<< Inhaltsverzeichnis anzeigen >>   »« Gebermanagement

Der Funktionsbereich Gebermanagement gibt Ihnen einen Überblick über alle Geber Ihrer Organisation. Die Geber Ihrer Organisation werden hier zentral angelegt und verwaltet. Bevor Sie Projekte anlegen, sollten Sie hier die Daten und Anforderungen der Geber erfassen.

Neben den Stammdaten eines Gebers erhalten Sie hier einen Überblick über:

▪alle Finanzierungen, die mit diesem vereinbart wurden,

▪Personen, die als Ansprechpartner des Gebers dienen,

▪Abrechnungswährungsschemas des Gebers, mit denen Sie dessen Vorgaben zur Währungsumrechnung detailliert abbilden,

▪Geberbudgetstrukturen, die als Vorlagen für Budgetstrukturen in Projekten dienen können, an denen der Geber beteiligt ist.

Das Gebermanagement ist der Ausgangspunkt für alle wichtigen Einstellungen, mit denen Sie Geberanforderungen umsetzen. In Ihren Projekten legen Sie die projektspezifischen Stammdaten von Journalen, Finanzierungen, Budgetstrukturen usw. an. Im Gebermanagement geht es darum, möglichst zentral und effizient geberspezifische Einstellungen vorzunehmen, die projektübergreifend für Ihre Organisation gelten.

Beachten Sie dazu folgende Zusammenhänge:

▪Einem Geber können beliebig viele Projektfinanzierungen zugeordnet sein (der Geber kann beliebig viele Projekte finanzieren). Jeder Projektfinanzierung kann jedoch nur ein Geber zugeordnet sein. Wenn mehrere Geber an einem Projekt beteiligt sind, legen Sie für jeden Geber des Projekts eine eigene Projektfinanzierung an. Eine Projektfinanzierung repräsentiert einen Finanzierungsvertrag für ein Projekt mit einem Geber.

▪Einem Geber können beliebig viele Programmfinanzierungen zugeordnet sein (der Geber kann beliebig viele Programme finanzieren). Jeder Programmfinanzierung kann jedoch nur ein Geber zugeordnet sein. Wenn mehrere Geber an einem Programm beteiligt sind, legen Sie für jeden Geber des Programms eine eigene Programmfinanzierung an. Eine Programmfinanzierung repräsentiert einen Finanzierungsvertrag für ein Programm mit einem Geber.

▪Eigenmittel (z. B. aus Spenden) werden genau so wie Finanzierungen anderer Geber behandelt. Legen Sie für solche Finanzierungen Ihre eigene Organisation als Geber an.

▪Einem Projekt und dessen Journalen können mehrere Projektfinanzierungen (= mehrere Geber) zugeordnet sein.

▪Jeder Beleg kann nur einer Projektfinanzierung zugeordnet werden. Wenn in einem Journal mehrere Finanzierungen verfügbar sind (Mittel des Gebers, Eigenmittel, ...), muss in WINPACCS Accounting eine davon ausgewählt werden. D.h., Kosten (und ggf. Erträge) können nur mit einem Geber (oder ggf. Auftraggeber) abgerechnet werden. Sie können in WINPACCS Accounting und im Controlling jedoch Beträge aufteilen und die Teilbeträge unterschiedlichen Finanzierungen (= Gebern) zuordnen.

▪Abrechnungswährungsschemas legen detailliert fest, wie Beträge in Belegwährung oder Hauswährung in die Abrechnungswährung des Gebers umgerechnet werden. Sie können diese Anforderungen auf Projektebene einstellen, wenn für einzelne Projekte besondere Bedingungen gelten. Grundsätzlich ist es jedoch empfehlenswert, Vorgaben des Gebers zentral umzusetzen, damit Sie diese nicht für jedes Projekt neu definieren müssen. Je nach Einstellung, können Sie Umrechnungskurse so z. B. zentral für alle Projekte ändern, für die ein Geber dieselben Vorgaben macht.

▪Mit Budgetstrukturen bilden Sie die Budgetlinien Ihrer Geber oder Ordnungskriterien Ihrer Organisation ab. Pro Projekt können Sie bis zu sechs Budgetstrukturen nutzen. D.h., sie können Belege, neben den Konten der Buchhaltung und einer Projektfinanzierung, bis zu sechs weiteren Ordnungskriterien zuordnen. Im Projektcontrolling können Sie Budgets anlegen, die auf den Budgetstrukturen des Projekts basieren. Sie nutzen Budgetstrukturen auch, um Mengen zu erfassen und auszuwerten. Auf Basis aller dieser Eigenschaften ermöglicht das Projektcontrolling komplexe Analysen und Berichte.

▪Optional können Sie in einem Projekt unter Finanzierungen > Budgetstrukturen (nicht im zentralen Gebermanagement) eine Budgetstruktur mit einer Projektfinanzierung verknüpfen. So können der Budgetstruktur in WINPACCS Accounting und im Projektcontrolling nur Belege zugeordnet werden, die auch dieser Projektfinanzierung zugeordnet sind. Wird der Beleg einer anderen Projektfinanzierung zugeordnet, ist die Budgetstruktur nicht verfügbar.

Funktionen

Übersicht der Geber