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Zeigt die Eigenschaften der ausgewählten Belegposition an.

Drucken

Wenn keine Buchungspositionen ausgewählt sind, wird ein PDF-Dokument aus der Buchungsübersicht erzeugt. Tabelleneinstellungen wie Filter, Sortierungen und Gruppierungen sowie zusätzlich eingeblendete Spalten werden dabei berücksichtigt.

Wenn Buchungspositionen ausgewählt sind, sind außerdem folgende Berichte verfügbar:

Exportieren

Exportiert die Buchungsübersicht im Excel-, PDF-, CSV- oder RTF-Format. Tabelleneinstellungen wie Filter, Sortierungen und Gruppierungen sowie zusätzlich eingeblendete Spalten werden dabei berücksichtigt.

Digitale Belege hochladen

Nutzen Sie diese Funktion, um digitale Belege hochzuladen.

Je nachdem, welches Verfahren Sie nutzen, können Sie hier unterschiedliche Dateien hochladen:

▪Anhänge zu Abschlüssen, die beim vorgelagerten Scannen in WINPACCS Accounting entstehen

▪Anhänge zu Belegstapeln, die beim vorgelagerten Scannen in WINPACCS Cashbook entstehen

▪Belegscans mit Barcode, die Sie beim nachgelagerten Scannen erzeugen

Diese digitalen Belege werden automatisch richtig zugeordnet. Um einzelne digitale Belege manuell bestimmten Buchungen zuzuordnen oder einen digitalen Beleg zu aktualisieren, öffnen Sie die Buchung und nutzen Sie die Funktion Digitale Belege ().

Mehr über die unterschiedlichen Verfahren erfahren Sie im White Paper Digitale Belege in WINPACCS, das Sie im Kundenportal auf www.winpaccs.com finden.

Digitale Belege herunterladen

Lädt die aktuelle Version der digitalen Belege aller ausgewählten Belegpositionen in einer ZIP-Datei herunter.

Anlagegut

Ein Anlagegut ist ein materieller Vermögensgegenstand eines Projekts, der dort über einen längeren Zeitraum genutzt wird, z.B. ein Fahrzeug, ein Gebäude oder ein Laptop.

Anlagenummer

Die Anlagenummer beschreibt die eindeutige Nummer eines Anlagegutes. Sie wird in WINPACCS automatisch vergeben und bleibt bei der Weitergabe des Anlagegutes an ein anderes Projekt erhalten.

Anlagetyp

Der Anlagetyp dient dazu, Anlagegütern einer bestimmten Art einheitliche Eigenschaften zuzuweisen. Beispiele für Anlagetypen sind "Fahrzeuge" oder "Baumaschinen". Der Anlagetyp wird in WINPACCS einem Konto zugeordnet; einem Konto können mehrere Anlagetypen zugeordnet sein.

Ein Anlagegut ist genau einem Anlagetyp zugeordnet. Abhängig des Anlagetyps werden zu diesem Anlagegut weitere unternehmensspezifische Felder angezeigt. Bei Fahrzeugen kann das z.B. die Fahrgestellnummer sein, bei Gebäuden die Adresse und die Grundfläche. Der Anlagetyp gibt die kalkulatorische Nutzungsdauer eines Anlagegutes vor.

Belegdatum

Das Belegdatum entspricht dem Zahlungsdatum. Bei Belegen, die eine Zahlung dokumentieren (z.B. Kassenzettel, Quittungen) sollte das Datum auf dem Beleg im Feld Belegdatum eingegeben werden.

Das Datum auf einer Rechnung sollte hingegen im Feld Rechnungsdatum eingegeben werden. Das Belegdatum ist in diesem Fall das Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde.

In WINPACCS Acounting kann das Format des Belegdatums unabhängig von der Benutzersprache eingestellt werden.

Belegnummer

In WINPACCS erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Belegnummer.

Wird ein Beleg auf mehrere Buchungen aufgeteilt, kann mit der Funktion "Folgebuchung" eine Belegnummer mehreren Buchungen zugeordnet werden.
 

Belegposition

Eine Belegposition beschreibt einen einzelnen Buchungsdatensatz in WINPACCS. Jede Buchung besteht aus wenigstens zwei Belegpositionen, einer Soll- und einer Haben-Belegposition. Eine aufgeteilte Buchung kann aus vielen Belegpositionen bestehen. Auch das Buchen von Vorsteuer oder Quellensteuer führt zu mehreren Belegpositionen in einer Buchung.

Bemerkung zur Buchung

Die Bemerkung zur Buchung bietet dem Buchhalter in WINPACCS Accounting weitere Möglichkeiten zur Erläuterung der Buchung, wenn nicht genug Zeichen für den Buchungstext zur Verfügung stehen.
 

Bestellnummer

Eine Bestellnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen angegeben werden.

Bewegung

Bewegungen von Anlagegütern ergeben sich aus den einzelnen Geschäftsvorfällen, die ein Anlagegut betreffen, bspw. Zugänge, Zuschreibungen, Kostenminderungen und Abgänge.

Buchungen in der Projektbuchhaltung auf Konten der Kontengruppe "Anlagegut" führen in der WINPACCS Anlagenverwaltung zu Bewegungen bei Anlagegütern.

Beispiel: Die Buchung der Beschaffung eines neuen Anlageguts in der Projektbuchhaltung führt zu der Bewegung "Zugang aus Kauf" für ein neues Anlagegut.

Bewegungen, die keine Geldflüsse betreffen und daher nicht in der Projektbuchhaltung gebucht werden, werden in WINPACCS Cloud erfasst.

Beispiel: Die Übergabe eines noch nutzbaren Anlageguts am Ende des Projektes an den Projektpartner wird mit der Bewegung "Weitergabe an Partner" erfasst.

Kalkulatorische Wertminderungen werden in WINPACCS nicht als Bewegung betrachtet.
 

Buchhalter

Der Buchhalter ist der Benutzer, der einen Beleg in der Projektbuchhaltung WINPACCS Accounting in einem Journal gebucht hat. Nur Benutzer, die einem Journal als Buchungsberechtigte zugeordnet sind, können darin Belege buchen.

Buchhaltungsperiode

Die Buchhaltungsperiode umfasst alle Buchungen eines bestimmten Monats.

In der Projektbuchhaltung wird die Buchhaltungsperiode durch einen Monatsabschluss abgeschlossen. Buchungen aus abgeschlossenen Buchhaltungsperioden können nicht mehr verändert werden, da die Buchungsdaten an das Projektcontrolling und die Schnittstelle zur Unternehmensbuchhaltung weitergegeben sind. Stornierung und Umbuchung von Buchungen bereits abgeschlossener Buchhaltungsperioden sind in der aktuellen Buchhaltungsperiode möglich.

Innerhalb der Buchhaltungsperiode können als Belegdatum die Daten abgeschlossener Monate, nicht aber zukünftiger Monate verwendet werden.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum ist das Datum, an dem ein Beleg gebucht wird. Das Buchungsdatum wird automatisch gespeichert und kann nicht geändert werden.

Buchungsnummer

In WINPACCS Accounting erhält jede Buchung automatisch eine fortlaufende, nicht änderbare Buchungsnummer. Im Gegensatz zur Belegnummer wird die Buchungsnummer auch bei einer Folgebuchung neu vergeben und identifiziert somit einen Beleg eindeutig.

Buchungsstatus

Der Buchungsstatus zeigt in WINPACCS Accounting an, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Buchung befindet. Buchungen werden erst in der Projektbuchhaltung gebucht, dann mit Tages- oder Monatsabschlüssen in WINPACCS Cloud hochgeladen und dort manuell oder automatisch freigegeben. Nach der Freigabe werden die relevanten Buchungspositionen in das Projektcontrolling übernommen und über eine Schnittstelle an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben.

Die folgenden Buchungsstatus bilden diesen Prozess ab:

•"Gebucht Projektbuchhaltung" (noch nicht in einem Abschluss enthalten, bestimmte Buchungsdaten können noch geändert werden),

•"Weitergegeben" (in einem Abschluss enthalten, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),

•"Freigegeben" (optional, die Buchung wurde in WINPACCS Cloud manuell oder automatisch geprüft, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar),

•"Gebucht Unternehmensbuchhaltung" (optional, die Buchung wurde in der Unternehmensbuchhaltung gebucht, evtl. noch Zusatzinformationen änderbar).

Buchungstext

Der Buchungstext erläutert den Geschäftsvorfall in wenigen Worten, um die Buchung nachvollziehbar zu machen.
 

BW

Die Belegwährung ist die Währung, in welcher der Betrag auf einem Beleg ausgewiesen ist.

Für die Projektbuchhaltung werden die Belegwährungen in Journale getrennt. Die Umrechnung des Betrages von der Belegwährung in die Hauswährung erfolgt über das gleitende Mischkursverfahren.

Die folgenden Spalten sind verfügbar, um den Betrag in Belegwährung anzuzeigen:

Digitale Belege Anzahl

Zeigt die Anzahl der Dateien an, die dem Beleg als digitale Belege angehängt wurden. Nur aktuelle Versionen werden gezählt.

Digitale Belege Größe

Zeigt die Gesamtgröße aller angehängten digitalen Belege an.

Digitale Belege Status

Zeigt an, ob zu dem Beleg ein digitaler Beleg verfügbar oder nicht verfügbar ist und dieser bereits geprüft wurde. Wenn digitale Belege geprüft sind, können keine weiteren Belege zu den entsprechenden Buchungen hochgeladen werden und die digitalen Belege nicht mehr aktualisiert werden. Um einen digitalen Beleg als geprüft zu kennzeichnen, öffnen Sie die Belegposition und nutzen Sie die Funktion Prüfstatus setzen.

Eigenbeleg

In der Buchhaltung gilt die Regel: Keine Buchung ohne Beleg. Es gibt jedoch Ausgaben, für die man keinen Beleg erhält, z.B. für eine Taxifahrt oder den Einkauf auf einem Markt. Damit die Ausgabe abrechnungsfähig ist, muss ein Mitarbeiter der Organisation einen Eigenbeleg erstellen.

Empfänger/Einzahler

Jeder Geldfluss findet zwischen einem Projekt und einem weiteren Beteiligten statt, z.B. einem Händler, einem Dienstleister, der Geschäftsstelle der eigenen Organisation, einem Partner oder einem fremden Projekt. Das Feld bezeichnet diesen Beteiligten. Je nachdem, ob es sich um eine Auszahlung oder Einzahlung handelt (WINPACCS Cashbook) oder um welchen Geschäftsvorfall es geht (WINPACCS Accounting), ist dieser zweite Beteiligte entweder ein Empfänger oder ein Einzahler.

Als Regel gilt: Bei einer Ausgabe ist der Name des Empfängers, bei einer Einnahme der Name des Einzahlers zu erfassen.

Erfasser

Der Erfasser ist der Benutzer, der einen Beleg in WINPACCS Cashbook in einem Kassenbuch vorerfasst hat. Nur Benutzer, die einem Kassenbuch als Kassenbuchverantwortliche oder Kassenbuchstellvertreter zugeordnet sind, können darin Belege erfassen.

Erfassungsnummer

Jeder Beleg, der in WINPACCS Cashbook erfasst wird, erhält eine fortlaufende Erfassungsnummer. Die Erfassungsnummer identifiziert den Beleg innerhalb eines Kassenbuchs eindeutig und kann nicht geändert werden.

Externe Rechnungsnummer

Eine externe Rechnungsnummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Finanzierung

In WINPACCS stellt die Projektfinanzierung einen Vertrag mit einem Geber oder einen Beschluss der Organisation über die Verwendung von freien oder zweckgebundenen Mitteln für ein Projekt dar. In der Projektbuchhaltung wird die Projektfinanzierung Kostenbuchungen und Mittelversorgungen zugeordnet.

Im Projektcontrolling dient die Projektfinanzierung dem Nachweis der Ausgaben an den Geber bzw. das verantwortliche Gremium der Organisation. Anforderungen der Geber hinsichtlich der Berichtswährung und Nutzung von Kursen für die Abrechnung können in der Projektfinanzierung über ein Abrechnungswährungsschema erfüllt werden.

In WINPACCS kann außerdem festgestellt werden, welche Mittel einer Projektfinanzierung bereits geflossen sind bzw. welche Summe noch abgerufen werden kann.

Fremde Finanzierung

Wenn der Beleg einem fremden Projekt zugeordnet ist, wird hier die Finanzierung des fremden Projekts angezeigt.

Fremde Projektnummer

Wenn der Beleg einem fremden Projekt zugeordnet ist, wird hier die Projektnummer des fremden Projekts angezeigt.

Fremdes Projekt

Aus Sicht der Projektbuchhaltung ist das Projekt, in dessen Journalen Buchungen erfasst werden, das eigene Projekt. Ein fremdes Projekt ist ein anderes Projekt der gleichen Organisation, dessen Buchhaltung von der Buchhaltung des eigenen Projekts zu trennen ist. Es kann vorkommen, dass in den Journalen eines eigenen Projekts Geschäftsvorfälle gebucht werden müssen, die nicht das eigene Projekt betreffen, sondern ein anderes, fremdes Projekt. In WINPACCS können Sie in bestimmten Geschäftsvorfällen fremde Projekte zuordnen: Die Buchung selbst wird zwar in einem Journal des eigenen Projekts erfasst. Über ein Auswahlfeld ordnen Sie die Belegpositionen (z. B. Kosten oder Forderungen) jedoch einem fremden Projekt zu.
 
Beispiele für das Buchen auf fremde Projekte:

·Im Projektland existiert nur ein Bankkonto, welches alle Projekte im Land nutzen. Deshalb wird in einem Projekt für alle Projekte, welche dieses Bankkonto nutzen, die Buchhaltung geführt. Die einzelnen Buchungen werden dabei den fremden Projekten zugeordnet.

·Ein Regional- oder Landesbüro zahlt sämtliche Kosten aller Projekte in der Region bzw. dem Land. In der Buchhaltung des Büros werden diese Kosten den einzelnen fremden Projekten zugeordnet.

·Ein bestimmtes Projekt erhält vor Ort Finanzmittel, die zur Weiterverteilung an fremde Projekte bestimmt sind.
 

HW

Die Hauswährung ist die Währung, in der das Rechnungswesen der Geschäftsstelle geführt wird. In der Regel ist es die Währung des Landes, in dem die Organisation ihren Hauptsitz hat. In WINPACCS wird die Hauswährung mit "HW" abgekürzt.
 

Die folgenden Spalten sind verfügbar, um den Betrag in Hauswährung anzuzeigen:

Interne Rechnungsnummer

Eine interne Rechnungsnummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Journal

Journale dienen zum Eintragen der Buchungen der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS ist jedem Journal eine Währung zugeordnet, d.h. wenn in einem Projekt mehrere Währungen genutzt werden, sind mehrere Journale anzulegen. Über das gleitende Mischkursverfahren erfolgt die Umrechnung der Belegwährung, welche dem Journal zugeordnet ist, in die Hauswährung.

Weiterhin können Journale Finanzierungen zugeordnet werden. WINPACCS unterstützt dabei die Darstellung der vertraglichen Vereinbarungen mit dem Geber. Falls notwendig, können geschlossene Geldkreisläufe genutzt werden, die das Mischen von Mitteln unterschiedlicher Geber verhindern. Dies setzt voraus, dass für die Mittel eines Gebers bzw. einer Finanzierung separate Bankkonten und Kassen genutzt werden.

Journalnummer

Die Journalnummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Journal. Eine Journalnummer besteht aus maximal drei Zeichen, welche Zahlen oder auch Buchstaben enthalten können.

Kontengruppe

Kontengruppen dienen der Gliederung der Kontenklassen des Hauptkontenrahmens. Kontengruppen untergliedern sich weiter in Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Kontenklasse

Kontenklassen dienen der systematischen Gliederung des Hauptkontenrahmens. Sie werden weiter untergliedert in Kontengruppen, Konten und Unterkonten.

Darstellung der in WINPACCS verfügbaren Kontenklassen und -gruppen:

Konto

Ein Konto ist Teil des Kontenrahmens. Als zentrales Element der Buchhaltung dient es zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle.

In WINPACCS wird das System der doppelten Buchführung angewendet. Jeder Beleg wird auf zwei Konten erfasst, die Zuordnung auf der Soll- und Habenseite wird dabei durch die Auswahl der Vorgangsart und des Vorgangstyps unterstützt.
 

Konto Haben

Zeigt die Kontobezeichnung der Haben-Teilbuchung an.

Konto Soll

Zeigt die Kontobezeichnung der Soll-Teilbuchung an.

Konto-/Unterkontonummer

Zeigt die Kontonummer gefolgt von der Unterkontonummer an, getrennt durch ein Leerzeichen.

Kontonummer

Ein Konto dient als zentrales Element der Buchhaltung zur Kategorisierung der Geschäftsvorfälle; die Kontonummer dient zur eindeutigen Zuordnung innerhalb des Kontenrahmens. Die Länge der Kontonummern wird in WINPACCS in den Organisationseinstellungen einmalig definiert.
 

Kontonummer Haben

Zeigt das Konto der Haben-Teilbuchung an.

Kontonummer Soll

Zeigt das Konto der Soll-Teilbuchung an.

Kostenstelle

Eine Kostenstelle ist ein Bereich der Organisation, dem Kosten (seltener auch Erträge), welche im Projekt entstehen, beim Buchen in der Projektbuchhaltung zugeordnet werden können. Die einer Kostenstelle zugeordneten Kosten werden nicht im Projektcontrolling angezeigt und mindern nicht das Projektbudget.

Beispiel: Für den Jahresbericht entstehen vor Ort im Projektland Reisekosten, welche zwar in der Projektbuchhaltung gebucht, aber der Kostenstelle "Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit" zugeordnet werden.

Kostenstellen werden in der Projektbuchhaltung beim Buchen von Belegen zugeordnet und sind unabhängig von anderen Ordnungskriterien wie Kostenarten, Finanzierungen oder Budgetstrukturen.
 

Im Funktionsbereich Rechnungswesen können Sie beliebige organisationsweit gültige Kostenstellen definieren.

Die Nutzung von Kostenstellen setzt voraus, dass die Funktion "Buchen auf fremde Projekte" aktiviert ist.

Kostenstellennummer

Zeigt die eindeutige Nummer der Kostenstelle an.

Maschinelle Buchung

Eine maschinelle Buchung bezeichnet eine Buchung, die in WINPACCS bei bestimmten Vorgängen automatisch generiert wird. Dazu gehören beispielsweise die Umbewertungen, welche bei der Durchführung eines Monatsabschlusses generiert werden.
 

Menge

Die Menge kann im Rahmen des Mengenmonitorings für bestimmte Ausgaben einer Budgetlinie genutzt werden. Neben dem Buchungsbetrag gibt die Menge zusätzlich an, wie viel einer Mengeneinheit verbraucht wurde.

Beispiel: Für das Honorar eines Experten wurden 2.000,00 USD (Betrag) und 4 Fachkrafttage (Menge und Mengeneinheit) ausgegeben.

In einem Budget können neben den Beträgen auch die Mengen geplant werden.
 

Diese Spalte ist nur unter Projekte > [Ihr Projekt] > Buchungen (WINPACCS Accounting 4) verfügbar, nicht im Rechnungswesen.

Mengeneinheit

Eine Mengeneinheit gibt an, mit welcher Messgröße eine Position erfasst wird, wie z.B. "Expertentage" oder "Flüge". Mengeneinheiten können Budgetlinien zugeordnet werden und bei der Budgetplanung, in der Projektbuchhaltung sowie im Controlling verwendet werden. Mengeneinheiten können an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
 

Diese Spalte ist nur unter Projekte > [Ihr Projekt] > Buchungen (WINPACCS Accounting 4) verfügbar, nicht im Rechnungswesen.

Mischkurs Belegposition

Zeigt den Mischkurs an, der für die Belegposition verwendet wurde. Wenn zum Beispiel offene Posten ausgeglichen werden, kann sich der Mischkurs der einzelnen Teilbuchungen unterscheiden.

Mischkurs Buchung

Zeigt den Mischkurs an, der für die Buchung verwendet wurde.

Wenn bei der Buchung der Betrag in Hauswährung manuell eingegeben wurde, zeigt das Feld den Kurs an, der sich aus dem Betrag in Belegwährung und dem Betrag in Hauswährung ergibt.

Partner

Partner sind in WINPACCS Partnerorganisationen, mit denen die eigene Organisation auf Projektebene zusammenarbeitet. Partner werden in WINPACCS Cloud erfasst, Projekten zugeordnet und können einzelnen Belegen bzw. Buchungen zugeordnet werden.

Partnernummer

Die Partnernummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für einen Partner. Es kann organisationsweit eingestellt werden, ob die Partnernummer obligatorisch ist und ob sie frei definiert werden kann (Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) oder automatisch hochgezählt wird.
 

Personalnummer

Eine Personalnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.

Projekt

Der Begriff „Projekt“ wird in WINPACCS für ein thematisch, räumlich, wirtschaftlich und zeitlich abgegrenztes Maßnahmenbündel der Entwicklungszusammenarbeit oder humanitären Nothilfe mit zielorientierter Aufgabenstellung verwendet. Die Stammdaten und Einstellungen eines Projektes werden zentral in WINPACCS Cloud verwaltet. Für die eindeutige Kennung eines Projektes wird die Projektnummer verwendet.

Projektland

Bezeichnet das Land, in welchem ein Projekt durchgeführt wird. Wird ein Projekt in mehreren Ländern durchgeführt, kann dieses als "überregional" gekennzeichnet werden.
 

Projektnummer

Die Projektnummer ist die eindeutige Kennung für ein Projekt und begleitet ein solches über die gesamte Laufzeit. Das Format der Projektnummer (z.B. die Länge, die Trennzeichen sowie die Verwendung von Zahlen und Buchstaben) kann an die Organisationsanforderungen angepasst werden.
 

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum entspricht dem Datum der Ausstellung der Rechnung. Es befindet sich als Angabe auf jeder Rechnung.

Referenznummer

Eine Referenznummer kann bei Buchungen als Zusatzinformation mit angegeben werden.
 

Schecknummer

Eine Schecknummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.

Stornierte Buchungsposition

Eine stornierte Buchung ist eine Buchung, die nachvollziehbar durch eine Stornobuchung neutralisiert wurde. Dies ist z.B. bei Falscheingabe bestimmter Belegdaten notwendig. Stornierte Buchungen werden in WINPACCS gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.
 

Stornobuchungsposition

Eine Stornobuchung ist eine spezielle Buchung, welche die zu stornierende Buchung neutralisiert. Dies ist z.B. bei Falscheingabe bestimmter Belegdaten notwendig. Dabei wird in WINPACCS automatisch derselbe Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen und derselben Kontierung gebucht. Dem Buchungstext wird ein Hinweis auf die Stornierung und die Belegnummer der stornierten Buchung vorangestellt. Beide Buchungen bleiben sichtbar, sodass der Geschäftsvorfall nachvollzogen werden kann. Es besteht die Möglichkeit, eine Stornobuchung mit Korrekturbuchung durchzuführen, welche den Mischkurs der stornierten Buchung verwendet.
 

Umbuchung

Eine Umbuchung ist eine Buchung, welche eine Kosten- oder Ertragsbuchung auf ein anderes Konto bucht. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. Dabei wird in WINPACCS dem Buchungstext automatisch ein Hinweis auf die Umbuchung und die Belegnummer der umgebuchten Buchung vorangestellt.
 

Umgebuchte Buchungsposition

Eine umgebuchte Buchung ist eine Buchung, welche durch eine andere Buchung (die Umbuchung) auf ein anderes Konto gebucht wurde. Dies ist z.B. notwendig, wenn bei der Auswahl des Kostenkontos eine falsche Eingabe gemacht wurde. In WINPACCS können Buchungen auf Kosten- oder Ertragskonten umgebucht werden. Eine umgebuchte Buchung wird als solche gekennzeichnet, der Inhalt der Buchungen wird jedoch nicht verändert.

Unterkonto

Im Projektkontenrahmen können neben den Konten auch Unterkonten angelegt werden. Unterkonten ermöglichen eine detailliertere Aufgliederung z.B. der Kosten und Erträge. Sie ermöglichen auch eine eindeutige Zuordnung zu Bestandskonten, z.B. durch das Erstellen eines Forderungsunterkontos je Mitarbeiter.

Unterkonto Haben

Zeigt die Unterkontobezeichnung der Haben-Teilbuchung an.

Unterkonto Soll

Zeigt die Unterkontobezeichnung der Soll-Teilbuchung an.

Unterkontonummer

Die Unterkontonummer ist die eindeutige Kurzbezeichnung für ein Unterkonto. Sie dient der Einordnung eines Unterkontos in den Projektkontenrahmen. Die Länge der Unterkontonummern wird in WINPACCS einmalig organisationsweit festgelegt.

Unterkontonummer Haben

Zeigt das Unterkonto der Haben-Teilbuchung an.

Unterkontonummer Soll

Zeigt das Unterkonto der Soll-Teilbuchung an.

Vertragsnummer

Eine Vertragsnummer kann als Zusatzinformation bei Buchungen mit angegeben werden.
 

Vertraulich

In WINPACCS können bestimmte Daten als vertraulich markiert werden. Nur Benutzer, welche die Berechtigung haben, vertrauliche Daten einzusehen, können diese Daten einsehen und mit ihnen arbeiten. Als vertraulich können Journale, Budgets und Konten der Unternehmensbuchhaltung gekennzeichnet werden. Alle Buchungen in solchen Journalen oder auf einem solchen Konto werden ebenfalls automatisch als vertraulich gekennzeichnet.
 

Vorgangsart

WINPACCS vereinfacht das Buchen durch vorkonfigurierte Geschäftsvorfälle, sogenannte Vorgangsarten. Diese ersetzen die klassische Soll-Haben-Erfassung und setzen keine tieferen Buchhaltungskenntnisse voraus. Viele Vorgangsarten sind zusätzlich in Vorgangstypen unterteilt, welche die Geschäftsvorfälle noch genauer abbilden. Die folgenden Vorgangsarten stehen in WINPACCS zur Verfügung:

·Mittelversorgung

·Mittelweitergabe

·Mitteltransfer im Journal

·Kosten

·Erträge

·Vorschusszahlung

·Mittelzugang

·Ausgleich von Verbindlichkeiten

·Mittelrückgabe

·Flexible Buchung

·Verrechnung offener Posten

Vorgangstyp

Viele der in WINPACCS verfügbaren Vorgangsarten sind zusätzlich in verschiedene Vorgangstypen unterteilt, welche den Benutzer dabei unterstützen, die Geschäftsvorfälle noch genauer abzubilden. Die folgenden Vorgangsarten und Vorgangstypen sind in WINPACCS verfügbar:

WP-PPI

Die WP-PPI ist die Abkürzung für WINPACCS Posting Position Identifier. Jede Buchungsposition aus WINPACCS Accounting erhält eine Nummer, die innerhalb der Organisation eindeutig ist. Werden Buchungen an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben, ist eine Buchungsposition über die WP-PPI eindeutig identifizierbar.

Beispiel: Die WP-PPI 12165001000123000081002 setzt sich so zusammen:

·Projektnummer des buchenden Projekts (ohne Trennzeichen), 12165

·3 Stellen Journalnummer des buchenden Journals, 001

·6 Stellen Buchungsnummer (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 000123

·6 Stellen Belegnummer (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 000081

·3 Stellen Belegposition (ggf. mit Nullen aufgefüllt), 002
 

[Budgetstruktur] - Code

Zeigt den Code der Budgetlinie an, welcher der Beleg zugeordnet ist. Die Bezeichnung der Budgetstruktur steht im Spaltentitel.

Diese Spalte ist nur unter Projekte > [Ihr Projekt] > Buchungen (WINPACCS Accounting 4) verfügbar, nicht im Rechnungswesen.

[Budgetstruktur] - Name

Zeigt die Bezeichnung der Budgetlinie an, welcher der Beleg zugeordnet ist. Die Bezeichnung der Budgetstruktur steht im Spaltentitel.

Diese Spalte ist nur unter Projekte > [Ihr Projekt] > Buchungen (WINPACCS Accounting 4) verfügbar, nicht im Rechnungswesen.