Funktion "Monatsabschluss prüfen"

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Funktion "Monatsabschluss prüfen"

WINPACCS Cloud ermöglicht es Ihnen, Monatsabschlüsse als geprüft zu kennzeichnen. Sie müssen dafür keine Dokumente ausdrucken - die Prüfung ist papierlos möglich.

HINWEIS: Um Abschlüsse als geprüft zu kennzeichnen, benötigen Sie die Benutzerrolle Projektfinanzmanager. Nur Abschlüsse, die bereits freigegeben sind, können als geprüft gekennzeichnet werden.
hmtoggle_arrow1Grundlegende Einstellungen

Wenn Ihre Organisation Abschlüsse bisher nicht in WINPACCS Cloud geprüft hat, richten Sie die Funktion zunächst in den Organisationseinstellungen ein. Gehen Sie so vor:

1.Öffnen Sie Dashboard > Organisationseinstellungen > Rechnungswesen > Allgemeine Einstellungen des Rechnungswesens. Klicken Sie am Ende der Seite auf Bearbeiten.

2.Im Abschnitt Buchhaltungsdaten gibt es die folgenden Felder:
OrgSettings
Aktivieren Sie die Einstellung Monatsabschlüsse müssen geprüft werden.
Wählen Sie die Buchhaltungsperiode aus, ab welcher Monatsabschlüsse geprüft werden sollen.
Geben Sie einen Text ein, den Benutzer, die Monatsabschlüsse prüfen, bestätigen müssen. Der Text sollte ausdrücken, was die Prüfung beinhaltet. Geben Sie Übersetzungen in allen relevanten Sprachen ein. Abhängig von der eingestellten Sprache des Benutzers wird beim Prüfen der jeweilige Text angezeigt.

3.Speichern Sie Ihre Eingaben.

Die Funktion ist aktiviert. Ab der eingestellten Buchhaltungsperiode können Abschlüsse geprüft werden.
hmtoggle_arrow1Offene Aufgaben auf dem Dashboard

Wenn ein Monatsabschluss hochgeladen wird, erscheint auf dem DashboardDashboard eine offene Aufgabe. Damit werden alle Benutzer mit der Benutzerrolle Projektfinanzmanager, die dem Projekt zugeordnet sind, darauf hingewiesen, dass der Abschluss geprüft werden muss.

DashboardToDos

Klicken Sie auf die Aufgabe, um zu dem Monatsabschluss unter Projekte > [Ihr Projekt] > DataPackets Datenpakete zu springen.

HINWEIS: Sie können E-Mail-Benachrichtigungen zu offenen Aufgaben erhalten. Klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse oben rechts, um Mein Account zu öffnen. Aktivieren Sie unter Einstellungen > E-Mail-Benachrichtigungen die Optionen Offene Aufgaben und Neuen Monatsabschluss prüfen.
hmtoggle_arrow1Monatsabschlüsse inhaltlich prüfen

Was genau Sie kontrollieren sollten und welche Anforderungen an die Kennzeichnung geprüft gestellt werden, hängt von Ihrer Organisation ab.

Beachten Sie dazu die folgenden Anleitungen:

▪Berichte prüfen

▪Buchungen prüfen

▪Buchungen korrigieren
hmtoggle_arrow1Monatsabschlüsse als geprüft kennzeichnen

Wenn Sie den Monatsabschluss inhaltlich geprüft haben, kennzeichnen Sie ihn als geprüft.

Klicken Sie unter Projekte > [Ihr Projekt] > DataPackets Datenpakete auf einen Abschluss, um dessen Eigenschaften zu öffnen. Klicken Sie dort auf Prüfen (Check).

CheckClosing

Die Prüfung wird in der Historie protokolliert. Der Protokolleintrag enthält den Text, den Sie in den Organisationseinstellungen eingegeben haben und ggf. eine Bemerkung des Prüfers.

ClosingHistory

Wenn der Monatsabschluss geprüft ist, können Sie hochgeladene Zusatzdokumente nicht mehr löschen. Auf dem DashboardDashboard wird die offene Aufgabe nicht mehr angezeigt.