Alle Belege werden in WINPACCS in Journalen gebucht. Journale dienen innerhalb eines Projekts zur Unterscheidung von Buchungskreisen. So können Kosten getrennt nach Währungen, Gebern oder Herkunft gebucht und ausgewertet werden.
Journale haben in WINPACCS eine sehr zentrale Bedeutung. Auf dieser Seite finden Sie weiterführende Informationen.
HINWEIS: Sofern nicht anders angegeben, beziehen sich die folgenden Informationen auf Journale der Journalklasse Projektbuchhaltung. Diese Journale werden am häufigsten genutzt. |
Damit Journale als "Container" für Buchungen eines Buchungskreises funktionieren können, müssen Sie ihnen neben Buchungsberechtigten auch Finanzierungen und Bestandskonten zuordnen. Diese Finanzierungen und Bestandskonten sind für die Buchhalter beim Buchen in diesem Journal auswählbar. Über die Zuordnung von Belegen zu einer Finanzierung werden die Kosten einem Geber zugeordnet. Bestandskonten können Bankkonten, Bargeld (Kassen) sowie Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten (offene Posten) sein. Welche Geschäftsvorfälle in einem Journal gebucht werden können und welche Kostenkonten verfügbar sind, legen Sie über die zugeordnete Journalart fest. Wenn Sie die angelegten Journale freigeben, werden sie mit dem nächsten Veröffentlichen der Projektdaten WINPACCS Accounting zur Verfügung gestellt. |
Benutzer mit der Benutzerrolle Projektfinanzmanager können Journale in WINPACCS Cloud anlegen, bearbeiten, lösen (einer Installation entziehen) und löschen (wenn das Journal noch nicht freigegeben wurde). Nur zugeordnete buchungsberechtigte Benutzer mit der Benutzerrolle Projektbuchhalter dürfen in WINPACCS Accounting in einem Journal buchen. Für den Zugriff auf vertrauliche Journale ist eine zusätzliche Berechtigung erforderlich (benutzerspezifische Einstellung). |
Normalerweise kann nur ein Projektbuchhalter in einem Journal arbeiten. Handelt es sich bei der WINPACCS Accounting-Installation um eine Installation im Netzwerk, können auch mehrere Projektbuchhalter gleichzeitig in einem Journal arbeiten. Mehrere Installationen (z. B. eine im Projektland und eine in der Geschäftsstelle der Organisation) können nicht gleichzeitig damit arbeiten. Um zu gewährleisten, dass in solchen Fällen die fortlaufenden Belegnummern nicht doppelt vergeben werden, kann immer nur eine Installation Zugriff auf das Journal haben. Deshalb müssen Journale in WINPACCS Accounting angenommen werden. Von da an haben die Benutzer der jeweiligen Installation exklusiven Zugriff auf das Journal und dürfen darin buchen. Bevor Benutzer, die mit einer anderen Installation (z. B. einem anderen Computer an einem völlig anderen Ort) damit arbeiten, muss das Journal abgegeben werden. Dieser Prozess funktioniert auch ohne stabile Internetverbindung über Journaltransferdateien. Welche Installation von WINPACCS Accounting gerade ein Journal angenommen hat, können Sie jederzeit in WINPACCS Cloud im Journalverlauf einsehen. Dort wird der Journalstatus angezeigt. Die Buchungen einer Buchhaltungsperiode werden in Monatsabschlüssen von WINPACCS Accounting nach WINPACCS Cloud hochgeladen. Unabhängig davon können beliebig oft neue Buchungen mit Tagesabschlüssen hochgeladen werden (z. B., um im Projektcontrolling tagesaktuelle Analysen erstellen zu können). Wenn am Projektende die Salden aller Bestandskonten Null betragen, wird das Journal dauerhaft abgeschlossen. |
Neben den normalen Journalen der Journalklasse Projektbuchhaltung gibt es noch einige Sonderfälle: 1.Journale der Journalklasse Projektbuchhaltung (Kosten aus fremden Projekten), Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus einem externen System eines Partners, z.B. Tally) und - wenn Ihre Organisation die Schnittstelle zur Datenübernahme aus der Unternehmensbuchhaltung nutzt - Journale der Journalklasse Unternehmensbuchhaltung. Diese Journale werden nicht von Buchhaltern in WINPACCS Accounting genutzt und es werden keine Abschlüsse erzeugt. Diese Journale sind nur in WINPACCS Cloud verfügbar und enthalten Buchungen, die für dieses Projekt bestimmt sind, ursprünglich aber nicht in diesem Projekt in der Projektbuchhaltung gebucht wurden. Im Journal für Kosten aus fremden Projekten können Buchungen unterschiedlicher Währungen zusammenfließen. Dieses Journal dient dazu, Buchungen aus anderen Projekten für das Projektcontrolling bereitzustellen. 2.Journale der Journalklasse Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus WINPACCS Accounting). Diese Journale sind nahezu identisch mit Journalen der Journalklasse Projektbuchhaltung. Sie werden in WINPACCS Accounting genutzt und Belege werden mit Abschlüssen nach WINPACCS Cloud hochgeladen. Die Belege sind jedoch nicht bilanzwirksam, sondern werden nur nachrichtlich erfasst. Solche Journale erlauben es Ihnen, die bei einem Partner angefallenen Kosten informativ einzusehen. 3.Journale der Journalklasse Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus einem WINPACCS Partnerbuch). Diese Journale werden nicht von Buchhaltern in WINPACCS Accounting genutzt und es werden keine Abschlüsse erzeugt. Diese Journale sind nur in WINPACCS Cloud verfügbar und enthalten Buchungen, die für dieses Projekt bestimmt sind und ursprünglich in einem WINPACCS Partnerbuch erfasst wurden. Es können Buchungen unterschiedlicher Währungen zusammenfließen. Das Journal dient dazu, Buchungen für das Projektcontrolling bereitzustellen. |
Tabelle
Die Tabelle zeigt eine Übersicht der existierenden Journale im geöffneten Projekt an. Um die Eigenschaften eines Journals zu bearbeiten oder anzuzeigen, öffnen Sie das Journal in der Tabelle mit einem Doppelklick. Um ein neues Journal anzulegen, klicken Sie auf Neues Journal anlegen (
). Nutzen Sie die Tabelleneinstellungen, um die Darstellung zu ändern.
Journalnummer |
Zeigt die eindeutige Nummer des Journals an. |
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Journal |
Zeigt die Bezeichnung des Journals an. |
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Belegwährung |
Zeigt an, in welcher Währung das Journal geführt wird. |
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Journalklasse |
Es gibt die folgenden Journalklassen: ▪Projektbuchhaltung: für bilanzwirksame Belege, die in diesem Projekt in WINPACCS Accounting gebucht werden ▪Projektbuchhaltung (Kosten aus fremden Projekten): für Kosten, die in anderen Projekten in WINPACCS Accounting für dieses Projekt gebucht werden ▪Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus einem externen System eines Partners): für nachrichtliche Belege (z. B. aus Tally), mit denen ein Partner die Verwendung Ihrer Mittel nachweist. (Die bilanzwirksamen Kostenbelege werden in einem Journal der Journalklasse Projektbuchhaltung oder in der Unternehmensbuchhaltung gebucht, wenn die Mittel an den Partner überwiesen werden.) ▪Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus WINPACCS Accounting): für Kosten, die nachrichtlich eingesehen werden müssen. Die bilanzwirksamen Kostenbelege werden in einem Journal der Journalklasse Projektbuchhaltung (bilanzwirksam) erfasst. ▪Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus einem WINPACCS Partnerbuch in WINPACCS Cloud): für nachrichtliche Belege, mit denen ein Partner die Verwendung Ihrer Mittel nachweist. (Die bilanzwirksamen Kostenbelege werden in einem Journal der Journalklasse Projektbuchhaltung oder in der Unternehmensbuchhaltung gebucht, wenn die Mittel an den Partner überwiesen werden.) ▪Unternehmensbuchhaltung: für Belege, die über die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung Ihrer Organisation importiert werden |
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Erfassungssoftware |
Bei Belegen aus der Projektbuchhaltung wird WINPACCS Accounting angezeigt. Bei Belegen aus anderen Quellen wird die eingesetzte Software angezeigt (z. B. WINPACCS Cloud, DATEV, SAP, Tally ...). |
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Journalart |
Über die Journalart können Sie steuern, welche Konten verfügbar sind und welche Geschäftsvorfälle in diesem Journal gebucht werden können. Benutzer mit der Benutzerrolle Rechnungswesenadministrator können Journalarten im Funktionsbereich Rechnungswesen anlegen. Nur Journale der Journalklassen Projektbuchhaltung und Partnerbuchhaltung (mit nachrichtlichen Belegen aus WINPACCS Accounting) nutzen Journalarten. |
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Vertraulich |
Nur Benutzer mit Zugriff auf vertrauliche Daten können dieses Journal sehen, öffnen, bearbeiten und darin buchen (benutzerspezifische Einstellung in der Benutzerverwaltung).
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Freigabestatus |
Neu angelegte oder geänderte Journale müssen Sie erst freigeben, damit die Änderungen beim Veröffentlichen des Projekts an WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook weitergegeben werden. Öffnen Sie dazu das Journal und klicken Sie auf Freigeben. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie die Benutzerrolle Projektfinanzmanager haben. |
Funktionen
Abhängig von Ihren Benutzerrollen gibt es auf dieser Seite verschiedene Funktionen.
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Neues Journal anlegen |
Öffnet die Seite Neues Journal anlegen, auf der Sie ein neues Journal anlegen können. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie die Benutzerrolle Projektfinanzmanager haben. |
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Im PDF-Format exportieren |
Erzeugt ein PDF-Dokument, dass alle Journale auflistet. Tabelleneinstellungen werden dabei berücksichtigt. |
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Im Excel-Format exportieren |
Erzeugt ein Excel-Dokument, dass alle Journale auflistet. Tabelleneinstellungen werden dabei berücksichtigt. |
