Controlling > Analysen > Neue Analyse erstellen

Wenn Sie die Funktion Analyse > Neue erstellen nutzen oder im Abschnitt Analysen (Navigationsbereich) auf klicken, öffnet sich ein Assistent. Dieser Assistent hilft Ihnen, Schritt für Schritt eine neue Analyse zu erstellen.

Alle Einstellungen einer geöffneten Analyse werden unter Konfiguration (Konfigurationsbereich) angezeigt. Um Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie dort im entsprechenden Abschnitt auf .

Neue Analyse

Geben Sie zunächst die grundlegenden Einstellungen der Analyse ein.

Erste / Zweite Analyseebene

Analyseebenen dienen dazu, die Daten einer Analyse zu strukturieren. Wählen Sie mindestens eine Ebene aus, die zweite Ebene ist optional. Die verfügbaren Felder sind davon abhängig, ob eine Programmanalyse oder eine uneingeschränkte Analyse angelegt wird.

Uneingeschränkte Analyse

Die folgenden Felder sind verfügbar:

▪Konto

▪Organisationseinheit

▪Projekt

▪Projektland

▪Projekttyp

▪individuelle Felder der Projektstammdaten vom Typ Klassifizierung

HINWEIS:

In den Organisationseinstellungen der Projektverwaltung können Sie weitere Felder aktivieren oder selbst definieren:

▪Aktivieren Sie unter Allgemeine Einstellungen der Projektverwaltung die Felder Querschnittsthema und OECD Schwerpunktsektor, um sie als Analyseebenen zu nutzen.

▪Definieren Sie unter Individuelle Felder Projektstammdaten eigene, organisationsspezifische Felder. Achten Sie darauf, diese Felder als Typ Klassifizierung (nicht Mehrfachklassifizierung) und als Pflichtfelder zu definieren, damit sie im Controlling ausgewertet werden können. Wenn Ihre Organisation sich z. B. in unterschiedlichen Sektoren engagiert oder Sie Ihre Projekte nach Entwicklungsziel klassifizieren möchten, können Sie anhand dieser individuellen Felder Analysen erstellen:

Im folgenden Beispiel ist die ersten Ebene ein individuelles Feld der Organisation und die zweite Ebene das Feld Projektland:

Programmanalyse

Die folgenden Felder sind verfügbar:

▪Konto

▪Projekt

▪Programmbudgetstruktur

In der zweiten Analyseebene stehen zusätzlich alle Felder zur Verfügung, die auch in einer uneingeschränkten Analyse verfügbar sind.

Budgetstruktur

Ist bei einer Programmanalyse in einer der Analyseebenen das Feld Programmbudgetstruktur ausgewählt, muss hier eine der im Programm verfügbaren Budgetstrukturen ausgewählt werden.

Budget

Bei einer Programmanalyse kann optional ein Programmbudget ausgewählt werden, welches die Soll-Werte der Analyse liefert.

Detailgrad

Ist bei einer Programmanalyse in einer der Analyseebenen das Feld Konto ausgewählt, kann mit dem Detailgrad gewählt werden, ob die Ausgaben auf Hauptkonten oder Programmunterkonten gruppiert werden.

Ist bei einer Programmanalyse in einer der Analyseebenen das Feld Programmbudgetstruktur ausgewählt, kann mit dem Detailgrad gewählt werden, auf welcher Budgetebene gruppiert werden.

Wenn ein Budget ausgewählt ist, wird die Einstellung des Budgets übernommen.

Darstellung

Ändern Sie die Einstellung, wenn Sie nur die Nummer oder nur die Bezeichnung der Budgetlinien anzeigen möchten.

Typ der Währung

Wählen Sie, in welcher Währung die Beträge in der Analyse angezeigt werden. Wenn ein Budget ausgewählt ist, wird die Einstellung des Budgets übernommen.

Hauswährung

Die Beträge werden in Hauswährung angezeigt.

Alle Buchungspositionen, die den übrigen Kriterien der Analyse entsprechen, sind enthalten.

Belegwährung

Es sind nur Buchungspositionen in der ausgewählten Belegwährung in der Analyse enthalten.

Es ist jede Belegwährung auswählbar, zu der Buchungen existieren.

Abrechnungswährung

Die Beträge werden in einer Abrechnungswährung angezeigt. Es sind nur Buchungspositionen in der Analyse enthalten, die dem Abrechnungswährungsschema (AWS) unterliegen, das Sie in dem Feld rechts daneben auswählen.

Tabellenspalten

Auf der nächsten Seite des Assistenten stellen Sie ein, welche Spalten in der Analyse dargestellt werden sollen. Abhängig von den vorigen Einstellungen sind auf der linken Seite unterschiedliche Tabellenspalten verfügbar:

Spalte	Inhalt	Verfügbarkeit der Spalte
Kosten	Zeigt die Summe der Kosten aller Buchungspositionen an, die der Tabellenzeile untergeordnet sind (ggf. abzüglich Erträge). Die Währung ist der eingestellte Typ der Währung und wird im Titel der Spalte angezeigt.	Die Spalte ist immer verfügbar. Sie ist nur in der Währung verfügbar, die dem Typ der Währung der Analyse entspricht: Hauswährung, Abrechnungswährung oder Belegwährung.
Budget	Zeigt das Budget der Tabellenzeile in der Währung der Analyse an. Es wird immer die neueste Version des Budgets verwendet. Historisierte Versionen sind nicht verfügbar.	Der Analyse muss ein Budget zugeordnet sein.
Restbudget	Zeigt den verbleibenden Teil des Budgets in der Währung der Analyse an. Der Wert wird wie folgt berechnet: Restbudget = Budget - Kosten + Erträge	Der Analyse muss ein Budget zugeordnet sein.
Restbudget (%)	Zeigt an, wie viel Prozent des Budgets noch verfügbar sind. Der Wert wird wie folgt berechnet: Restbudget in % = (Budget - Kosten + Erträge) / Budget x 100 Wenn der Wert negativ ist, wurde das Budget überschritten.	Der Analyse muss ein Budget zugeordnet sein.
Verbrauchtes Budget (%)	Zeigt an, wie viel Prozent des Budgets verbraucht sind. Der Wert wird wie folgt berechnet: Verbrauchtes Budget in % = (Kosten - Erträge) / Budget x 100 Wenn der Wert größer als 100 % ist, wurde das Budget überschritten.	Der Analyse muss ein Budget zugeordnet sein.
Status Restbudget	Ein Ampelsystem zeigt an, wie viel Restbudget in % noch verfügbar ist. Sie können die Grenzwerte für die Farben selbst festlegen. Klappen Sie dazu im Assistenten die Spalte Status Restbudget auf. Nutzen Sie die Schieberegler, um die Prozentwerte einzustellen. Im folgenden Beispiel erhalten alle Zeilen mit weniger als 5 % Restbudget eine rote Markierung. Werte von 5 bis 30 % werden gelb markiert. Zeilen mit über 30 % Restbudget erhalten eine grüne Markierung:	Der Analyse muss ein Budget zugeordnet sein.

Mit einem Doppelklick oder der Schaltfläche Selektierte Tabellenspalte hinzufügen (>) übernehmen Sie eine Spalte in Ihre Analyse. Sie können dieselbe Spalte auch mehrfach hinzufügen.

Ziehen Sie Spalten auf der rechten Seite an die gewünschte Position oder nutzen Sie die Schaltflächen Nach oben oder Nach unten.

Spaltengruppen

Mit der Funktion Spaltengruppe erstellen () können mehrere Spalten gemeinsam aufgeschlüsselt werden, z. B. die Spalten Kosten und Budget aufgeschlüsselt nach Buchhaltungsperioden.

Beispiel:

2020/06		2020/07		2020/08
Kosten	Budget	Kosten	Budget	Kosten	Budget
1000	1200	800	1200	1500	1200

Um Spalten einer Spaltengruppe hinzuzufügen, ziehen Sie diese einfach in eine Spaltengruppe in das Feld Tabellenspalten der Gruppe. Im Feld Aufschlüsselung wählen Sie den Zeitraum für die Aufschlüsselung aus. Legen Sie die Sortierung fest und entscheiden Sie im Feld Anzeige, ob absolute oder relative Werte ausgegeben werden sollen. Abhängig von der Spalte kann das Feld vorbelegt sein.

Um eine Spalte oder Spaltengruppe zu löschen, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Entfernen ().

HINWEIS: Bei Analysen ohne Budget sind Spaltengruppen nicht verfügbar, da nur die Spalte Kosten zur Verfügung steht.

Aufschlüsselungen

Klappen Sie die Einstellungen für einzelne Spalten auf (), um deren Inhalt aufzuschlüsseln.

Aufschlüsselung	Wählen Sie einen Zeitraum oder eine Eigenschaft des Projekts aus, nach dem die Daten aufgeschlüsselt werden sollen.
Sortierung der Aufschlüsselung	Geben Sie an, ob die Daten aufsteigend oder absteigend sortiert werden sollen.
Anzeige	Wählen Sie zwischen absoluten Zahlen oder relativen Werten in Prozent.

Im folgenden Beispiel enthält die Analyse dreimal die Spalte Kosten:

▪ohne Aufschlüsselung, um die Gesamtkosten anzuzeigen

▪nach Sektoren aufgeschlüsselt, relative Werte

▪nach Jahren aufgeschlüsselt, absolute Werte

AnalysisBreakdown

Filter

Filter ermöglichen es Ihnen, die Datengrundlage der Analyse auf bestimmte Werte einzuschränken. Jeder Filter besteht aus beliebig vielen Bedingungen mit den drei Einstellungen Spalte, Operator und Wert. Sie können einstellen, ob eine oder alle Bedingung erfüllt sein müssen.

Nutzen Sie die Funktion Bedingung hinzufügen (), um einem Filter Bedingungen hinzuzufügen. Mit entfernen Sie Bedingungen.

Beispiel: Sie möchten alle Ausgaben für Impfungen bis einschließlich Buchhaltungsperiode 2021/02 in der Analyse einschließen, die zwischen 50,00 und 200,00 EUR liegen.

Spalte	Operator	Wert
Konto	ist gleich	Impfungen
Buchhaltungsperiode	ist kleiner oder gleich	2021/02
HW Betrag	ist zwischen	50,00 und 200,00

Unter Verknüpfung der Filter wählen Sie Alle Bedingungen müssen erfüllt sein, um die Bedingungen zu kombinieren.