WINPACCS permet de saisir les données des justificatifs dans les pays du projet sans connexion permanente à Internet.
Ce faisant, WINPACCS Cloud garantit que seuls les caissier de projet d'une installation de WINPACCS Cashbook peuvent travailler avec le livre de caisse. Les caissiers de projets des autres installations ne peuvent pas saisir les justificatifs dans le livre de caisse en même temps. Cela garantit qu'aucun numéro de saisie n'est attribué deux fois.
Les utilisateurs d'une installation qui acceptent le livre de caisse de WINPACCS Cloudpeuvent y saisir des justificatifs. Il doit d'abord être remis avant qu'un utilisateur d'une autre installation puisse l’accepter et y inscrire les justificatifs.
Statut du livre de caisse
Le statut du livre de caisse vous indique si le livre de caisse est actuellement assigné 'une installation de WINPACCS Cashbook pour une utilisation exclusive.
IMPORTANT : Notez que le statut de livre de caisse n'est transmis à WINPACCS Cloud que lors de la remise et de l'acceptation à partir de l'installation respective de WINPACCS Cashbook. Pour que le statut du livre de caisse soit actualisé dans une autre installation de WINPACCS Cashbook le projet doit être publié en </%APP%> et l'autre installation doit actualiser les données du projet. |
Disponible |
Le Livre de caisse n'est actuellement pas accepté dans WINPACCS Cashbook. Une installation quelconque peut le faire à partir de WINPACCS Cloud . |
Accepté |
Le livre de caisse est accepté dans l'installation, qui est affichée en haut de l'historique du livre de caisse. Pour que les utilisateurs d'une autre installation puissent y saisir des justificatifs, un utilisateur de cette installation doit d'abord le remettre à WINPACCS Cloud. |
Clôturé |
Le livre de caisse ne peut plus être utilisé. Il a été définitivement clôturé. |
tableau
Dans l'historique, vous pouvez voir quand un livre de caisse a été accepté ou remis par quel utilisateur dans quelle installation (numéro d'appareil et emplacement). Le nom de l'utilisateur n'est donné qu'à titre indicatif. Les utilisateurs ne doivent pas remettre le livre de caisse après chaque utilisation, mais seulement si un utilisateur doit travailler avec lui dans un autre endroit.
Utilisez les Configurations du tableau pour changer l'affichage.
Date |
Affiche la date et l'heure de l'action. |
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action |
Les actions suivantes sont documentées dans l'historique du livre de caisse :
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Utilisateurs |
Affiche l'utilisateur qui a effectué l'action. |
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Numéro d'appareil |
Lors de l'acceptation et de la remise, le numéro d'appareil qui a été spécifié lors de l'installation de l'application de WINPACCS Accounting est affiché. |
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Lieu d'installation |
Lors de l’acceptation et de la remise le site spécifié lors de l'installation de WINPACCS Accounting est affiché. |
Fonctions
Selon l'onglet ouvert, différentes fonctions sont disponibles.
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Imprimer |
Crée un document PDF qui inclut les données de base de l’onglet Général et Historique du livre de caisse. |
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Finaliser |
Lorsque vous finalisez un livre de caisse, plus aucun justificatif ne peut y être saisi. Si possible, finalisez toujours un livre de caisse avec les données de transfert du livre de caisse de WINPACCS Cashbook. Cela permet de s'assurer que tous les justificatifs saisis ont été chargés vers WINPACCS Cloud avant de finaliser le livre de caisse. Ce n'est que si cela n'est pas possible que vous devez forcer la finalisation. Cela peut être le cas, par exemple, si l'ordinateur sur lequel le livre de caisse est encore accepté est défectueux ou a été volé. Saisissez une date et une justification. La clôture est documentée avec la date dans l’historique du livre de caisse. |
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Lorsque vous détachez un livre de caisse, vous le soustrayez à l'installation de WINPACCS Cashbookdans laquelle il est accepté. Si possible, les caissiers de projet devraient remettre les livres de caisse en WINPACCS Cashbook . Vous vous assurez ainsi que tous les justificatifs saisis ont été chargés à WINPACCS Cloud avant de clôturer le livre de caisse. Ce n'est que si cela n'est pas possible que vous devez le détacher. Cela peut être le cas, par exemple, si l'ordinateur sur lequel le livre de caisse est accepté est défectueux. Cela entraînera la perte de tous les justificatifs saisis après le dernier lot de reçus chargés. Le détachement est documentée dans l’historique du livre de caisse. Si un livre de caisse est affiché comme accepté, alors qu'il a été remis, utilisez la fonction Télécharger les données de transfert du livre de caisseau lieu de la fonction détacher. |
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Téléchargement/chargement des données de transfert du livre de caisse |
Les fichiers de transfert du livre de caisse transmettent le statut du livre de caisse de WINPACCS Cashbook à WINPACCS Cloud et vice versa. Lorsqu'elles sont connectées à Internet, l'acceptation, la remis, la clôture et le détachement des livres de caisse sont automatiquement communiquées entre les applications. Si un livre de caisse doit être accepté ou remis dans une installation de WINPACCS Cashbook qui n'a pas de connexion avec le WINPACCS Cloud, le statut doit être transféré manuellement. |
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Télécharger : |
Sauvegardez le fichier avec l'extension *.cbtx localement et saisissez le chemin dans WINPACCS Cashbook lorsque vous êtes invité à le faire. |
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Si le téléchargement automatique n'est pas possible, vous pouvez télécharger manuellement le fichier de transfert du livre de caisse. WINPACCS Cashbook enregistre tous les fichiers de transfert du livre de caisse dans un dossier défini. Vous pouvez consulter et modifier le chemin d'accès dans WINPACCS Cashbook sous Extras> Préférences> Lieu de sauvegarde des données > Téléchargements. Il s'agit de fichiers de type CBTX. Chargez ce fichier ici. Les fichiers sont nommés selon le modèle suivant : Exemple : CBTX_12345_001EUR_1_20240603_083415.CBTX •CBTX = fichier de transfert du livre de caisse •12345 = numéro de projet •001EUR = numéro de journal et monnaie de justificatif du journal •1 = Numéro du livre de caisse •20240603 = date de création 2024-06-03 •083415 = heure de création 08:34:15 (heure système de l'utilisateur)
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