Projets > Projet ouvert > Livres de caisse

Entrez les données principales du livre de caisse dans cet onglet. Pour ce faire, cliquez sur Éditer en bas de la page. Ensuite, sauvegardez vos entrées avec Sauvegarder et effectuer la mise en disponibilité. Les données seront transférées à WINPACCS Cashbook quand vous publiez le projet.

Données de base

Livre de caisse

Saisissez un nom unique pour le livre de caisse.

Numéro du livre de caisse

Chaque livre de caisse se voit automatiquement attribuer un numéro unique au sein du projet. Vous ne pouvez pas changer ce numéro.

Type de livre de caisse

Sélectionnez l'un des types de livre de caisse suivants :

Type de livre de caisse

Propriétés

Caisse

▪Les livres de caisse du type livre de caisse Caisse sont utilisés pour saisir les entrées et les dépenses d'une caisse.

▪Le solde de ce type de livre de caisse ne peut pas devenir négatif.

▪Les livres de caisse de ce type ne peuvent pas être restaurés.

▪Les justificatifs peuvent être modifiés dans WINPACCS Cashbook uniquement le jour où ils sont saisis (Montant dans la monnaie de justificatif et sélection Dépense/entrée).

Banque

▪Les livres de caisse du type livre de caisse Banque sont utilisés pour saisir les entrées et les dépenses (crédits et débits) d'un compte bancaire.

▪Vous pouvez définir si le solde peut devenir négatif.

Créances

▪Les livres de caisse du type livre de caisse Créances sont utilisés pour gérer les postes en attente de règlement. Les entrées forment un poste en attente de règlement ici, les dépenses équilibrent un poste en attente de règlement.

REMARQUE : Le même montant doit également être saisi dans l'autre sens dans un livre de caisse du type de livre de caisse Caisse ou Banque. Les dépenses y forment un poste en attente de règlement, les entrées y équilibrent un poste en attente de règlement.

▪Le solde de ce type de livre de caisse ne peut pas devenir négatif.

Journal

Sélectionnez le journal dans lequel sont saisis les justificatifs du livre de caisse. Les lots de justificatifs chargés à partir de ce livre de caisse sont disponibles pour le téléchargement dans le journal que vous sélectionnez ici.

Livre de caisse pour un projet externe

Vous pouvez travailler avec des livres de caisse dans des projets qui n'ont pas leur propre comptabilité de projet. Dans WINPACCS Cashbook, vous trouvez le livre de caisse créé lorsque vous ouvrez le projet dans lequel la comptabilité pour le projet externe est géré. Lorsque vous ouvrez le livre de caisse pour le projet externe, les éléments suivants sont disponibles dans la fenêtre Saisir justificatif dans les sections Affectation du compte et Informations supplémentaire les comptes de charges et de produits, les structures de financement et de structures de budget du projet externe. En haut à gauche de la fenêtre se trouvent également le nom du projet et le numéro du projet externe. Les justificatifs saisis sont transmis comme un lot normal de justificatifs.

REMARQUE : Ce réglage n'est disponible que s'il est activé dans les réglages d'organisation.

Projet externe

Si vous avez activé en haut le réglage Activer le livre de caisse pour un projet externe sélectionnez ici le projet externe pour lequel le livre de caisse est tenu.

Tous les projets dans le Statut du projet Actif sont disponibles qui contiennent un journal pour des projets externes dans lequel le projet ouvert (dans lequel vous créez le livre de caisse) est autorisé à comptabiliser.

Livre de caisse pour

Le champ a la valeur WINPACCS Cashbook 2 par défaut si vous avez sélectionné un journal pour WINPACCS Accounting 4 .

Compte

Sélectionnez le compte d’états dont les mouvements sont documentés avec ce livre de caisse.

Seuls sont disponibles les comptes d’états qui sont assignés au journal mais pas encore à un autre livre de caisse. Selon le type de livre de caisse, seuls les sous-comptes de caisse, de banque ou de créances sont disponibles.

Personnes

Assignez au livre de caisse des utilisateurs qui sont autorisés à y saisir des justificatifs.

Responsable du livre de caisse

Sélectionnez un utilisateur actif qui est responsable du livre de caisse et qui peut saisir des justificatifs dans le livre de caisse dans WINPACCS Cashbook . Tous les utilisateurs assignés au projet avec le rôle d'utilisateur Caissier du projet sont disponibles.

Adjoint du livre de caisse

Sélectionnez un ou deux utilisateurs actifs qui peuvent utiliser le livre de caisse dans la même mesure que le responsable du livre de caisse en WINPACCS Cashbook . Tous les utilisateurs assignés au projet avec le rôle d'utilisateur Caissier du projet sont disponibles.

Contresignataire du livre de caisse

Sélectionnez un utilisateur autorisé à contresigner des justificatifs propres des dépenses. Les contresignataires du livre de caisse ne peuvent pas saisir les justificatifs dans le livre de caisse.

Tous les utilisateurs qui ont le droit Lire les projets sont disponibles.

REMARQUE : Le droit Lire les projets est inclus dans tous les rôles standard dépendant du projet - par ex. employé de projet .

Soldes

Indiquez ici le solde du livre de caisse.

Solde négatif autorisé

Uniquement pour le type de livre de caisse bancaire : Précisez si le solde du compte bancaire peut devenir négatif.

Les caissiers du projet reçoivent un avertissement si le solde devient négatif, bien que cela ne soit pas autorisé. Vous pouvez toujours saisir tous les justificatifs.

Report de solde

Entrez le solde ici s'il y a déjà de l'argent dans la caisse au moment où vous créez le livre de caisse.

Salde de limite

Si vous souhaitez limiter le montant de l'argent qui peut se trouver dans la caisse ou sur le compte bancaire, vous pouvez saisir une limite ici.

Les caissiers du projet reçoivent un avertissement lorsque la limite est dépassée. Vous pouvez toujours saisir tous les justificatifs.

Contresignataire du livre de caisse

Cette section n'est affichée que pour le type de livre de caisse Caisse.

Limite de transports de fonds	Indiquez le montant maximum d'argent liquide qui peut être transporté.
Limite pour les entrées et les sorties	Indiquez le montant maximum d'argent liquide qui peut être sorti ou entré dans la caisse.
Télécharger la convention relative à la caisse	Cette fonction permet de télécharger une convention relative à la caisse au format PDF, qui contient toutes les données importantes et doit être signée par les personnes mentionnées ci-dessus.

Fonctions

Selon l'onglet ouvert, différentes fonctions sont disponibles.

Imprimer

Crée un document PDF qui inclut les données de base de l’onglet Général et Historique du livre de caisse.

Finaliser

Lorsque vous finalisez un livre de caisse, plus aucun justificatif ne peut y être saisi.

Si possible, finalisez toujours un livre de caisse avec les données de transfert du livre de caisse de WINPACCS Cashbook. Cela permet de s'assurer que tous les justificatifs saisis ont été chargés vers WINPACCS Cloud avant de finaliser le livre de caisse.

Ce n'est que si cela n'est pas possible que vous devez forcer la finalisation. Cela peut être le cas, par exemple, si l'ordinateur sur lequel le livre de caisse est encore accepté est défectueux ou a été volé. Saisissez une date et une justification. La clôture est documentée avec la date dans l’historique du livre de caisse.