Folgen Sie dieser Anleitung, wenn Sie ein anteilsfinanziertes Projekt einrichten möchten. In solchen Projekten übernimmt ein Geber einen festgelegten Prozentsatz aller Projektkosten. Die übrigen Kosten trägt die Organisation selbst oder finanziert sie anderweitig.
Diese Anleitung beschreibt alle notwendigen Einstellungen anhand des folgenden, fiktiven Beispiels:
Die Organisation Partner in Development führt ein Projekt in Liberia durch. Das Projektbudget für 6 Monate beträgt 1.000.000 EUR. Davon werden 80 % von dem Geber Europe Aid finanziert und 20 % aus Eigenmitteln (z. B. aus Spenden oder von einer Stiftung). Der Geber überweist die Mittel in zwei Tranchen à 400.000 EUR jeweils am Quartalsbeginn. Die Abrechnungen für den Geber enthalten 100 % der Ausgaben, damit dieser seinen Anteil nachvollziehen kann.
Legen Sie unter 1.Den Geber, der einen Anteil finanziert. 2.Ihre eigene Organisation. Dies ist notwendig, um eigene Mittelversorgungen von denen des Gebers unterscheiden zu können.
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Finanzierungen > 
Folgen Sie der Schnellstartanleitung Projekte für die Buchhaltung einrichten, um ein neues Projekt anzulegen. Beachten Sie die folgenden Besonderheiten bei anteilsfinanzierten Projekten (betrifft Schritte 4 und 5 der verlinkten Schnellstartanleitung): Projektfinanzierungen anlegen Legen Sie unter 1.Die Finanzierung durch den Geber: 2.Die Finanzierung des Anteils Ihrer Organisation: Finanzierungen dem Journal zuordnen Ordnen Sie diese Finanzierungen unter
Legen Sie fest, ob maschinelle Buchungen der Finanzierung des Gebers zugeordnet werden oder Ihre Organisation diese Kosten trägt.
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Legen Sie unter
▪Budgettyp: Flexibles Budget ▪Budgetiert auf: Budgetstruktur des Gebers. ▪Finanzierungen: Nur die Finanzierung des Gebers. ▪Journale: Das Journal, in dem Sie die Mittelversorgungen und Kosten buchen. Welche Analysen später möglich sind, hängt auch von den Einstellungen des Budgets ab. Wenn Ihr Geber z. B. Mittel in Tranchen überweist und quartalsweise Verwendungsnachweise verlangt, sollten Sie auch das Budget quartalsweise aufschlüsseln, um Kosten komfortabler auswerten zu können. Stellen Sie diesen Zeitraum im Feld Aufschlüsselung nach ein:
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Wenn Sie die Mittelversorgungen an das Projekt in WINPACCS Accounting buchen, ordnen Sie die Mittel der richtigen Finanzierung zu. So können Sie später nachvollziehen, wie viele Mittel beide Organisationen beigetragen haben und diese mit den Ausgaben vergleichen. Ordnen Sie die Mittel des Gebers der Finanzierung des Gebers zu:
Ordnen Sie Eigenmittel Ihrer eigenen Organisation zu:
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Ordnen Sie alle Kosten der Finanzierung und den Budgetlinien des Gebers zu. Dies ist notwendig, um dem Geber sämtliche Kosten zu berichten. Nur so kann der Geber seinen Anteil an den tatsächlichen Kosten nachvollziehen.
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Erstellen Sie unter
▪Typ der Analyse: Budgetstruktur ▪Budgetstruktur: Budgetstruktur des Gebers. ▪Budget: Das zuvor angelegte Budget des Projekts. Nutzen Sie Spaltengruppen und Aufschlüsselungen, um Kosten nach der Aufschlüsselung des Budgets auszuwerten.
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Analysen ermöglichen es Ihnen, Kosten den Planwerten eines Budgets gegenüberzustellen und dem Geber die Ausgaben zu berichten. Um die nächste Mittelversorgung anfordern zu können, müssen Sie die angefallenen Kosten außerdem den bereits erhaltenen Mitteln gegenüberstellen. Ermitteln Sie die Summe der bereits erhaltenen Mittelversorgungen des Gebers unter 1.Filtern Sie nach Journalnummer, Vorgangstyp und Finanzierung, um die Mittelversorgungen des Gebers zu identifizieren: 2.Wenn Sie die Summe der Mittelversorgungen des Gebers bilden möchten, exportieren Sie die Buchungen im Format Excel-Arbeitsmappe unformatiert (*.xlsx): 3.Diese erhaltenen Beträge können Sie mit den Ausgaben Ihrer Analysen vergleichen: |
