Fonction « Contrôler la clôture de mois »

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Fonction « Contrôler la clôture de mois »

WINPACCS Cloud vous permet de marquer les clôtures de mois comme Vérifiées. Vous n'avez pas besoin d'imprimer de documents pour cela - le contrôle peut se faire sans papier.

REMARQUE : pour marquer les clôtures comme étant vérifiées, vous avez besoin du rôle d’utilisateur Responsable finances de projet. Seules les clôtures qui ont déjà été déverrouillées peuvent être marquées comme vérifiées.
hmtoggle_arrow1Réglages de base

Si votre organisation n'a pas encore vérifié des clôtures dans WINPACCS Cloud, configurez d'abord cette fonction dans les Réglages d'organisation. Procédez comme suit :

1.Ouvrez Dashboard> Réglages d’organisation > Comptabilité > Réglages généraux comptabilité. En bas de la page, cliquez sur Éditer.

2.La section Données de la comptabilité comprend les champs suivants :
OrgSettings
Activez le réglage Les clôtures de mois doivent être vérifiées.
Sélectionnez la période comptable à partir de laquelle les clôtures de mois doivent être vérifiées.
Saisissez un texte que les utilisateurs qui vérifient les clôtures de mois doivent confirmer. Le texte doit exprimer ce que le contrôle implique. Saisissez les traductions dans toutes les langues pertinentes. En fonction de la langue choisie par l'utilisateur, le texte correspondant s'affiche lors de la vérification.

3.Sauvegarder vos entrées.

La fonction est activée. À partir de la période comptable réglée, les clôtures peuvent être contrôlées.
hmtoggle_arrow1Tâches ouvertes sur le tableau de bord

Lorsqu'une clôture de mois est chargée, une tâche ouverte apparaît sur le Dashboard tableau de bord. Ainsi, tous les utilisateurs ayant le rôle d'utilisateur Responsable finances de projet qui sont assignés au projet sont informés que la clôture doit être vérifiée.

DashboardToDos

Cliquez sur la tâche pour accéder à la clôture de mois sous Projets > [Votre projet] > DataPackets Paquets de données.

REMARQUE : vous pouvez recevoir des notifications par e-mail sur les tâches ouvertes. Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite pour ouvrir Mon compte. Activez sous Préférences > Notifications par e-mail les options Tâches en cours et Contrôler la nouvelle clôture de mois.
hmtoggle_arrow1Contrôler le contenu des clôtures de mois

Ce que vous devez contrôler exactement et les exigences concernant le code Vérifié dépendent de votre organisation.

Pour ce faire, suivez les instructions suivantes :

▪Vérifier les rapports

▪Vérifier les écritures

▪Corriger les écritures
hmtoggle_arrow1Marquer les clôtures de mois comme étant vérifiées

Si vous avez vérifié le contenu de la clôture de mois, marquez-la comme étant Vérifiée.

Cliquez sous Projets > [Votre projet] > DataPackets Paquets de données sur une clôture pour ouvrir ses propriétés. Cliquez ensuite sur Vérifier (Check).

CheckClosing

La vérification est inscrite dans l'historique. L'entrée de protocole contient le texte que vous avez saisi dans les réglages d'organisation et, le cas échéant, une remarque du contrôleur.

ClosingHistory

Lorsque la clôture de mois est contrôlée, vous ne pouvez plus supprimer les documents supplémentaires chargés. Sur le Dashboard tableau de bord, la tâche ouverte n'est plus affichée.