdes Projekt), die BW-Journale hingegen nicht. Die BW-Journale verwalten BW-Konten und benötigt den Geschäftsvorfall 1.2 Mittelversorgung durch anderes Journal für die eingehenden Überweisungen.

Die Kosten, die dem Büro durch die Projekte entstehen, werden als Kosten auf fremde Projekte gebucht. Beide Journale benötigen daher die entsprechenden Vorgangstypen, z. B. 4.3 Kosten fremdes Projekt.

Beispiel Projekt vor Ort

Die Journale der Projekte vor Ort bilden in diesem Beispiel das Gegenstück zu den Journalen des Büros, können aber auch weitere Mittelflüsse abbilden. Schließen Sie hier Vorgangstypen für Mittelversorgungen aus, die nicht relevant sind (z.B. 1.1 durch Geschäftsstelle).

Wenn die Projekte keine Mittel für andere Projekte verwalten, deaktivieren Sie pauschal auf dem Karteireiter Allgemein diese Vorgangstypen mit der Einstellung Buchen auf fremde Projekte ausschließen.

Wenn Partner oder örtliche Geber den Projekten direkt Mittel zukommen lassen, benötigen diese Journale z. B. 1.4 Mittelversorgung vor Ort / 1.5 Mittelversorgung vor Ort MK.

Je spezifischer Sie Journalarten an den üblichen Geldflüssen Ihrer Projekte ausrichten, desto weniger Fehlerquellen bietet der Buchungsprozess. Sie helfen damit Ihren Mitarbeitern, schneller die richtigen Geschäftsvorfälle zu wählen und reduzieren den Korrekturbedarf.