WINPACCS ermöglicht es, Buchungsdaten in Projektländern ohne ständige Internetverbindung zu erfassen. Gleichzeitig können Sie diese Daten zentral in WINPACCS Cloud einsehen und auswerten.
Dabei stellt WINPACCS Cloud sicher, dass immer nur die Buchhalter einer Einzelplatz- oder Netzwerkinstallation von WINPACCS Accounting mit dem Journal arbeiten können. Innerhalb dieser Installation können mehrere Buchhalter gleichzeitig im Journal buchen. Buchhalter mit verschiedenen Installationen können jedoch nicht gleichzeitig in einem Journal buchen. Damit wird sichergestellt, dass bei fehlender Internetverbindung keine Belegnummern doppelt vergeben werden.
Die Benutzer einer Installation, die das Journal aus WINPACCS Cloud annimmt, dürfen darin buchen. Es muss erst abgegeben werden, bevor Benutzer einer anderen Installation es annehmen und darin buchen können.
Journalstatus
Am Journalstatus erkennen Sie, ob das Journal gegenwärtig einer Installation von WINPACCS Accounting zur exklusiven Nutzung zugewiesen ist.
WICHTIG: Beachten Sie, dass der Journalstatus beim Abgeben und Annehmen von der jeweiligen Installation von WINPACCS Accounting nur an WINPACCS Cloud übermittelt wird. Damit der Status des Journals in einer anderen Installation von WINPACCS Accounting aktualisiert wird, muss das Projekt in WINPACCS Cloud veröffentlicht werden und die andere Installation die Projektdaten aktualisieren. |
Verfügbar |
Das Journal ist gegenwärtig nicht in WINPACCS Accounting angenommen. Eine beliebige Installation kann es annehmen. |
Angenommen |
Das Journal ist in der Installation angenommen, die ganz oben im Journalverlauf angezeigt wird. Damit Benutzer einer anderen Installation darin buchen können, muss ein Benutzer dieser Installation es erst wieder an WINPACCS Cloud abgeben. |
Abgeschlossen |
Das Journal kann nicht mehr genutzt werden. Die Salden aller Bestandskonten betragen Null und es wurde dauerhaft abgeschlossen. |
Tabelle
Im Verlauf sehen Sie, wann ein Journal von welchem Benutzer in welcher Installation (Gerätenummer und Standort) angenommen oder abgegeben wurde. Der Name des Benutzers dient nur Ihrer Information. Benutzer müssen das Journal nicht nach jeder Benutzung abgeben, sondern nur, wenn ein Benutzer an einem anderen Standort damit arbeiten soll.
Nutzen Sie die Tabelleneinstellungen, um die Darstellung zu ändern.
Datum |
Zeigt Datum und Uhrzeit der Aktion an. |
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Aktion |
Die folgenden Aktionen werden im Journalverlauf protokolliert:
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Benutzer |
Zeigt den Benutzer an, der die Aktion ausgeführt hat. |
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Gerätenummer |
Beim Annehmen und Abgeben wird die Gerätenummer angezeigt, die bei der Installation von WINPACCS Accounting angegeben wurde. |
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Standort |
Beim Annehmen und Abgeben wird der Standort angezeigt, der bei der Installation von WINPACCS Accounting angegeben wurde. |
Funktionen
Abhängig von Ihrer Benutzerrolle und dem Freigabestatus des Journals sind unterschiedliche Funktionen verfügbar.
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Erzeugt ein PDF-Dokument, das alle Eigenschaften des Journals und den gesamten Journalverlauf enthält. |
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Löschen |
Löscht das Journal. Diese Funktion ist nur verfügbar im Freigabestatus Neu. |
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Freigeben |
Gibt Änderungen an einem Journal oder ein neues Journal frei. Veröffentlichen Sie das Projekt, um die Änderungen an WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook weiterzugeben. Diese Funktion ist nur verfügbar im Freigabestatus Neu und Geändert. |
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Rückgängig |
Macht alle Änderungen rückgängig, die noch nicht freigegeben wurden. Die Funktion ist nur verfügbar im Freigabestatus Geändert. |
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Journaltransferdaten herunterladen/hochladen |
Journaltransferdateien übermitteln den Journalstatus von WINPACCS Accounting an WINPACCS Cloud und andersherum. Wenn eine Internetverbindung besteht, wird das Annehmen, Abgeben, Abschließen und Lösen von Journalen automatisch zwischen den Anwendungen kommuniziert. Wenn ein Journal in einer Installation von WINPACCS Accounting angenommen oder abgegeben werden soll, die keine Verbindung zu WINPACCS Cloud hat, muss der Status manuell übertragen werden. |
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Herunterladen: |
Speichern Sie die Datei mit der Endung *.jtx lokal und geben Sie in WINPACCS Accounting den Pfad an, wenn Sie dazu aufgefordert werden. |
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Wenn der automatische Upload nicht möglich ist, können Sie die Journaltransferdatei manuell hochladen. WINPACCS Accounting speichert alle Journaltransferdateien in einem festgelegten Ordner. Sie können den Pfad in WINPACCS Accounting unter Extras > Einstellungen > Dateispeicherorte > Uploads einsehen und ändern. Es handelt sich um Dateien vom Typ JTX-Datei. Laden Sie diese Datei hier hoch. Die Dateien sind nach folgendem Muster benannt: Beispiel: JTX_12345_001EUR_42_20240603_083415.JTX •JTX = Journaltransferdatei •12345 = Projektnummer •001EUR = Journalnummer und Belegwährung des Journals •42 = Letzte enthaltene Belegnummer im Journal •20240603 = Erstellungsdatum 2024-06-03 •083415 = Erstellungsuhrzeit 08:34:15 (Systemuhrzeit des Benutzers)
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Wenn das Journal in der ursprünglichen Installation nicht mehr abgegeben werden kann, z. B. weil der Computer defekt ist, können Sie der Installation das Journal entziehen. Beachten Sie, dass dabei Daten verloren gehen können. Alle Buchungen, die noch nicht in einem Abschluss hochgeladen wurden, werden nicht mehr übertragen und müssen neu gebucht werden. Sie sollten die Funktion nur verwenden, wenn Sie keinen Zugriff mehr auf die ursprüngliche Installation haben. Die Funktion ist bei Journalen im Freigabestatus Neu nicht verfügbar.
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Freigabestatus
Sie müssen Änderungen freigeben (
). Erst danach können Sie diese mit den Projektdaten veröffentlichen, um sie an WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook weiterzugeben.
Neu |
Das Journal wurde neu angelegt und noch nie freigegeben. In WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook ist es bisher nicht verfügbar. |
Freigegeben |
Das Journal ist freigegeben und wird mit den Projektdaten veröffentlicht. |
Geändert |
Es gibt Änderungen am Journal, die noch nicht freigegeben wurden. In WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook werden die Änderungen noch nicht berücksichtigt. |