Abgerechnet

Abgerechnete Kosten wurden dem Geber gegenüber berichtet. Um eine oder mehrere Buchungspositionen als abgerechnet zu markieren, wählen Sie diese aus, klicken Sie auf Bearbeiten (), ändern Sie das Feld Abgerechnet auf Ja und klicken Sie auf Speichern (). Einmal abgerechnete Buchungen können Sie erst nach Eingabe einer Begründung wieder bearbeiten.

Abrechnungsjahr

Das Abrechnungsjahr ist das Kalenderjahr, in dem die Abrechnungsperiode der jeweiligen Buchungsposition liegt.
 
Im WINPACCS Projektcontrolling können in Analysen die Kosten auf Abrechnungsjahre aufgeschlüsselt werden.

Abrechnungsperiode

Die Abrechnungsperiode ist der Zeitabschnitt (Periode), dem Kosten für die Abrechnung an den Geber zugeordnet werden können.

Im Gegensatz zur Buchhaltungsperiode kann die Abrechnungsperiode einer Buchungsposition im Projektcontrolling geändert werden. Die Änderung der Abrechnungsperiode ist sinnvoll, wenn die Abrechnung einer Ausgabe einem anderen Zeitabschnitt als der Buchhaltungsperiode zugeordnet werden muss.

In Analysen können die Kosten auf Abrechnungsperioden aufgeschlüsselt werden.

Abrechnungsposition

Eine Belegposition kann im Projektcontrolling zusätzlich aufgeteilt werden, wenn ein Geber beispielsweise die Kosten für einen Beleg nur teilweise übernimmt. Der Beleg wird dann auf zwei oder mehr Abrechnungspositionen aufgeteilt. Diese Anpassung geschieht im Projektcontrolling und hat keine Auswirkung auf die Projektbuchhaltung. Über die Organisationseinstellung kann detailliert festgelegt werden, ob eine solche Aufteilung ermöglicht wird oder nicht.

Abrechnungsquartal

Das Abrechnungsquartal ist das Kalenderquartal, in dem die Abrechnungsperiode der jeweiligen Buchungsposition liegt.
 
Im WINPACCS Projektcontrolling können in Analysen die Kosten auf Abrechnungsquartale aufgeschlüsselt werden.

Aufgeteilte Buchung

Zeigt an, ob die Buchungsposition im Projektcontrolling in Abrechnungspositionen aufgeteilt wurde.

AW

Abrechnungswährung

AW Betrag

Zeigt den Betrag in Abrechnungswährung an.

AW-Kurs

Zeigt den Kurs der Abrechnungswährung zur Ausgangswährung an.

AW-Schema

Um Abrechnungen in einer bestimmten (vom Geber geforderten) Währung vorzunehmen, können Abrechnungswährungsschemas genutzt werden. Neben der Währung werden innerhalb eines solchen Schemas auch die Einstellungen für den Umrechnungsmodus und die Wechselkurse erfasst. Auf diese Weise wird eine schnelle, automatische Umrechnung der Belege von Beleg- oder Hauswährung in die Abrechnungswährung ermöglicht.
 
Abrechnungswährungsschemas können aus einer Vorlage des Gebers in die Projektfinanzierung übernommen oder individuell angelegt werden.

AW-Schemanummer

Zeigt die eindeutige Nummer des AW-Schema an.

Belegdatum

Das Belegdatum entspricht dem Zahlungsdatum. Bei Belegen, die eine Zahlung dokumentieren (z.B. Kassenzettel, Quittungen) sollte das Datum auf dem Beleg im Feld Belegdatum eingegeben werden.

Das Datum auf einer Rechnung sollte hingegen im Feld Rechnungsdatum eingegeben werden. Das Belegdatum ist in diesem Fall das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde.

In WINPACCS Acounting kann das Format des Belegdatums unabhängig von der Benutzersprache eingestellt werden.

Belegnummer

In WINPACCS erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Belegnummer.

Wird ein Beleg auf mehrere Buchungen aufgeteilt, kann mit der Funktion "Folgebuchung" eine Belegnummer mehreren Buchungen zugeordnet werden.
 

Belegnummer Unternehmensbuchhaltung

Eine Buchung, die aus der Unternehmensbuchhaltung über die Schnittstelle in das WINPACCS Projektcontrolling übernommen wird, enthält die Belegnummer Unternehmensbuchhaltung. Die Nummer dient dazu, die Buchung in der Unternehmensbuchhaltung einem Beleg zuzuordnen. Da die Nummer in der Unternehmensbuchhaltung gegebenenfalls manuell erfasst werden kann, ist diese nicht zwingend eindeutig. Zur eindeutigen Identifizierung dient die Buchungsnummer Unternehmensbuchhaltung.

Belegposition

Eine Belegposition beschreibt einen einzelnen Buchungsdatensatz in WINPACCS. Jede Buchung besteht aus wenigstens zwei Belegpositionen, einer Soll- und einer Haben-Belegposition. Eine aufgeteilte Buchung kann aus vielen Belegpositionen bestehen. Auch das Buchen von Vorsteuer oder Quellensteuer führt zu mehreren Belegpositionen in einer Buchung.

Belegtyp

Der Belegtyp steuert als Eigenschaft eines Journals die Auswirkung der Buchungen auf den Jahresabschluss der Organisation:
 

·Bilanzwirksam - die Buchungen der Projektbuchhaltung werden im Jahresabschluss berücksichtigt und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

·Nachrichtlich - die Buchungen von Partnern dienen ggf. lediglich dem Verwendungsnachweis und werden im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (da die Zahlung an den Partner als Kosten gebucht wird). In diesem Fall werden die Buchungen nicht an die Projektbuchhaltung oder die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, sondern allein im Projektcontrolling dargestellt.
 

Bemerkung zur Buchung

Zeigt eine Bemerkung an, die in WINPACCS Accounting zu der Buchung erfasst wurde.

Bestellnummer

Eine Bestellnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen angegeben werden.

Buchhaltungsjahr

Das Buchhaltungsjahr umfasst alle Buchhaltungsperioden eines Kalenderjahres und kann im Projektcontrolling für Auswertungszwecke verwendet werden.

Buchhaltungsperiode

Die Buchhaltungsperiode umfasst alle Buchungen eines bestimmten Monats.

In der Projektbuchhaltung wird die Buchhaltungsperiode durch einen Monatsabschluss abgeschlossen. Buchungen aus abgeschlossenen Buchhaltungsperioden können nicht mehr verändert werden, da die Buchungsdaten an das Projektcontrolling und die Schnittstelle zur Unternehmensbuchhaltung weitergegeben sind. Stornierung und Umbuchung von Buchungen bereits abgeschlossener Buchhaltungsperioden sind in der aktuellen Buchhaltungsperiode möglich.

Innerhalb der Buchhaltungsperiode können als Belegdatum die Daten abgeschlossener Monate, nicht aber zukünftiger Monate verwendet werden.

Buchhaltungsquartal

Ein Buchhaltungsquartal umfasst ein Viertal eines Buchhaltungsjahres. In WINPACCS beginnt das erste Quartal immer am 1. Januar. Das Buchhaltungsquartal kann im Projektcontrolling für Auswertungszwecke verwendet werden.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem ein Beleg gebucht wird. Das Buchungsdatum wird automatisch gespeichert und kann nicht geändert werden.

Buchungsnummer

In WINPACCS Accounting erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Buchungsnummer. Im Gegensatz zur Belegnummer wird die Buchungsnummer auch bei einer Folgebuchung neu vergeben und identifiziert somit einen Beleg eindeutig.

Buchungsnummer Unternehmensbuchhaltung

Eine Buchung, die aus der Unternehmensbuchhaltung über die Schnittstelle übernommen wird, hat eine eindeutige Buchungsnummer aus der Unternehmensbuchhaltung. Die Nummer dient dazu, die Buchung in der Unternehmensbuchhaltung eindeutig zu identifizieren.

Buchungsstatus

Der Buchungsstatus zeigt in WINPACCS Accounting an, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Buchung befindet. Buchungen werden erst in der Projektbuchhaltung gebucht, dann mit Tages- oder Monatsabschlüssen in WINPACCS Cloud hochgeladen und dort manuell oder automatisch freigegeben. Nach der Freigabe werden die relevanten Buchungspositionen in das Projektcontrolling übernommen und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

Die folgenden Buchungsstatus bilden diesen Prozess ab:

•"Gebucht Projektbuchhaltung" (noch nicht in einem Abschluss enthalten, bestimmte Buchungsdaten können noch geändert werden),

•"Weitergegeben" (in einem Abschluss enthalten, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),

•"Freigegeben" (optional, die Buchung wurde in WINPACCS Cloud manuell oder automatisch geprüft, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),

•"Gebucht Unternehmensbuchhaltung" (optional, die Buchung wurde in der Unternehmensbuchhaltung gebucht, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar).

Buchungstext

Der Buchungstext erläutert den Geschäftsvorfall in wenigen Worten, um die Buchung nachvollziehbar zu machen.
 

BW

Belegwährung

BW Betrag

Zeigt den Betrag in Belegwährung an.

Digitaler Beleg

Ein digitaler Beleg beschreibt den eingescannten Papierbeleg, welcher einer Buchung hinzugefügt werden kann. Ein digitaler Beleg kann bei der Belegvorerfassung in WINPACCS Cashbook, beim Buchungsvorgang in WINPACCS Accounting oder auch direkt in die WINPACCS Cloud hochgeladen werden. Dort ist er mit einer Buchung verknüpft und kann für Prüfungszwecke eingesehen werden. Für das Prüfen eines digitalen Beleges steht in WINPACCS Cloud eine zusätzliche Funktion zur Verfügung.

Eigenbeleg

In der Buchhaltung gilt die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Es gibt jedoch Ausgaben, für die man keinen Beleg erhält, z.B. für eine Taxifahrt oder den Einkauf auf einem Markt. Damit die Ausgabe abrechnungsfähig ist, muss ein Mitarbeiter der Organisation einen Eigenbeleg erstellen.

Empfänger / Einzahler

Jeder Geldfluss findet zwischen einem Projekt und einem weiteren Beteiligten statt, z.B. einem Händler, einem Dienstleister, der Geschäftsstelle der eigenen Organisation, einem Partner oder einem fremden Projekt. Das Feld bezeichnet diesen Beteiligten. Je nachdem, ob es sich um eine Auszahlung oder Einzahlung handelt (WINPACCS Cashbook) oder um welchen Geschäftsvorfall es geht (WINPACCS Accounting), ist dieser zweite Beteiligte entweder ein Empfänger oder ein Einzahler.

Als Regel gilt: Bei einer Ausgabe ist der Name des Empfängers, bei einer Einnahme der Name des Einzahlers zu erfassen.

Erfassungsnummer

Jeder Beleg, der in WINPACCS Cashbook erfasst wird, erhält eine fortlaufende Erfassungsnummer. Die Erfassungsnummer identifiziert den Beleg innerhalb eines Kassenbuchs eindeutig und kann nicht geändert werden.

Erfassungssoftware

Die Erfassungssoftware ist das konkrete Softwareprodukt, in dem Buchungen erfasst werden. Wenn verschiedene Versionen einer Software Daten unterschiedlich handhaben, wird zusätzlich die Versionsnummer angegeben.

Die Angabe der Erfassungssoftware erfolgt für Journale der Journalklassen Projektbuchhaltung und Unternehmensbuchhaltung.

Externe Rechnungsnummer

Eine externe Rechnungsnummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Finanzierung

In WINPACCS stellt die Projektfinanzierung einen Vertrag mit einem Geber oder einen Beschluss der Organisation über die Verwendung von freien oder zweckgebundenen Mitteln für ein Projekt dar. In der Projektbuchhaltung wird die Projektfinanzierung Kostenbuchungen und Mittelversorgungen zugeordnet.

Im Projektcontrolling dient die Projektfinanzierung dem Nachweis der Ausgaben an den Geber bzw. das verantwortliche Gremium der Organisation. Anforderungen der Geber hinsichtlich der Berichtswährung und Nutzung von Kursen für die Abrechnung können in der Projektfinanzierung über ein Abrechnungswährungsschema erfüllt werden.

In WINPACCS kann außerdem festgestellt werden, welche Mittel einer Projektfinanzierung bereits geflossen sind bzw. welche Summe noch abgerufen werden kann.

Geändert am

Zeigt an, wann die Buchungsposition zuletzt bearbeitet wurde.

Geändert von

Zeigt an, welcher Benutzer die Buchungsposition zuletzt bearbeitet hat.

Geber

Als Geber wird diejenige Organisation bezeichnet, die die finanziellen Mittel für die Durchführung eines Projektes zur Verfügung stellt. Projekte können aber auch von mehr als einem Geber finanziert werden. In einem Projekt kann eine Finanzierung für die Mittel angelegt werden, die durch diesen Geber bereitgestellt werden. Die Kosten werden in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting eindeutig einer Finanzierung zugeordnet. Somit kann für jeden Beleg festgestellt werden, durch welchen Geber dieser Beleg finanziert wurde.
 

Gebernummer

Zeigt die Nummer des Gebers an, welcher der Buchungsposition über die Finanzierung zugeordnet ist.

Gebucht in Journal

Zeigt die Bezeichnung des Journals an, in dem die Buchungsposition gebucht wurde (relevant bei Buchungspositionen aus fremden Projekten).

Gebucht in Journalnummer

Zeigt die Nummer des Journals an, in dem die Buchungsposition gebucht wurde (relevant bei Buchungspositionen aus fremden Projekten).

Gebucht in Projekt

Zeigt die Bezeichnung des Projekts an, in dem die Buchungsposition gebucht wurde (relevant bei Buchungspositionen aus fremden Projekten).

Gebucht in Projektnummer

Zeigt die Nummer des Projekts an, in dem die Buchungsposition gebucht wurde (relevant bei Buchungspositionen aus fremden Projekten).

Gebucht von

Zeigt an, welcher Benutzer die Buchungsposition gebucht hat.

HW

Die Hauswährung ist die Währung, in der das Rechnungswesen der Geschäftsstelle geführt wird. In der Regel ist es die Währung des Landes, in dem die Organisation ihren Hauptsitz hat. In WINPACCS wird die Hauswährung mit "HW" abgekürzt.
 

HW Betrag

Zeigt den Betrag in Hauswährung an.

Interne Rechnungsnummer

Eine interne Rechnungsnummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Journal

Journale dienen zum Eintragen der Buchungen der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS ist jedem Journal eine Währung zugeordnet, d.h. wenn in einem Projekt mehrere Währungen genutzt werden, sind mehrere Journale anzulegen. Über das gleitende Mischkursverfahren erfolgt die Umrechnung der Belegwährung, welche dem Journal zugeordnet ist, in die Hauswährung.

Weiterhin können Journale Finanzierungen zugeordnet werden. WINPACCS unterstützt dabei die Darstellung der vertraglichen Vereinbarungen mit dem Geber. Falls notwendig, können geschlossene Geldkreisläufe genutzt werden, die das Mischen von Mitteln unterschiedlicher Geber verhindern. Dies setzt voraus, dass für die Mittel eines Gebers bzw. einer Finanzierung separate Bankkonten und Kassen genutzt werden.

Journalklasse

Die Journalklasse ist eine grundlegende Eigenschaft eines Journals, welche die Herkunft der Buchungen dieses Journals kennzeichnet. WINPACCS unterscheidet die folgenden Journalklassen:

Journalklasse "Projektbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche bilanzwirksam in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting gebucht wurden. Eine Besonderheit bildet die Journalklasse "Projektbuchhaltung (Kosten aus fremden Projekten)", welche die Buchungen enthält, die aus anderen Projekten auf das eigene Projekt gebucht wurden. Diese Journalklasse kann als einzige Buchungen in unterschiedlichen Belegwährungen enthalten.

Journalklasse "Unternehmensbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche über eine Schnittstelle aus der Unternehmensbuchhaltung nach WINPACCS übernommen wurden.

Journalklasse "Partnerbuchhaltung"

Kennzeichnet die Journalklasse für Buchungen, welche über eine Schnittstelle von einem Partner nachrichtlich übernommen wurden.
 

Journalnummer

Die Journalnummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Journal. Eine Journalnummer besteht aus maximal drei Zeichen, welche Zahlen oder auch Buchstaben enthalten können.

Konflikt

Als Konflikt wird im Projektcontrolling der Zustand zweier Buchungspositionen bezeichnet, wenn z.B. die Daten einer Stornobuchungsposition nicht mit den Daten der stornierten Buchungsposition übereinstimmen. Ein solcher Konflikt kann auftreten, wenn im Projektcontrolling beispielsweise die Budgetlinie einer Position geändert wurde und diese Position im Nachgang in der Projektbuchhaltung storniert wird.

Kontengruppe

Kontengruppen dienen der Gliederung der Kontenklassen des Hauptkontenrahmens. Kontengruppen untergliedern sich weiter in Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Kontenklasse

Kontenklassen dienen der systematischen Gliederung des Hauptkontenrahmens. Sie werden weiter untergliedert in Kontengruppen, Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Konto

Ein Konto ist Teil des Kontenrahmens. Als zentrales Element der Buchhaltung dient es zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS wird das System der doppelten Buchführung angewendet. Jeder Beleg wird auf zwei Konten erfasst, die Zuordnung auf der Soll- und Habenseite wird dabei durch die Auswahl der Vorgangsart und des Vorgangstyps unterstützt.
 

Kontonummer

Ein Konto dient als zentrales Element der Buchhaltung zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle; die Kontonummer dient zur eindeutigen Zuordnung innerhalb des Kontenrahmens. Die Länge der Kontonummern wird in WINPACCS in den Organisationseinstellungen einmalig definiert.
 

Land

Bezeichnet das Land, in welchem ein Projekt durchgeführt wird. Wird ein Projekt in mehreren Ländern durchgeführt, kann dieses als "überregional" gekennzeichnet werden.
 

Maschinelle Buchung

Eine maschinelle Buchung bezeichnet eine Buchung, die in WINPACCS bei bestimmten Vorgängen automatisch generiert wird. Dazu gehören beispielsweise die Umbewertungen, welche bei der Durchführung eines Monatsabschlusses generiert werden.
 

Menge

Die Menge kann im Rahmen des Mengenmonitorings für bestimmte Ausgaben einer Budgetlinie genutzt werden. Neben dem Buchungsbetrag gibt die Menge zusätzlich an, wie viel einer Mengeneinheit verbraucht wurde.

Beispiel: Für das Honorar eines Experten wurden 2.000,00 USD (Betrag) und 4 Fachkrafttage (Menge und Mengeneinheit) ausgegeben.

In einem Budget können neben den Beträgen auch die Mengen geplant werden.
 

Mengeneinheit

Eine Mengeneinheit gibt an, mit welcher Messgröße eine Position erfasst wird, wie z.B. "Expertentage" oder "Flüge". Mengeneinheiten können Budgetlinien zugeordnet werden und bei der Budgetplanung, in der Projektbuchhaltung sowie im Controlling verwendet werden. Mengeneinheiten können an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
 

Mischkurs Belegposition

Zeigt den Mischkurs an, mit dem der Hauswährungsbetrag dieser Buchungsposition ermittelt wurde.

Notiz im Projektcontrolling

Zeigt den Inhalt an, der im Konfigurationsbereich unter Notizen für die Buchungsposition erfasst wurde.

Partner

Partner sind in WINPACCS Partnerorganisationen, mit denen die eigene Organisation auf Projektebene zusammenarbeitet. Partner werden in WINPACCS Cloud erfasst, Projekten zugeordnet und können einzelnen Belegen bzw. Buchungen zugeordnet werden.

Partnernummer

Die Partnernummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für einen Partner. Es kann organisationsweit eingestellt werden, ob die Partnernummer obligatorisch ist und ob sie frei definiert werden kann (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) oder automatisch hochgezählt wird.
 

Personalnummer

Eine Personalnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.

Projekt

Der Begriff „Projekt“ wird in WINPACCS für ein thematisch, räumlich, wirtschaftlich und zeitlich abgegrenztes Maßnahmenbündel der Entwicklungszusammenarbeit oder humanitären Nothilfe mit zielorientierter Aufgabenstellung verwendet. Die Stammdaten und Einstellungen eines Projektes werden zentral in WINPACCS Cloud verwaltet. Für die eindeutige Kennung eines Projektes wird die Projektnummer verwendet.

Projektnummer

Die Projektnummer ist die eindeutige Kennung für ein Projekt und begleitet ein solches über die gesamte Laufzeit. Das Format der Projektnummer (z.B. die Länge, die Trennzeichen sowie die Verwendung von Zahlen und Buchstaben) kann an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
 

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum entspricht dem Datum der Ausstellung der Rechnung. Es befindet sich als Angabe auf jeder Rechnung.

Referenznummer

Eine Referenznummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Schecknummer

Eine Schecknummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.

Stornierte Buchungsposition

Eine stornierte Buchung ist eine Buchung, die nachvollziehbar durch eine Stornobuchung neutralisiert wurde. Dies ist z.B. bei Falscheingabe bestimmter Belegdaten notwendig. Stornierte Buchungen werden in WINPACCS gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.
 

Stornobuchungsposition

Eine Stornobuchung ist eine spezielle Buchung, welche die zu stornierende Buchung neutralisiert. Dies ist z.B. bei Falscheingabe bestimmter Belegdaten notwendig. Dabei wird in WINPACCS automatisch derselbe Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen und derselben Kontierung gebucht. Dem Buchungstext wird ein Hinweis auf die Stornierung und die Belegnummer der stornierten Buchung vorangestellt. Beide Buchungen bleiben sichtbar, sodass der Geschäftsvorfall nachvollzogen werden kann. Es besteht die Möglichkeit, eine Stornobuchung mit Korrekturbuchung durchzuführen, welche den Mischkurs der stornierten Buchung verwendet.
 

Umbuchung

Eine Umbuchung ist eine Buchung, welche eine Kosten- oder Ertragsbuchung auf ein anderes Konto bucht. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. Dabei wird in WINPACCS dem Buchungstext automatisch ein Hinweis auf die Umbuchung und die Belegnummer der umgebuchten Buchung vorangestellt.
 

Umgebuchte Buchungsposition

Eine umgebuchte Buchung ist eine Buchung, welche durch eine andere Buchung (die Umbuchung) auf ein anderes Konto gebucht wurde. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. In WINPACCS können Buchungen auf Kosten- oder Ertragskonten umgebucht werden. Eine umgebuchte Buchung wird als solche gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.

Umrechnungsbasis (HW/BW)

Verlangt ein Geber die Abrechnung der Belege in eine Abrechnungswährung, so kann als Umrechnungsbasis zur Umrechnung die Belegwährung oder die Hauswährung verwendet werden. Die Umrechnungsbasis beschreibt somit die Währung, welche als Grundlage für die Umrechnung verwendet wird. Der in WINPACCS angezeigte Kurs der Abrechnungswährung (AW-Kurs) bezieht sich auf die Umrechnungsbasis, die im Abrechnungswährungsschema definiert ist.
 

Unterkonto

Im Projektkontenrahmen können neben den Konten auch Unterkonten angelegt werden. Unterkonten ermöglichen eine detailliertere Aufgliederung z.B. der Kosten und Erträge. Sie ermöglichen auch eine eindeutige Zuordnung zu Bestandskonten, z.B. durch das Erstellen eines Forderungsunterkontos je Mitarbeiter.

Unterkontonummer

Die Unterkontonummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Unterkonto. Sie dient der Einordnung eines Unterkontos in den Projektkontenrahmen. Die Länge der Unterkontonummern wird in WINPACCS einmalig organisationsweit festgelegt.

Vertragsnummer

Eine Vertragsnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.
 

Vertraulich

In WINPACCS können bestimmte Daten als vertraulich markiert werden. Nur Benutzer, welche die Berechtigung haben, vertrauliche Daten einzusehen, können diese Daten einsehen und mit ihnen arbeiten. Als vertraulich können Journale, Budgets und Konten der Unternehmensbuchhaltung gekennzeichnet werden. Alle Buchungen in solchen Journalen oder auf einem solchen Konto werden ebenfalls automatisch als vertraulich gekennzeichnet.
 

Vorerfasst von

Zeigt an, welcher Kassierer den Beleg in WINPACCS Cashbook erfasst hat.

Vorgangsart

WINPACCS vereinfacht das Buchen durch vorkonfigurierte Geschäftsvorfälle, sogenannte Vorgangsarten. Diese ersetzen die klassische Soll-Haben-Erfassung und setzen keine tieferen Buchhaltungskenntnisse voraus. Viele Vorgangsarten sind zusätzlich in Vorgangstypen unterteilt, welche die Geschäftsvorfälle noch genauer abbilden. Die folgenden Vorgangsarten stehen in WINPACCS zur Verfügung:

·Mittelversorgung

·Mittelweitergabe

·Mitteltransfer im Journal

·Kosten

·Erträge

·Vorschusszahlung

·Mittelzugang

·Ausgleich von Verbindlichkeiten

·Mittelrückgabe

·Flexible Buchung

·Verrechnung offener Posten

Vorgangstyp

Viele der in WINPACCS verfügbaren Vorgangsarten sind zusätzlich in verschiedene Vorgangstypen unterteilt, welche den Benutzer dabei unterstützen, die Geschäftsvorfälle noch genauer abzubilden. Die folgenden Vorgangsarten und Vorgangstypen sind in WINPACCS verfügbar:

WP-PPI

Die WP-PPI ist die Abkürzung für WINPACCS Posting Position Identifier. Jede Buchungsposition aus WINPACCS Accounting erhält eine Nummer, die innerhalb der Organisation eindeutig ist. Werden Buchungen an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, ist eine Buchungsposition über die WP-PPI eindeutig identifizierbar.

Beispiel: Die WP-PPI 12165001000123000081002 setzt sich so zusammen:

·Projektnummer des buchenden Projekts (ohne Trennzeichen), 12165

·3 Stellen Journalnummer des buchenden Journals, 001

·6 Stellen Buchungsnummer (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 000123

·6 Stellen Belegnummer (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 000081

·3 Stellen Belegposition (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 002
 

[Bezeichnung der Budgetstruktur]

Eine Budgetstruktur ist ein selbst definierter Bereich eines Projektes, welcher zur Budgetierung und Kostenkontrolle genutzt werden kann. Beispiele für Budgetstrukturen sind die Anforderungen des Gebers oder die fachliche Gliederung eines Projektes.

Eine Budgetstruktur besteht aus mehreren Budgetlinien. Die Zuordnung der Kosten zu einer Budgetlinie erfolgt auf Belegebene und wird bereits in der Projektbuchhaltung in WINPACCS Accounting vorgenommen oder kann sogar in WINPACCS Cashbook vorerfasst werden. Im Gegensatz zur Kontierung eines Beleges kann die Zuordnung einer Budgetlinie in WINPACCS Accounting bis zum Monatsabschluss ohne Umbuchung geändert werden. Im WINPACCS Projektcontrolling steht die Budgetstruktur für umfangreiche Auswertungen zur Kostenkontrolle und Berichtserstellung zur Verfügung. Die Zuordnung eines Beleges zu einer Budgetlinie kann im Projektcontrolling auch nachträglich geändert werden.