Pour créer une nouvelle structure de budget, remplissez les champs dans les différentes sections et cliquez sur Sauvegarder. Notez que vous devez effectuer la mise en disponibilité des structures de budget pour appliquer les modifications.
Données de base
Structure de budget |
Le nom de la structure de budget est affiché dans WINPACCS Cloud, WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook partout où des lignes budgétaires doivent être sélectionnées. |
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Numéro de structure de budget |
Le numéro de la structure de budget est assigné automatiquement et ne peut être modifié. |
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Entrée obligatoire |
Vous indiquez ici si une ligne budgétaire de cette structure de budget doit être assignée à chaque écriture lors de la comptabilisation ou si la structure de budget peut être sélectionnée de manière optionnelle. |
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Sélection multiple possible |
Précisez ici si plusieurs lignes budgétaires peuvent être sélectionnées en une seule écriture dans WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook. Le montant peut ensuite être réparti en pourcentage sur les lignes budgétaires sélectionnées. Si toutes les autres données comptables sont identiques, cette fonction remplace les fractionnements dans la comptabilité. Les entrées sont faites directement dans la structure de budget. Voici un exemple tiré de WINPACCS Accounting :
Dans le contrôle de projet, ces entrées sont automatiquement affichées comme des postes de décompte individuels.
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Monitoring des quantités |
Vous indiquez ici si la structure de budget est utilisée pour saisir des quantités ainsi que des montants. Si le réglage est activé, vous pouvez déterminer pour chaque ligne budgétaire individuellement si des quantités peuvent également y être inscrites et spécifier une unité de mesure. Les unités quantitatives disponibles sont définies dans les réglages d'organisation du contrôle de projet. Une seule structure de budget par projet peut être utilisée pour le monitoring des quantités. Une fois qu'une structure de budget a été utilisée pour le monitoring des quantités, aucune autre structure de budget ne peut être utilisée à cette fin pendant toute la durée du projet. Des modifications ne peuvent pas être apportées par la suite.
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Activez ce réglage pour relier les lignes budgétaires aux comptes de charges/produits du cadre comptable principal. Lors de la comptabilisation dans WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook, seules les lignes budgétaires liées sont alors disponibles, en fonction du compte sélectionné. Ce réglage contribue à réduire les combinaisons de comptes et de lignes budgétaires dont le contenu est incorrect ou à répondre aux exigences spécifiques des bailleurs de fonds. Si ce réglage est activé, la colonne Restriction sur les comptes est affichée sur l’onglet Lignes budgétaires. Assignez les comptes appropriés aux lignes budgétaires comptabilisables à cet endroit. Les comptes de charges/produits sont disponibles.
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Changement possible dans le contrôle de projet |
Vous indiquez ici si les lignes budgétaires assignées dans la comptabilité de projet peuvent être corrigées dans le contrôle de projet ou modifiées à des fins d'évaluation et d'analyse. Les écritures dans la comptabilité du projet restent inchangées. |
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Les écritures sur les lignes budgétaires qui ne sont plus comptabilisables peuvent être annulées ou transférées dans la comptabilité WINPACCS. |
Activez ce réglage pour que les écritures sur les lignes budgétaires qui ne peuvent plus être comptabilisées puissent toujours être effectuées ou annulées dans WINPACCS Accounting. Si ce réglage n'est pas activé, la ligne de budget doit d'abord être saisie dans WINPACCS Cloud comme pouvant être à nouveau comptabilisée afin d’annuler ou de changer de compte de telles écritures dans WINPACCS Accounting. Cette option est utilisée, par exemple, pour empêcher les annulations et les changements de comptes si la structure de budget en question est transférée à la comptabilité d'entreprise via une interface et que la ligne budgétaire y est bloquée. Ce réglage ne peut être modifié à ce stade que s'il n'a pas déjà été activé dans les réglages de l'organisation. |
Financement
Vous pouvez assigner un financement à la structure de budget. Cela signifie que seuls les justificatifs qui sont également assignés à ce financement peuvent être assignés à la structure de budget lors de la comptabilisation. Si un autre financement es sélectionné pendant la comptabilisation, la structure de budget n'est pas disponible.
Structure de budget dans d'autres langues
Saisissez le nom de la structure de budget dans les langues pertinentes pour le projet. Selon la langue de l'utilisateur, cette traduction est affichée dans tous les champs et rapports.
Niveaux budgétaires
Vous définissez ici le nombre de niveaux de la structure de budget et la structure des codes des lignes budgétaires. Les fonctions suivantes sont disponibles à cet effet :
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Ajouter ligne budgétaire |
Crée un niveau budgétaire supplémentaire. Jusqu'à quatre niveaux budgétaires sont possibles. |
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Supprimer dernier niveau budgétaire |
Supprime le dernier niveau budgétaire. |
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Niveau de budget dans d'autres langues |
Ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez saisir le nom du niveau budgétaire dans d'autres langues. |
La description dans le champ Niveau budgétaire n'est utilisée que pour la différenciation lors de la création et de l'édition de la structure de budget. Ce nom n'est pas affiché lors de la comptabilisation et n'apparaît dans aucun rapport.
Le Nombre de caractères détermine la longueur du code pour ce niveau budgétaire. Les codes des lignes budgétaires comprennent tous les codes des niveaux budgétaires qui leur sont supérieurs. Vous définissez ici la longueur des codes des différents niveaux qui composent les codes des lignes budgétaires.
Voici un exemple de structure de budget :
Afin de créer des lignes budgétaires selon le modèle présenté, les réglages suivants sont nécessaires :
Cette configuration permet à la ligne budgétaireExperts / consultantsde recevoir le code 1.2.2 sur le troisième niveau. Il est alors composé comme suit :
▪Headline : 1. (deux caractères) Human Resources
▪Cost category : 2. (deux caractères) Salaries international staff
▪Detailed cost category : 2 (un caractère) Experts / consultants