Fehlerhafte Buchungen, die in WINPACCS Cloud hochgeladen wurden, können korrigiert werden. Je nachdem, um welche Art Fehler es sich handelt, kann eine Buchung in der Projektbuchhaltung (WINPACCS Accounting) oder im Projektcontrolling korrigiert werden.
Ein typischer Fall für eine Korrektur in der Projektbuchhaltung ist z. B. ein falsch zugeordnetes fremdes Projekt in einer Kostenbuchung. Dieses Feld kann im Projektcontrolling nicht angepasst werden, ist jedoch entscheidend dafür, welchem Projekt die Kosten zugeordnet werden. Die Buchung muss in WINPACCS Accounting umgebucht werden.
Ein typischer Fall für eine Korrektur im Projektcontrolling ist eine falsch zugeordnete Budgetlinie eines Gebers. Abhängig von Ihren Einstellungen in der Budgetstruktur kann dieses Feld im Projektcontrolling bearbeitet werden. Die Projektbuchhaltung muss nicht korrigiert werden, weil das Feld keine Auswirkungen auf das Rechnungswesen Ihrer Organisation hat.
HINWEIS: Um Buchungen in der Projektbuchhaltung zu korrigieren, benötigen Sie die folgenden Benutzerrollen: ▪Projektfinanzmanager, um Abschlüsse, die noch nicht freigegeben sind, zurückzuweisen ▪Projektbuchhalter, um Buchungen in WINPACCS Accounting zu ändern, umzubuchen oder zu stornieren Um Buchungen im Projektcontrolling zu korrigieren, benötigen Sie die Benutzerrolle Projektcontroller. |
In der Projektbuchhaltung (WINPACCS Accounting) können Buchungen zu jedem Zeitpunkt umgebucht oder storniert werden. Sobald die Umbuchungen oder Stornierungen (und ggf. Korrekturbuchungen zu Stornierungen) mit dem nächsten Abschluss hochgeladen werden, sind sie in der Buchungsübersicht zu sehen. Die ursprünglichen Buchungen werden nicht verändert. Wenn der Abschluss noch nicht in der Funktionsgruppe Datenpakete freigegeben wurde, können Sie die folgenden Felder von Buchungen in WINPACCS Accounting auch noch ändern: ▪Empfänger/Einzahler ▪Partner ▪Belegdatum ▪Eigenbeleg ▪Buchungstext ▪Bemerkung zum Buchungstext ▪Kostenart (Konto und Unterkonto) ▪Anlagegut (wenn keine weitere Bewegung zu dem Anlagegut gebucht wurde) ▪Finanzierung ▪Budgetlinie ▪Menge ▪Bestellnummer ▪Vertragsnummer ▪Personalnummer ▪Externe Rechnungsnummer ▪Interne Rechnungsnummer ▪Rechnungsdatum ▪Schecknummer ▪Referenznummer Um eine Buchung zu ändern, müssen Sie den Abschluss in WINPACCS Cloud zurückweisen. Nachdem die Buchung in WINPACCS Accounting geändert wurde, muss der Abschluss erneut hochgeladen werden. Bei diesem Vorgehen wird die ursprüngliche Buchung in derselben Buchhaltungsperiode korrigiert und es entstehen keine zusätzlichen Korrekturbuchungen. Wenn Sie einen vorläufigen Monatsabschluss zurückweisen, kann der Buchhalter außerdem auch neue Buchungen in derselben Buchhaltungsperiode ergänzen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn es wichtig ist, das Buchungen in der korrekten Periode gebucht werden, beispielsweise zum Jahresende. Um einen Abschluss zurückzuweisen, klicken Sie unter Projekte > [Ihr Projekt] >
Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie eine Begründung ein, die in der Projektbuchhaltung angezeigt wird. Wenn Sie erforderliche Korrekturen näher erläutern möchten, hängen Sie ein Dokument an. Ihre Buchhalter können die Datei per Link öffnen.
Das Zurückweisen wird in der Historie protokolliert.
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Im Projektcontrolling können Sie noch Daten bearbeiten, die für Geberberichte relevant sind, aber die Buchhaltung nicht betreffen. Änderungen im Projektcontrolling sind in der Funktionsgruppe Buchungen (WINPACCS Accounting 4) nicht zu sehen, weil sie außerhalb der Projektbuchhaltung stattfinden. Welche der folgenden Felder Sie bearbeiten können, hängt von Ihren Organisationseinstellungen ab: ▪Unterkonten ▪Buchungstext ▪Empfänger/Einzahler oder Partner ▪Finanzierung ▪Budgetstruktur (Einstellung in der Budgetstruktur) ▪Vertragsnummer ▪Bestellnummer ▪Personalnummer ▪Referenznummer ▪Schecknummer ▪Externe Rechnungsnummer ▪Interne Rechnungsnummer ▪Rechnungsdatum |