WINPACCS ermöglicht es, Belegdaten in Projektländern ohne ständige Internetverbindung zu erfassen.
Dabei stellt WINPACCS Cloud sicher, dass immer nur die Projektkassierer einer Installation von WINPACCS Cashbook mit dem Kassenbuch arbeiten können. Projektkassierer aus anderen Installationen können nicht gleichzeitig in dem Kassenbuch Belege erfassen. Damit wird sichergestellt, dass keine Erfassungsnummern doppelt vergeben werden.
Die Benutzer einer Installation, die das Kassenbuch aus WINPACCS Cloud annimmt, dürfen darin Belege erfassen. Es muss erst abgegeben werden, bevor ein Benutzer einer anderen Installation es annehmen und darin Belege erfassen kann.
Kassenbuchstatus
Am Kassenbuchstatus erkennen Sie, ob das Kassenbuch gegenwärtig einer Installation von WINPACCS Cashbook zur exklusiven Nutzung zugewiesen ist.
WICHTIG: Beachten Sie, dass der Kassenbuchstatus beim Abgeben und Annehmen von der jeweiligen Installation von WINPACCS Cashbook nur an WINPACCS Cloud übermittelt wird. Damit der Status des Kassenbuchs in einer anderen Installation von WINPACCS Cashbook aktualisiert wird, muss das Projekt in WINPACCS Cloud veröffentlicht werden und die andere Installation die Projektdaten aktualisieren. |
Verfügbar |
Das Kassenbuch ist gegenwärtig nicht in WINPACCS Cashbook angenommen. Eine beliebige Installation kann es aus WINPACCS Cloud annehmen. |
Angenommen |
Das Kassenbuch ist in der Installation angenommen, die ganz oben im Kassenbuchverlauf angezeigt wird. Damit Benutzer einer anderen Installation darin Belege erfassen können, muss ein Benutzer dieser Installation es erst wieder an WINPACCS Cloud abgeben. |
Abgeschlossen |
Das Kassenbuch kann nicht mehr genutzt werden. Es wurde dauerhaft abgeschlossen. |
Tabelle
Im Verlauf sehen Sie, wann ein Kassenbuch von welchem Benutzer in welcher Installation (Gerätenummer und Standort) angenommen oder abgegeben wurde. Der Name des Benutzers dient nur Ihrer Information. Benutzer müssen das Kassenbuch nicht nach jeder Benutzung abgeben, sondern nur, wenn ein Benutzer an einem anderen Standort damit arbeiten soll.
Nutzen Sie die Tabelleneinstellungen, um die Darstellung zu ändern.
Datum |
Zeigt Datum und Uhrzeit der Aktion an. |
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Aktion |
Die folgenden Aktionen werden im Kassenbuchverlauf protokolliert:
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Benutzer |
Zeigt den Benutzer an, der die Aktion ausgeführt hat. |
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Gerätenummer |
Beim Annehmen und Abgeben wird die Gerätenummer angezeigt, die bei der Installation von WINPACCS Accounting angegeben wurde. |
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Installationsstandort |
Beim Annehmen und Abgeben wird der Standort angezeigt, der bei der Installation von WINPACCS Accounting angegeben wurde. |
Funktionen
Abhängig vom geöffneten Karteireiter sind unterschiedliche Funktionen verfügbar.
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Erzeugt ein PDF-Dokument, das die Stammdaten des Karteireiters Allgemein sowie den Verlauf des Kassenbuchs enthält. |
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Abschließen |
Wenn Sie ein Kassenbuch abschließen, können darin keine Belege mehr erfasst werden. Wenn möglich, schließen Sie ein Kassenbuch immer mit den Kassenbuchtransferdaten aus WINPACCS Cashbook ab. Sie stellen damit sicher, dass alle erfassten Belege nach WINPACCS Cloud hochgeladen wurden, bevor Sie das Kassenbuch abschließen. Nur wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie es zwangsweise abschließen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Computer, auf dem das Kassenbuch noch angenommen ist, defekt ist oder gestohlen wurde. Geben Sie ein Datum und eine Begründung ein. Das Abschließen wird mit dem Datum im Verlauf des Kassenbuchs dokumentiert. |
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Wenn Sie ein Kassenbuch lösen, entziehen Sie es der Installation von WINPACCS Cashbook, in der es angenommen ist. Wenn möglich sollten Projektkassierer Kassenbücher in WINPACCS Cashbook abgeben. Damit stellen Sie sicher, dass alle erfassten Belege nach WINPACCS Cloud hochgeladen wurden, bevor Sie das Kassenbuch abschließen. Nur wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie es lösen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Computer defekt ist, auf dem das Kassenbuch angenommen ist. Damit gehen alle Beleg verloren, die nach dem letzten hochgeladenen Belegstapel erfasst wurden. Das Lösen wird mit im Verlauf des Kassenbuchs dokumentiert. Wird ein Kassenbuch als Angenommen angezeigt, obwohl dieses Abgegeben wurde, verwenden Sie statt der Funktion Lösen die Funktion Kassenbuchtransferdaten hochladen. |
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Kassenbuchtransferdaten herunterladen/hochladen |
Kassenbuchtransferdateien übermitteln den Kassenbuchstatus von WINPACCS Cashbook an WINPACCS Cloud und andersherum. Wenn eine Internetverbindung besteht, wird das Annehmen, Abgeben, Abschließen und Lösen von Kassenbüchern automatisch zwischen den Anwendungen kommuniziert. Wenn ein Kassenbuch in einer Installation von WINPACCS Cashbook angenommen oder abgegeben werden soll, die keine Verbindung zu WINPACCS Cloud hat, muss der Status manuell übertragen werden. |
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Herunterladen: |
Speichern Sie die Datei mit der Endung *.cbtx lokal und geben Sie in WINPACCS Cashbook den Pfad an, wenn Sie dazu aufgefordert werden. |
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Wenn der automatische Upload nicht möglich ist, können Sie die Kassenbuchtransferdatei manuell hochladen. WINPACCS Cashbook speichert alle Kassenbuchtransferdateien in einem festgelegten Ordner. Sie können den Pfad in WINPACCS Cashbook unter Extras > Einstellungen > Dateispeicherorte > Uploads einsehen und ändern. Es handelt sich um Dateien vom Typ CBTX-Datei. Laden Sie diese Datei hier hoch. Die Dateien sind nach folgendem Muster benannt: Beispiel: CBTX_12345_001EUR_1_20240603_083415.CBTX •CBTX = Kassenbuchtransferdatei •12345 = Projektnummer •001EUR = Journalnummer und Belegwährung des Journals •1 = Kassenbuchnummer •20240603 = Erstellungsdatum 2024-06-03 •083415 = Erstellungsuhrzeit 08:34:15 (Systemuhrzeit des Benutzers)
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