Legen Sie zuerst das neue Projekt im Funktionsbereich Projektverwaltung an. Anschließend richten Sie das Projekt ein, indem Sie in den einzelnen Funktionsgruppen innerhalb des Projekts weitere Daten erfassen und Einstellungen vornehmen. Gehen Sie so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte. Die Projektübersicht öffnet sich.

2.Klicken Sie in der Projektübersicht auf Neu.

3.Geben Sie die Projektstammdaten des neuen Projekts ein und wählen Sie den Projektstatus. Um alle folgenden Schritte ausführen zu können, muss das Projekt mindestens im Status Intern bewilligt sein.

4.Speichern Sie Ihre Eingaben.

Ihr neues Projekt ist angelegt und in der Tabelle der Projektübersicht sichtbar. Ein neues Projekt ist automatisch den Benutzern über die Zuordnung von Ländern oder Organisationseinheiten oder alle Projekte zugeordnet. Mit den nächsten Schritten richten Sie das Projekt ein.

Erfassen Sie die Bankverbindungen des Projekts. Gehen Sie so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt] > Bankverbindungen.

2.Klicken Sie in der Übersicht der Bankverbindungen auf Neu.

3.Geben Sie die Stammdaten der Bankverbindung ein. Kontotyp und Währung können Sie später nicht mehr ändern.

4.Speichern Sie Ihre Eingaben.

Die Bankverbindung ist angelegt und in der Tabelle sichtbar.

Optional: Öffnen Sie eine Bankverbindung mit einem Doppelklick und fügen Sie auf dem Karteireiter Verfügungsberechtigte alle verfügungsberechtigten Benutzer hinzu. Die Daten sind rein informativ und haben keine Auswirkungen auf Benutzerrechte in WINPACCS. Sie werden in den Journal- und Kassenbucheigenschaften in WINPACCS Accounting bzw.  WINPACCS Cashbook angezeigt.

Legen Sie einen Projektkontenrahmen mit Projektkonten an. Projektkonten sind projektspezifische Unterkonten des einheitlichen Hauptkontenrahmens Ihrer Organisation. Gehen Sie so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt] > Projektkontenrahmen.

2.Wählen Sie, ob Sie einen neuen Projektkontenrahmen anlegen oder den Projektkontenrahmen eines anderen Projekts kopieren möchten. Wählen Sie im zweiten Fall die zu kopierenden Konten aus. Klicken Sie auf Weiter.

3.Für jedes Hauptkonto gibt es automatisch ein Unterkonto 00 (die genaue Anzahl der Stellen der Unterkontonummer ist eine Organisationseinstellung). Neben zusätzlichen Bestandsunterkonten (Bank, Kasse, Forderungen an Dritte, Forderungen an Partner, Verbindlichkeiten, Anlagegüter) können Sie abhängig von den Organisationseinstellungen auch Kosten-, Ertrags- und Verrechnungsunterkonten anlegen. Nutzen Sie dafür die Funktion Neues Unterkonto anlegen ().

▪Bankunterkonten müssen Sie eine zuvor angelegte Bankverbindung zuordnen.

▪Konten für Forderungen oder Verbindlichkeiten müssen Sie Kategorien für offene Posten zuordnen (wenn diese in den Organisationseinstellungen aktiviert sind).

▪Stellen Sie für jedes Konto ein, in welcher Anwendung und welchen Projekten darauf gebucht werden darf.

4.Geben Sie den Projektkontenrahmen mit der Funktion Freigeben () frei. Der Status des Projektkontenrahmens wechselt von Entwurf auf Freigegeben.

Der Projektkontenrahmen ist angelegt. Sie können freigegebene Unterkonten nicht mehr löschen, sondern nur noch sperren.

Legen Sie mindestens eine Finanzierung für ein Projekt an. Gehen Sie so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt] > Finanzierungen > Projektfinanzierungen.

2.Klicken Sie in der Übersicht der Finanzierungen auf Neue Finanzierung anlegen ().

3.Geben Sie die Stammdaten der Finanzierung ein. Ab dem Vertragsstatus Beantragt können Sie der Finanzierung Buchungen zuordnen.

4.Speichern Sie Ihre Eingaben.

Die Projektfinanzierung ist angelegt und in der Tabelle sichtbar.

Legen Sie die Journale des Projekts an. Gehen Sie für jedes Journal so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt] > Journale.

2.Klicken Sie in der Übersicht der Journale auf Neues Journal anlegen ().

3.Wählen Sie die Journalklasse Projektbuchhaltung. Legen Sie fest, welche Art von Belegen in dem neuen Journal gebucht werden soll und klicken Sie auf Weiter.

4.Geben Sie die Stammdaten des Journals ein.

5.Ordnen Sie dem Journal eine oder mehrere Projektfinanzierungen zu.

6.Ordnen Sie dem Journal die Bestandskonten zu.

7.Ordnen Sie dem Journal buchungsberechtigte Benutzer zu.

8.Geben Sie das Journal mit der Funktion Freigeben () frei. Der Freigabestatus des Journals wechselt von Neu auf Freigegeben.

Das Journal ist angelegt und in der Tabelle sichtbar.

Legen Sie die Kassenbücher des Projekts an. Wenn Sie WINPACCS Cashbook nicht einsetzen, überspringen Sie diesen Schritt.

Gehen Sie für jedes Kassenbuch so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt] > Kassenbücher.

2.Klicken Sie in der Übersicht der Kassenbücher auf Neues Kassenbuch anlegen ().

3.Geben Sie die Stammdaten des Kassenbuchs ein.

▪Wählen Sie den Kassenbuchtyp (Bank, Kasse, Forderungen).

▪Ordnen Sie dem Kassenbuch ein zuvor angelegtes Journal zu, in dem die Kassenbuchbelege gebucht werden.

▪Wählen Sie das zuvor angelegte Bestandskonto aus (Bank oder Kasse), zu dem das Kassenbuch gehört.

▪Ordnen Sie dem Kassenbuch Benutzer zu, die Belege darin erfassen dürfen.

4.Klicken Sie auf Speichern und freigeben.

Das Kassenbuch ist angelegt und in der Tabelle sichtbar.

Legen Sie die Budgetstrukturen des Projekts an. Gehen Sie für jede Budgetstruktur so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt] > Finanzierungen > Budgetstrukturen.

2.Klicken Sie auf Neue Budgetstruktur anlegen (), um eine neue Budgetstruktur anzulegen oder eine bestehende Budgetstruktur in dieses Projekt zu kopieren.

3.Wenn Sie eine neue Budgetstruktur anlegen, geben Sie die Stammdaten ein und klicken Sie auf Speichern (). Wenn Sie eine bestehende Budgetstruktur kopieren wollen, wählen Sie zuerst, ob Sie eine Gebervorlage oder eine bestehende Budgetstruktur eines anderen Projekts oder Programms kopieren wollen. Anschließend wählen Sie die Budgetstruktur aus und klicken Sie auf Weiter. Sie können die kopierte Budgetstruktur dann noch bearbeiten.

4.Geben Sie die Budgetstrukturen mit der Funktion Budgetstrukturen freigeben () frei. Der Freigabestatus der Budgetstruktur wechselt von Neu auf Freigegeben.

Die Budgetstruktur ist angelegt und in der Tabelle sichtbar.

Immer wenn Sie Einstellungen oder Daten eines Projekts geändert haben, müssen Sie das Projekt anschließend veröffentlichen, um die Änderungen weiterzugeben. Dadurch sind die Änderungen zum automatischen oder manuellen Download für WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook verfügbar. Mit jeder Veröffentlichung steigt die Versionsnummer der Projektdaten. Gehen Sie so vor:

1.Öffnen Sie > Projekte > [Ihr Projekt].

2.Klicken Sie auf Veröffentlichen (). Die Version der Projektdaten wird angezeigt.

Wenn bestimmte Änderungen nicht in den Projektdaten enthalten sind, prüfen Sie, ob Sie diese Änderungen zuvor freigegeben haben. Wenn bestimmte Daten im Status Geändert sind, werden diese in der zuletzt freigegebenen Version veröffentlicht, d.h. ohne die Änderungen.

Um Projekte erstmalig herunterzuladen, nutzen Sie in WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook unter Projekte > Projektliste die Funktion Projektdaten herunterladen.

Um Projektdaten mit neuen Versionen aus WINPACCS Cloud zu aktualisieren, nutzen Sie unter Start die Funktion Auf aktuelle Daten prüfen.