Die Anlagenverwaltung in WINPACCS Cloud gibt Ihnen einen Überblick über das gesamte Inventar Ihrer Organisation. Sie können Anlagegüter in der Anlagenverwaltung nach Projekten, Ländern, Standorten, Gebern und vielen weiteren Eigenschaften filtern sowie deren Restwerte betrachten.
Wenn Sie bisher noch nicht mit WINPACCS gearbeitet haben, sollen Ihnen die folgenden Abschnitte den Einstieg in die Anlagenverwaltung in WINPACCS Cloud vereinfachen und Hintergrundinformationen bieten.
Detailliertere Informationen zu einzelnen Funktionen und Feldern finden Sie in den Unterkapiteln, die in den Abschnitten verlinkt sind und die Sie auch im Inhaltsverzeichnis finden.
Wenn Sie mit der Anlagenverwaltung in WINPACCS Cloud arbeiten, pflegen Sie eine zentrale Liste der Anlagegüter eines oder mehrerer Projekte Ihrer Organisation. Diese Liste enthält alle Standorte und Identifizierungsmerkmale der Anlagegüter. Sie stellt auch die Restwerte aller Anlagegüter übersichtlich dar. Wenn Bewegungen von Anlagegütern stattfinden, ist es die Aufgabe eines Benutzers mit der Benutzerrolle Anlagenverwalter diese Liste zu aktualisieren. |
Alle Bewegungen, die Geldflüsse umfassen, werden zunächst in WINPACCS Accounting gebucht: ▪Bei einem Zugang aus Kauf legen Projektbuchhalter beim Buchen das neue Anlagegut in WINPACCS Accounting an. ▪Bei Zuschreibungen, Kostenminderungen und Verkäufen ordnen Projektbuchhalter der Buchung ein bestehendes Anlagegut aus der Liste der Anlagegüter zu, die WINPACCS Accounting automatisch aus WINPACCS Cloud herunterlädt.
Wenn Buchhalter die Buchungen in einem Tages- oder Monatsabschluss hochladen, gelangen sie von WINPACCS Accounting nach WINPACCS Cloud. Die Abschlüsse müssen in der Funktionsgruppe Datenpakete freigegeben werden. Das geschieht entweder automatisch oder durch einen Benutzer mit der Rolle Projektfinanzmanager (abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation). Zuschreibungen, Kostenminderungen und Verkäufe werden dann automatisch als neue Bewegung zu einem bestehenden Anlagegut erfasst. |
Eine Ausnahme ist die Bewegung Zugang aus Kauf: Anlagegüter, die in WINPACCS Accounting neu angelegt werden, erscheinen nicht automatisch in der Liste der Anlagegüter, weil ihnen noch Stammdaten fehlen. Aus WINPACCS Accounting werden nur Buchungsdaten wie das Konto und der Anschaffungsbetrag übertragen. Sie müssen noch Informationen wie den Standort, den Anlagetyp, möglicherweise eine organisationsspezifische Inventarnummer und Detailinformationen angeben, die von dem Anlagetyp abhängen. Die Aufgabe Neues Anlagegut anlegen auf der Startseite von WINPACCS Cloud, dem Dashboard, weist Sie darauf hin. Alle Anlagenverwalter, denen das Projekt in der Benutzerverwaltung zugeordnet ist, sehen diese Aufgabe nach dem Login auf dem Dashboard und werden auf Wunsch per E-Mail informiert (siehe Mein Account > Einstellungen > E-Mail-Benachrichtigungen). Öffnen Sie die Aufgabe Neues Anlagegut anlegen oder wechseln Sie in der Anlagenverwaltung in die Ansicht Neue Anlagegüter und öffnen Sie dort das neue Anlagegut. Geben Sie die fehlenden Stammdaten ein. Wenn die Daten vollständig sind, erscheint das Anlagegut nach dem Speichern nicht mehr in der Ansicht Neue Anlagegüter, sondern befindet sich auf der Liste der Anlagegüter (z. B. in der Ansicht Standard). |
In den Stammdaten eines Anlageguts wird das Konto angezeigt, auf das die Kosten für die Anschaffung gebucht wurden. Wenn Sie ein Anlagegut in WINPACCS Cloud erfassen, müssen Sie selbst das Konto auswählen. In WINPACCS sind die folgenden Konten für die Erfassung von Anlagegütern verfügbar:
Beachten Sie, dass die Anlagenverwaltung in WINPACCS Cloud keine Anlagenbuchhaltung ermöglicht, sondern lediglich ein Nebenverzeichnis der Anlagegüter darstellt. Sie können in WINPACCS keine Anlagegüter abschreiben. Für jedes Anlagegut wird für die geplante Nutzungsdauer eine kalkulatorische Restwertentwicklung berechnet. Die Kontierung von Anschaffungskosten unterscheidet sich abhängig davon, ob der Geber die Anschaffung des Anlageguts oder die monatlichen Nutzungskosten finanziert:
Die Anschaffungskosten für Anlagegüter, deren Beschaffung in den Projekten geplant und budgetiert wird, werden nicht aktiviert und abgeschrieben, sondern sofort in voller Höhe als Kosten gebucht. Die Anschaffungskosten für Anlagegüter, die nicht von einem Geber finanziert werden, sondern deren anteilige Nutzungskosten in den Projekten für einen bestimmten Zeitraum geplant und budgetiert werden, werden in WINPACCS auf einem Bestandskonto statt einem Kostenkonto gebucht. Auf diese Weise werden die Ausgaben nicht als Kosten in das Projektcontrolling übernommen. Die Buchungen auf dem Bestandskonto müssen in die Unternehmensbuchhaltung übernommen werden. Dort werden Anschaffungskosten im Anlagevermögen aktiviert und abgeschrieben. Die Aufwendungen für die Abschreibungen können in der Unternehmensbuchhaltung wiederum den Projekten zugeordnet und in das WINPACCS Projektcontrolling übernommen werden. Geberberichte über Projektkosten werden ausschließlich im WINPACCS Projektcontrolling erstellt. Die kalkulatorische Restwertentwicklung in der Anlagenverwaltung ist unabhängig von der Finanzierung, Kontierung und etwaigen Abschreibungen. Die Anlagenverwaltung bietet Ihnen Berichte über die vorhandenen Anlagegüter und deren kalkulatorische Restwertentwicklung. |
Jedes Anlagegut ist einem Anlagetyp zugeordnet. Anlagetypen werden in den Organisationseinstellungen angelegt und dienen dazu, einheitliche Informationen zu ähnlichen Anlagegütern zu erfassen. Alle Anlagegüter eines Typs verfügen über die gleichen Felder in den Stammdaten. Die Anlagetypen werden zentral in den Organisationseinstellungen gepflegt. Welche Anlagetypen für ein Anlagegut verfügbar sind, hängt vom ausgewählten Konto ab. |
Außer den Bewegungen, die aus WINPACCS Accounting übertragen werden, gibt es noch Bewegungen, die Sie in WINPACCS Cloud selbst erfassen. Das sind alle Bewegungen, bei denen kein Geld fließt: ▪Ein vorhandenes Anlagegut oder einen Zugang aus Sachmittelzuwendung erfassen Sie mit der Funktion Neu ( ▪Um Bewegungen von bereits angelegten Anlagegütern zu erfassen, öffnen Sie das jeweilige Anlagegut und nutzen Sie die Funktion Bewegung hinzufügen ( |
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Öffnen Sie ein Anlagegut aus der Liste der Anlagegüter mit einem Doppelklick, um dessen Restwertentwicklung zu betrachten. WINPACCS Cloud zeigt immer den kalkulatorischen Restwert des Anlageguts am Ende des aktuellen Monats an. Die Restwertentwicklung verläuft linear und errechnet sich aus dem Anschaffungsbetrag am Zugangsdatum und der kalkulatorischen Nutzungsdauer. Am Ende der Nutzungsdauer ist der Restwert immer 0,00. Zuschreibungen und Kostenminderungen, die in WINPACCS Accounting gebucht werden, verändern den Restwert und die Höhe der monatlichen kalkulatorischen Wertminderungen. Die monatlichen kalkulatorischen Wertminderungen ergeben sich aus der Nutzungsdauer und dem Anschaffungsbetrag. Sie werden ausschließlich im Abschnitt Restwertentwicklung in den Eigenschaften eines Anlageguts angezeigt. |
Die Funktionen der Anlagenverwaltung finden Sie in WINPACCS Cloud sowohl in einem eigenen Funktionsbereich als auch innerhalb der Projekte in einer Funktionsgruppe. Die Funktionen an beiden Stellen sind nahezu identisch. Beachten Sie jedoch die folgenden Unterschiede:
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Sie können die Anlagenverwaltung nur in Projekten nutzen, die Ihnen in der Benutzerverwaltung zugeordnet sind. Mit den folgenden Benutzerrollen haben Sie Zugriff auf Funktionen der Anlagenverwaltung:
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