Grundlage für Analysen im Controlling sind Buchungen aus der Projektbuchhaltung. Je nachdem, wie Ihre Organisation WINPACCS Cloud nutzt, können auch Buchungen aus der Unternehmensbuchhaltung verfügbar sein. In Buchungsansichten verwalten Sie die Datengrundlage für Ihre Analysen.
Nutzen Sie die Funktionen z. B., um Buchungspositionen anzuzeigen, zu bearbeiten, aufzuteilen oder als abgerechnet zu kennzeichnen. Während Analysen größere Datenmengen nach bestimmten Kriterien zusammenstellen und filtern, können Sie hier in den Buchungen einzelne Daten bearbeiten.
HINWEIS: Allgemeine Hinweise zum Einstieg in das WINPACCS Controlling finden Sie hier. |
Abschnitt Buchungen (Navigationsbereich)
Im Abschnitt Buchungen im Navigationsbereich sehen Sie alle gespeicherten Buchungsansichten. In Ansichten sind alle Einstellungen zu Spalten, Gruppierungen, Filtern und anderen Eigenschaften des Tabellenlayouts gespeichert.
Ansicht Standard: Diese Ansicht ist immer verfügbar. Wenn Sie Änderungen am Tabellenlayout vornehmen und diese speichern möchten, klicken Sie auf Buchungsansicht (
) und dann Als Kopie speichern.
Die Einschränkung auf ein Programm wirkt sich auf alle Ansichten aus. Es stehen neben der Standardansicht nur die gespeicherten Ansichten zur Verfügung, welche in dem ausgewählten Programm erstellt wurden. Ansichten, die ohne eine Einschränkung auf ein Programm erstellt wurden, stehen auch nur im uneingeschränkten Controlling zur Verfügung.
Tabelle
Die Tabelle zeigt eine Übersicht der Buchungspositionen der Projekte an, denen Sie zugeordnet sind. Ist das Controlling auf ein Programm eingeschränkt, werden nur Buchungspositionen aus Projekten angezeigt, die diesem Programm zugeordnet sind. In der Standardansicht werden nur einige Spalten angezeigt. Nutzen Sie die Tabelleneinstellungen, um weitere Spalten einzublenden oder die Darstellung zu ändern.
In der Spaltenauswahl (
) sind zusätzliche Spalten für Programmdaten, Projektdaten und Belegdaten verfügbar. Die Programmdaten stehen nur zur Verfügung, wenn Ihre Organisation mit Programmen arbeitet. Programmdaten werden beim Anlegen von Programmen erfasst und ändern sich nur selten. Sie gelten für alle Buchungspositionen aller Projekte eines Programms. Die Projektdaten werden beim Anlegen von Projekten erfasst und ändern sich nur selten. Sie gelten für alle Buchungspositionen eines Projekts. Die Belegdaten werden in der Projektbuchhaltung erfasst und sind mit den Informationen im Projektcontrolling identisch. Zusätzlich stehen allgemeine Einträge für die Budgetlinien der Projekte zur Verfügung.
Nutzen Sie die Funktionen oberhalb der Tabelle, um Buchungspositionen zu bearbeiten.
Funktionen
Über der Buchungsübersicht (Tabelle) sind folgende Funktionen verfügbar:
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Anzeigen |
Öffnet die ausgewählte Buchungsposition und zeigt deren Eigenschaften im Anzeigemodus an. Sie können Buchungspositionen auch mit einem Doppelklick öffnen. |
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Öffnet die ausgewählte Buchungsposition und zeigt deren Eigenschaften im Bearbeitungsmodus an. Wenn Sie mehrere Buchungspositionen auswählen und auf Bearbeiten klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmte Felder dieser Buchungspositionen auf denselben Wert setzen können (Mehrfachbearbeitung). Abgerechnete Buchungspositionen sind für die Bearbeitung gesperrt. Wenn Sie eine Buchungsposition bearbeiten möchten, die bereits abgerechnet ist, werden Sie gefragt, ob Sie die Buchungsposition lösen (= entsperren) möchten. |
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Erzeugt ein PDF-Dokument aus der Buchungsansicht. Tabelleneinstellungen wie Filter, Sortierungen und Gruppierungen sowie zusätzlich eingeblendete Spalten werden dabei berücksichtigt. |
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Exportieren |
Exportiert die Buchungsansicht im Excel-, PDF-, CSV- oder RTF-Format. Tabelleneinstellungen wie Filter, Sortierungen und Gruppierungen sowie zusätzlich eingeblendete Spalten werden dabei berücksichtigt. |
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Um neue Ansichten zu erstellen oder bestehende Ansichten zu ändern, nutzen Sie diese Funktionen: ▪Neue erstellen: Öffnet ein Popup, um die Bezeichnung einer neuen Ansicht einzugeben. ▪Speichern: Speichert Änderungen an einer geöffneten Ansicht. ▪Als Kopie speichern: Speichert Änderungen an der geöffneten Ansicht unter einem anderen Namen. ▪Löschen: Löscht die geöffnete Ansicht. Neue Ansichten werden alphanumerisch in die Liste vorhandener Ansichten im Navigationsbereich einsortiert. In Ansichten sind alle Einstellungen zu Spalten, Gruppierungen, Filtern und anderen Eigenschaften des Tabellenlayouts gespeichert. Ansichten können nur für den eigenen Benutzer oder öffentlich erstellt werden. Öffentliche Ansichten werden allen Benutzern Ihrer Organisation angezeigt, die das Controlling öffnen können und können auch von anderen Benutzern bearbeitet oder gelöscht werden. |
Konfigurationsbereich
Die Schaltfläche Konfiguration (
) öffnet weitere Einstellungen zur Buchungsansicht (Tabelle). Nutzen Sie diese Einstellungen, um die Buchungsansicht zusätzlich zu den Tabelleneinstellungen (Spalten, Filter, Sortierungen, Gruppierungen) anzupassen:
Allgemein |
Um die Bezeichnung der Buchungsansicht zu ändern, bearbeiten Sie einfach das Feld. Nutzen Sie anschließend die Funktion Buchungsansicht ( |
Schnellfilter |
Vorkonfigurierte Schnellfilter erlauben es Ihnen, mit wenigen Klicks Buchungspositionen nach folgenden Eigenschaften zu filtern: ▪Programmnummer ▪Zeiträume: Klicken Sie auf Schnellfilter bearbeiten (  Nutzen Sie anschließend die Funktion Buchungsansicht ( |
Filter |
Alle angewendeten Spaltenfilter werden hier aufgeführt. Spaltenfilter setzen Sie, indem Sie in der Tabelle in einem Spaltentitel auf das Filtersymbol ( |
Darstellung |
Hervorgehobene Buchungen: Stellen Sie hier ein, ob aufgeteilte, stornierte, umgebuchte, geänderte oder abgerechnete Buchungspositionen in der Buchungsansicht gelb hervorgehoben werden sollen. Standardmäßig werden aufgeteilte Buchungspositionen hervorgehoben. Darstellung der Umsatzerlöse: Stellen Sie ein, ob Umsatzerlöse mit angezeigt werden, oder die Buchungsansicht ausschließlich Kosten enthält. Standardmäßig werden Umsatzerlöse nicht angezeigt. |
