Rechnungswesen > Journale der Projektbuchhaltung

Nutzen Sie diese Übersicht, um einen Überblick über die Buchhaltung Ihrer Projekte zu erhalten. Sie sehen die Journale aller Projekte, denen Sie als Benutzer zugeordnet sind.

Die Übersicht zeigt Ihnen, aus welchen Buchhaltungsperioden Abschlüsse vorliegen und in welchem Status sich diese Abschlüsse befinden.

Öffnen Sie einen Abschluss mit einem Doppelklick, um ihn freizugeben oder die Buchungen anzuzeigen.

Nutzen Sie die Tabelleneinstellungen und Schnellfilter, um Informationen zu recherchieren. Hier einige Beispiele:

▪Um Journale zu identifizieren, aus denen noch Abschlüsse fehlen, gruppieren Sie nach der Spalte Buchhaltungsperiode und geben Sie die Buchhaltungsperiode im Schnellfilter ein. Alle Journale, in denen die Buchhaltungsperiode noch nicht abgeschlossen ist, werden in einer Gruppe angezeigt (Das Feld Buchhaltungsperiode ist in diesen Journalen leer).

▪Filtern Sie nach Abschlusstyp Monatsabschluss und Status Abschluss Hochgeladen, um Monatsabschlüsse anzuzeigen, die noch freigegeben werden müssen.

▪Die Felder Abschluss geprüft am und Letzte Aktion am zeigen Ihnen, ob nach der Prüfung eines Abschlusses noch eine Aktion stattgefunden hat, z. B. ein Zusatzdokument hochgeladen wurde.

▪Filtern Sie über das Feld Suche nach einem Projekt, um alle Journale eines Projekts anzuzeigen.

HINWEIS: Wenn Sie sehr vielen Projekten zugeordnet sind, erhöhen Sie die Anzahl der angezeigten Elemente pro Seite links unterhalb der Tabelle. Gruppierungen enthalten nur Elemente, die auf der Seite angezeigt werden.

Schnellfilter

Buchhaltungsperiode

Geben Sie eine Buchhaltungsperiode ein, um die Abschlüsse dieser Periode aus allen Journalen anzuzeigen.

(Wenn zu einem Journal noch kein Abschluss zu dieser Periode vorliegt, ist das Feld in der Tabelle leer. Wenn ein Journal erst nach dieser Buchhaltungsperiode beginnt, wird es nicht angezeigt.)

Wenn Sie nichts eingeben, wird für jedes Journal die Buchhaltungsperiode des zuletzt hochgeladenen Abschlusses angezeigt.

Abgeschlossene Journale anzeigen

Zeigt zusätzlich die Journale an, die in WINPACCS Accounting abgeschlossen wurden und daher im Journalstatus Abgeschlossen sind.

Journalinformationen

Die folgenden Spalten zeigen Informationen zu den Journalen an.

Belegtyp	Der Belegtyp steuert als Eigenschaft eines Journals die Auswirkung der Buchungen auf den Jahresabschluss der Organisation: ·Bilanzwirksam - die Buchungen der Projektbuchhaltung werden im Jahresabschluss berücksichtigt und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben. ·Nachrichtlich - die Buchungen von Partnern dienen ggf. lediglich dem Verwendungsnachweis und werden im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (da die Zahlung an den Partner als Kosten gebucht wird). In diesem Fall werden die Buchungen nicht an die Projektbuchhaltung oder die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, sondern allein im Projektcontrolling dargestellt.
Buchungsberechtigte	Zeigt die Namen der Benutzer an, die dem Journal als Buchungsberechtigte zugeordnet sind.
BW	Die Belegwährung ist die Währung, in welcher der Betrag auf einem Beleg ausgewiesen ist. Für die Projektbuchhaltung werden die Belegwährungen in Journale getrennt. Die Umrechnung des Betrages von der Belegwährung in die Hauswährung erfolgt über das gleitende Mischkursverfahren.
Erfassungssoftware	Die Erfassungssoftware von Journalen in dieser Übersicht ist immer WINPACCS Accounting.
Erster möglicher Monatsabschluss	Zeigt die erste Periode an, die in dem Journal erfasst werden darf.
Freigabestatus	Zeigt an, ob das Journal freigegeben ist oder noch nicht freigegebene Änderungen daran vorliegen.
Gerätenummer	Bei der Registrierung einer Installation von WINPACCS Accounting muss eine Gerätenummer eingegeben werden. An der Gerätenummer erkennen Sie, von welchem Gerät und aus welcher Installation ein Abschluss hochgeladen wurde. In der Installationsverwaltung erhalten Sie weitere Informationen zu dem Gerät.
Journal	Zeigt die Bezeichnung des Journals an.
Journalart	Die Journalart eines Journals steuert unter anderem, welche Vorgangsarten, Vorgangstypen und Konten in einem Journal verfügbar sind.
Journalklasse	Journale in dieser Übersicht haben immer die Journalklasse Projektbuchhaltung. Solche Journale enthalten bilanzwirksame Buchungen aus WINPACCS Accounting.
Journalnummer	Die Journalnummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Journal. Eine Journalnummer besteht aus maximal drei Zeichen, welche Zahlen oder auch Buchstaben enthalten können.
Journalstatus	Um Buchungen in einem Journal erfassen zu können, muss das Journal von einem buchungsberechtigten Benutzer an einer Installation angenommen sein. Der Journalstatus beschreibt den dafür notwendigen Status in der WINPACCS Cloud bzw. WINPACCS Accounting. Beim Annehmen wird das Journal für andere Installationen der Projektbuchhaltung gesperrt. Es ist nicht sinnvoll, in der Projektbuchhaltung Journale gleichzeitig an unterschiedlichen Standorten zu nutzen. In WINPACCS Accounting zeigt der Journalstatus an, ob ein Journal angenommen ist und darin gebucht werden kann. Es gibt die folgenden Journalstatus: ·"Verfügbar" (Das Journal kann von der Installation angenommen werden.) ·"Angenommen" (Das Journal ist momentan von der Installation angenommen.) ·"Nicht verfügbar" (Das Journal kann nicht angenommen werden, weil eine andere Installation es angenommen hat.) ·"Abgeschlossen" (Das Journal wurde endgültig abgeschlossen und kann nicht mehr angenommen werden.) In WINPACCS Cloud kann der Verlauf des Journalstatus für jedes Journal installationsübergreifend eingesehen werden. Dort gibt es die folgenden Journalstatus: ·"Verfügbar" (Das Journal kann von einer Installation angenommen werden.) ·"Angenommen" (Das Journal ist momentan von einer Installation angenommen.) ·"Abgeschlossen" (Das Journal wurde endgültig abgeschlossen und kann von keiner Installation mehr angenommen werden.)
Projekt	Zeigt die Bezeichnung des Projekts an.
Projektland	Bezeichnet das Land, in welchem ein Projekt durchgeführt wird. Wird ein Projekt in mehreren Ländern durchgeführt, kann dieses als "überregional" gekennzeichnet werden.
Projektleiter	Der Name der Person ist in den Projektstammdaten hinterlegt.
Projektnummer	Die Projektnummer ist die eindeutige Kennung für ein Projekt und begleitet ein solches über die gesamte Laufzeit. Das Format der Projektnummer (z.B. die Länge, die Trennzeichen sowie die Verwendung von Zahlen und Buchstaben) kann an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
Projektstatus	Der Projektstatus steuert, wie ein Projekt in WINPACCS genutzt werden kann und welche Funktionen verfügbar sind.
Standort	Zeigt den Standort des Geräts an, der bei der Registrierung der Installation von WINPACCS Accounting eingegeben wurde. In der Installationsverwaltung erhalten Sie weitere Informationen zu dem Gerät.
Vertrauliches Journal	In WINPACCS können bestimmte Daten als vertraulich markiert werden. Nur Benutzer, welche die Berechtigung haben, vertrauliche Daten einzusehen, können diese Daten einsehen und mit ihnen arbeiten. Als vertraulich können Journale, Budgets und Konten der Unternehmensbuchhaltung gekennzeichnet werden. Alle Buchungen in solchen Journalen oder auf einem solchen Konto werden ebenfalls automatisch als vertraulich gekennzeichnet.

Informationen letztes Datenpaket

Die folgenden Spalten zeigen Informationen zu Abschlüssen an.

Abschluss geprüft	Zeigt an, ob der Abschluss als geprüft gekennzeichnet wurde.
Abschluss geprüft am	Zeigt an, wann ein Abschluss als geprüft gekennzeichnet wurde.
Abschlusstyp	Zeigt an, ob der Abschluss ein Monatsabschluss oder Tagesabschluss ist.
Bemerkung zum Abschluss	Öffnen Sie einen Abschluss und klicken Sie auf Bearbeiten, um eine Bemerkung einzugeben.
Buchhaltungsperiode	Wenn Sie den Schnellfilter Buchhaltungsperiode nicht nutzen: Das Feld zeigt die Buchhaltungsperiode des zuletzt hochgeladenen Abschlusses an. Wenn das Feld leer ist, liegt kein Abschluss aus diesem Journal vor. Wenn Sie den Schnellfilter Buchhaltungsperiode nutzen: Das Feld zeigt die eingegebene Buchhaltungsperiode an, wenn ein entsprechender Abschluss aus diesem Journal vorliegt. Wenn das Feld leer ist, liegt für die eingegebene Buchhaltungsperiode kein Abschluss vor.
Erste Belegnummer	Zeigt die Nummer des ersten Belegs an, der in dem Abschluss enthalten ist.
Erste Buchung am	Zeigt das Buchungsdatum des ersten Belegs an, der in dem Abschluss enthalten ist.
Erstellt am	Zeigt an, wann der Abschluss erstellt wurde. Zeitangaben in WINPACCS Cloud sind grundsätzlich in UTC.
Erstellt von	Zeigt an, welcher Buchhalter den Abschluss in WINPACCS Accounting erstellt hat.
Letzte Aktion	Zeigt die letzte Aktion an, die in den Eigenschaften des Abschlusses im Abschnitt Historie dokumentiert ist.
Letzte Aktion am	Zeigt an, wann die letzte Aktion zu diesem Abschluss durchgeführt wurde.
Letzte Belegnummer	Zeigt die Nummer des letzten Belegs an, der in dem Abschluss enthalten ist.
Letzte Buchung am	Zeigt das Buchungsdatum des letzten Belegs an, der in dem Abschluss enthalten ist.
Mischkurs Anfang	Zeigt den Mischkurs der ersten Buchung an, die in dem Abschluss enthalten ist.
Mischkurs Ende	Zeigt den Mischkurs der letzten Buchung an, die in dem Abschluss enthalten ist.
Status Abschluss	Ein Abschluss kann in einem der folgenden Status sein: ▪Hochgeladen (Der Abschluss wurde von WINPACCS Accounting nach WINPACCS Cloud übertragen, aber noch nicht freigegeben.) ▪Freigegeben (Der Abschluss wurde manuell oder automatisch in WINPACCS Cloud freigegeben.) ▪Gebucht Unternehmensbuchhaltung (Der Abschluss wurde an die Unternehmensbuchhaltung übertragen und dort gebucht.) ▪Zurückgewiesen in WINPACCS Cloud (Ggf. wurde in den Eigenschaften des Abschlusses in der Historie eine Begründung erfasst und ein Zusatzdokument zur Erläuterung hochgeladen.) ▪Zurückgewiesen in Unternehmensbuchhaltung (Der Abschluss wurde in der Unternehmensbuchhaltung aufgrund eines Fehlers zurückgewiesen.)
Zusatzdokumente	Zeigt die Anzahl der Zusatzdokumente an, die zu dem Abschluss hochgeladen wurden. Um Zusatzdokumente zu einem Abschluss hochzuladen, öffnen Sie den Abschluss und nutzen Sie im Abschnitt Zusatzdokumente die Funktion Zusatzdokument hochladen ().

Funktionen

	Journal anzeigen	Öffnet die Eigenschaften des Journals.
	Datenpaket anzeigen	Öffnet die Eigenschaften des letzten hochgeladenen Abschlusses.
	Drucken	Erzeugt ein PDF-Dokument aus der Übersicht, in dem alle Tabelleneinstellungen berücksichtigt sind.
	Exportieren	Erzeugt ein PDF- oder Excel-Dokument aus der Übersicht, in dem alle Tabelleneinstellungen berücksichtigt sind.