Wenn Sie einen Abschluss öffnen, werden die Eigenschaften des Abschlusses aus der Übersicht angezeigt. Um zusätzlich eine Bemerkung zum Abschluss zu erfassen, klicken Sie am Ende der Seite auf Bearbeiten.
Funktionen
Nutzen Sie diese Funktionen, um den Status des Abschlusses zu ändern oder ihn zu prüfen.
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Freigeben |
Gibt das Datenpaket frei, damit die Buchungspositionen im Projektcontrolling verfügbar sind und (über eine optionale Schnittstelle) an die Unternehmensbuchhaltung weitergegeben werden. Die Funktion ist nur in den folgenden Fällen verfügbar: •Abschlüsse werden nicht automatisch freigegeben •es handelt sich um einen vorläufigen Monatsabschluss |
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Zurückweisen |
Sie sollten alle Abschlüsse kontrollieren, sobald diese hochgeladen sind. Wenn Sie Fehler bemerken, bevor Sie den Abschluss freigeben, können Sie diese einfacher korrigieren. Insbesondere, wenn Sie unplausible Mischkursentwicklungen feststellen, sollten Sie den Abschluss zurückweisen. Zurückgewiesene Abschlüsse können in WINPACCS Accounting korrigiert werden, ohne dass alle enthaltenen Belege neu gebucht werden müssen. Beim Zurückweisen können Sie eine Begründung für die Projektbuchhaltung eingeben und zur Erläuterung ein Dokument anhängen. |
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Buchungen des Abschlusses anzeigen |
Die Funktionsgruppe Buchungen (WINPACCS Accounting 4) öffnet sich und zeigt alle Buchungen an, die in dem Abschluss enthalten sind.
Mehr erfahren Sie in der Anleitung Buchungen prüfen. |
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Prüfen |
Kennzeichnen Sie mit dieser Funktion einen Monatsabschluss als geprüft. Mehr erfahren Sie in der Anleitung Funktion "Monatsabschluss prüfen". |
Historie
Alle Aktionen an Abschlüssen (Wechsel des Status) und Zusatzdokumenten (Hochladen, Löschen) werden protokolliert.
Prüfcode
Der Prüfcode wird in seltenen Fällen benötigt, wenn eine Installation von WINPACCS Accounting vor Ort keine Internetverbindung hat.
Er dient dazu, den Status des Abschlusses an WINPACCS Accounting zu übermitteln. Buchhalter können z. B. erst die nächste Buchhaltungsperiode abschließen, wenn aus WINPACCS Cloud die Rückmeldung vorliegt, dass der letzte Monatsabschluss freigegeben wurde.
Sie können den Prüfcode telefonisch an die Mitarbeiter vor Ort weitergeben. Buchhalter müssen den Prüfcode in WINPACCS Accounting unter Buchungen > Monatsabschluss oder Buchungen > Tagesabschluss eingeben.
Abschlussberichte
Diese Berichte werden in WINPACCS Accounting erzeugt und zusammen mit den Buchungen hochgeladen. Welche Berichte verfügbar sind, ist eine Organisationseinstellung.
Mehr erfahren Sie in der Anleitung Berichte prüfen.
Zusatzdokumente
Sie können zusätzliche wichtige Dokumente zu einem Abschluss hochladen, wie z. B. die Kontoauszüge einer Bankverbindung oder das Kassenzählprotokoll einer Barkasse. Wenn Sie einen Abschluss als geprüft kennzeichnen, können Sie alle zuvor hochgeladenen Zusatzdokumente nicht mehr löschen. Sie können jedoch jederzeit weitere Zusatzdokumente hochladen. Um diese gegen Löschen zu schützen, müssen Sie den Abschluss erneut als geprüft kennzeichnen.
Nutzen Sie die Funktion für Unterlagen, die sich auf die Buchhaltungsperiode allgemein beziehen oder für zusätzliche Informationen zum Abschluss selbst. Die Dateigröße ist auf 2 MB begrenzt. Für Unterlagen zu einzelnen Buchungen sind digitale Belege geeigneter, da Sie diese parallel zu den jeweiligen Buchungsdaten anzeigen können.