Projekte > Geöffnetes Projekt > Kassenbücher

Geben Sie auf diesem Karteireiter die grundlegenden Daten des Kassenbuchs ein. Klicken Sie dafür auf Bearbeiten am Ende der Seite. Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben mit Speichern und freigeben. Die Daten werden an WINPACCS Cashbook weitergegeben, wenn Sie das Projekt veröffentlichen.

Stammdaten

Kassenbuch

Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung für das Kassenbuch ein.

Kassenbuchnummer

Jedes Kassenbuch erhält automatisch eine eindeutige Nummer innerhalb des Projekts. Sie können diese Nummer nicht ändern.

Kassenbuchtyp

Wählen Sie einen der folgenden Kassenbuchtypen:

Kassenbuchtyp

Eigenschaften

Kasse

▪Kassenbücher vom Kassenbuchtyp Kasse dienen dazu, Einnahmen und Ausgaben aus einer Barkasse zu erfassen.

▪Der Saldo dieses Kassenbuchtyps kann nicht negativ werden.

▪Kassenbücher dieses Typs können nicht rückgesichert werden.

▪Belege können in WINPACCS Cashbook nur an dem Tag, an dem sie erfasst werden, noch geändert werden (Betrag in Belegwährung und Auswahl Ausgabe/Einnahme).

Bank

▪Kassenbücher vom Kassenbuchtyp Bank dienen dazu, Einnahmen und Ausgaben (Gutschriften und Belastungen) eines Bankkontos zu erfassen.

▪Sie können einstellen, ob der Saldo negativ werden darf.

Forderungen

▪Kassenbücher vom Kassenbuchtyp Forderungen dienen dazu, offene Posten zu verwalten. Einnahmen bilden hier einen offenen Posten, Ausgaben gleichen einen offenen Posten aus.

HINWEIS: Derselbe Betrag muss auch in einem Kassenbuch vom Kassenbuchtyp Kasse oder Bank umgekehrt erfasst werden. Ausgaben bilden dort einen offenen Posten, Einnahmen gleichen einen offenen Posten aus.

▪Der Saldo dieses Kassenbuchtyps kann nicht negativ werden.

Journal

Wählen Sie das Journal, in dem die Belege des Kassenbuchs gebucht werden. Belegstapel, die aus diesem Kassenbuch hochgeladen werden, sind in dem Journal zum Download verfügbar, das Sie hier auswählen.

Kassenbuch für fremdes Projekt

Sie können mit Kassenbüchern in Projekten arbeiten, die keine eigene Projektbuchhaltung führen. In WINPACCS Cashbook finden Sie das angelegte Kassenbuch, wenn Sie das Projekt öffnen, in dem die Buchhaltung für das fremde Projekt geführt wird. Wenn Sie das Kassenbuch für das fremde Projekt öffnen, sind im Fenster Beleg erfassen in den Abschnitten Kontierung und Zusatzkontierung die Kosten- und Ertragskonten, Finanzierungen und Budgetstrukturen des fremden Projekts verfügbar. Oben links im Fenster steht außerdem der Projektname und die fremde Projektnummer. Die erfassten Belege werden als normaler Belegstapel weitergegeben.

HINWEIS: Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn sie in den Organisationseinstellungen aktiviert ist.

Fremdes Projekt

Wenn Sie oben die Einstellung Kassenbuch für fremdes Projekt aktiviert haben, wählen Sie hier das fremde Projekt aus, für welches das Kassenbuch geführt wird.

Es sind alle Projekte im Projektstatus Aktiv verfügbar, die ein Journal für fremde Projekte enthalten, in dem das geöffnete Projekt (in dem Sie das Kassenbuch anlegen) buchen darf.

Kassenbuch für

Das Feld ist mit WINPACCS Cashbook 2 vorbelegt, wenn Sie oben ein Journal für WINPACCS Accounting 4 ausgewählt haben.

Konto

Wählen Sie das Bestandskonto aus, dessen Bewegungen mit diesem Kassenbuch dokumentiert werden.

Es sind nur Bestandskonten verfügbar, die dem zugeordneten Journal, jedoch noch keinem anderen Kassenbuch zugeordnet sind. Abhängig vom Kassenbuchtyp sind nur Kassen-, Bank- oder Forderungsunterkonten verfügbar.

Personen

Ordnen Sie dem Kassenbuch die Benutzer zu, die Belege darin erfassen dürfen.

Kassenbuch-verantwortlicher

Wählen Sie einen aktiven Benutzer aus, der für das Kassenbuch verantwortlich ist und in WINPACCS Cashbook Belege darin erfassen darf. Es sind alle Benutzer verfügbar, die dem Projekt mit der Benutzerrolle Projektkassierer zugeordnet sind.

Kassenbuchstellvertreter

Wählen Sie einen bis zwei aktive Benutzer aus, die das Kassenbuch im gleichen Umfang wie der Kassenbuchverantwortliche in WINPACCS Cashbook verwenden dürfen. Es sind alle Benutzer verfügbar, die dem Projekt mit der Benutzerrolle Projektkassierer zugeordnet sind.

Kassenbuchgegenzeichner

Wählen Sie einen Benutzer aus, der bevollmächtigt ist, Ausgaben-Eigenbelege gegenzuzeichnen. Kassenbuchgegenzeichner können keine Belege in dem Kassenbuch erfassen.

Es sind alle Benutzer verfügbar, die in dem Projekt das Recht Projekte lesen besitzen.

HINWEIS: Das Recht Projekte lesen ist in in allen projektabhängigen Standardrollen - z. B. Projektmitarbeiter enthalten.

Salden

Machen Sie hier Angaben zum Saldo des Kassenbuchs.

Negativer Saldo erlaubt

Nur beim Kassenbuchtyp Bank: Geben Sie an, ob der Saldo des Bankkontos negativ werden darf.

Projektkassierer erhalten eine Warnung, wenn der Saldo negativ wird, obwohl dies nicht erlaubt ist. Sie können trotzdem alle Belege erfassen.

Saldovortrag

Geben Sie hier den Saldo ein, wenn sich zu dem Zeitpunkt, an dem Sie das Kassenbuch anlegen, bereits Geld in der Kasse befindet.

Limit Saldo

Wenn Sie begrenzen möchten, wie viel Geld in der Kasse oder auf dem Bankkonto sein darf, können Sie hier ein Limit eingeben.

Projektkassierer erhalten eine Warnung, wenn das Limit überschritten wird. Sie können trotzdem alle Belege erfassen.

Kassenvereinbarung

Dieser Abschnitt wird nur beim Kassenbuchtyp Kasse angezeigt.

Limit Geldtransporte	Geben Sie ein, wie viel Bargeld höchstens transportiert werden darf.
Limit für Ein- und Auszahlungen	Geben Sie ein, wie viel Bargeld höchstens ausgezahlt oder in die Kasse eingelegt werden darf.
Kassenvereinbarung herunterladen	Laden Sie mit dieser Funktion eine Kassenvereinbarung im PDF-Format herunter, die alle wichtigen Daten enthält und von den oben genannten Benutzern unterschrieben werden muss.

Funktionen

Abhängig vom geöffneten Karteireiter sind unterschiedliche Funktionen verfügbar.

Drucken

Erzeugt ein PDF-Dokument, das die Stammdaten des Karteireiters Allgemein sowie den Verlauf des Kassenbuchs enthält.

Abschließen

Wenn Sie ein Kassenbuch abschließen, können darin keine Belege mehr erfasst werden.

Wenn möglich, schließen Sie ein Kassenbuch immer mit den Kassenbuchtransferdaten aus WINPACCS Cashbook ab. Sie stellen damit sicher, dass alle erfassten Belege nach WINPACCS Cloud hochgeladen wurden, bevor Sie das Kassenbuch abschließen.

Nur wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie es zwangsweise abschließen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Computer, auf dem das Kassenbuch noch angenommen ist, defekt ist oder gestohlen wurde. Geben Sie ein Datum und eine Begründung ein. Das Abschließen wird mit dem Datum im Verlauf des Kassenbuchs dokumentiert.