Lorsque vous utilisez le Gestionnaire des actifs dans WINPACCS Cloud, vous tenez à jour une Liste des biens d’immobilisation centrale de l’un ou plusieurs des projets de votre organisation. Cette liste comporte tous les sites et toutes les caractéristiques d’identification des biens d’immobilisation. Elle indique également les valeurs résiduelles de tous les biens d’immobilisation de manière claire. Lorsqu’il y a des mouvements concernant les biens d’immobilisation, l’utilisateur disposant du rôle Responsable des actifs doit actualiser cette liste.

Tous les mouvements comprenant des flux monétaires sont comptabilisés dans WINPACCS Accounting :

▪En cas d’Entrée depuis un achat, les comptables de projet créent le nouveau bien d’immobilisation dans WINPACCS Accounting lors de la comptabilisation.

▪En cas d’attributions, de diminution des charges et d’achats, les comptables de projets affectent à l’écriture un bien d’immobilisation existant de la Liste des biens d’immobilisation que WINPACCS Accounting télécharge automatiquement de WINPACCS Cloud.

Lorsque les comptables chargent les écritures dans une clôture de jour ou de mois, celles-ci passent de WINPACCS Accounting à WINPACCS Cloud. Les clôtures doivent être validées dans le groupe de fonctions Paquets de données. Cela se fait soit de manière automatique soit par le biais d’un utilisateur disposant du rôle Responsable finances de projet (selon les réglages de votre organisation). Les attributions, diminutions des charges et ventes sont alors automatiquement saisies comme nouveau mouvement pour un bien d’immobilisation existant.

Le mouvement Entrée depuis un achat fait ici exception : Les biens d’immobilisation qui sont nouvellement créés dans WINPACCS Accounting n’apparaissent pas automatiquement dans la liste des biens d’immobilisation car il leur manque encore des données de base. Seules les données d’écriture telles que le compte et le montant d'acquisition sont repris de WINPACCS Accounting. Vous devez encore fournir des informations telles que le site, le type d’immobilisation et éventuellement un numéro d’inventaire spécifique à l’organisation, ainsi que des informations plus détaillées en fonction du type d’immobilisation.

La tâche Créer un nouveau bien d’immobilisation sur la page d’accueil de WINPACCS Cloud, le Dashboard, attire votre attention à ce sujet. Tous les Responsables des actifs auxquels le projet est affecté dans le Gestionnaire des utilisateurs voient cette tâche après l’ouverture de session sur le Dashboard et sont informés par e-mail s’ils le souhaitent (voir Mon compte > Préférences > Notifications par e-mail).

Ouvrez la tâche Créer un nouveau bien d’immobilisation ou passez dans le Gestionnaire des actifs à l'affichage Nouveaux biens d’immobilisation et ouvrez-y le nouveau bien d’immobilisation. Entrez les données de base manquantes. Lorsque les données sont complètes, le bien d’immobilisation n’apparaît plus dans l'affichage Nouveaux biens d’immobilisation après la sauvegarde mais se trouve dans la liste des biens d’immobilisation (par ex. dans l'affichage Standard).

Les données de base d’un bien d’immobilisation comportent le compte sur lequel les charges pour l'acquisition ont été comptabilisées. Lorsque vous saisissez un bien d’immobilisation dans WINPACCS Cloud, vous devez vous-même Sélectionner le compte.

Dans WINPACCS, les comptes suivants sont disponibles pour la saisie des biens d’immobilisation :

Attention, le Gestionnaire des actifs dans WINPACCS Cloud ne permet pas de comptabilité des actifs mais représente uniquement un répertoire annexe des biens d’immobilisation. Dans WINPACCS, vous ne pouvez pas amortir de biens d’immobilisation. Pour chaque bien d’immobilisation, une évolution imputée de la valeur résiduelle est calculée pour toute la durée d’utilisation planifiée.

La comptabilisation des frais d'acquisition diffère selon que le bailleur de fonds finance l'acquisition du bien d’immobilisation ou les coûts d'utilisation mensuels :

Les frais d'acquisition des biens d’immobilisation dont l'acquisition est planifiée et budgétisée dans les projets ne sont pas activés et amortis mais immédiatement comptabilisés intégralement en tant que charges.

Les frais d'acquisition biens d’immobilisation qui ne sont pas financés par un bailleur de fonds mais dont les coûts d'utilisation proportionnels dans les différents projets sont planifiés et budgétisés pour une certaine période sont comptabilisés dans WINPACCS sur un compte d'états au lieu d'un compte de charges. De cette façon, les dépenses ne sont pas transférées en tant que charges au contrôle du projet. Les écritures sur le compte d'états doivent être transférées à la comptabilité d'entreprise. Les frais d'acquisition y sont activés et amortis dans les valeurs immobilisées. Les frais d'amortissement peuvent être affectés aux projets dans la comptabilité d'entreprise et repris dans le contrôle de projet de WINPACCS.

Les rapports des bailleurs de fonds sur les coûts des projets ne sont créés que dans le contrôle de projet WINPACCS. L'évolution de la valeur résiduelle imputée dans le Gestionnaire des actifs est indépendante du financement, de la comptabilisation et des amortissements éventuels. Le Gestionnaire des actifs vous offre des rapports sur les biens d’immobilisation existants et sur l'évolution de leur valeur résiduelle imputée.

Chaque bien d’immobilisation est affecté à un type d’immobilisation. Les types d’immobilisation sont crées dans les réglages d’organisation et permettent de saisir des informations uniformes pour tous les biens d’immobilisation similaires. Tous les biens d’immobilisation d’une certaine classe disposent des mêmes champs dans les données de base. Les types d’immobilisation sont définies de manière centralisée dans les réglages d'organisation. Les types d’immobilisation disponibles pour un bien d’immobilisation dépendent du compte sélectionné.

Outre les mouvements transférés depuis WINPACCS Accounting, il y a encore des mouvements dans WINPACCS Cloud que vous saisissez vous-même. Il s’agit de tous les mouvements qui ne comportent pas de flux monétaire :

▪Vous pouvez saisir un bien d’immobilisation existant ou une entrée depuis l’allocation de moyens matériels avec la fonction Nouveau () dans la liste des biens d’immobilisation.

▪Pour saisir des mouvements de biens d’immobilisation déjà créés, ouvrez le bien d’immobilisation correspondant et utilisez la fonction Ajouter un mouvement (). Il peut s'agir par ex. de transferts sans frais à d’autres projets, partenaires, bailleurs de fonds ou tiers.

Ouvrez un bien d’immobilisation dans la liste des biens d’immobilisation par un double-clic pour observer l’évolution de sa valeur résiduelle. WINPACCS Cloud Indique toujours la valeur résiduelle imputée du bien d’immobilisation à la fin du mois actuel. L’évolution de la valeur résiduelle est linéaire et est calculée à partir du montant d'acquisition à la date d’entrée et de la durée d’utilisation imputée. À la fin de la durée d’utilisation, la valeur résiduelle est toujours 0,00.

Les attributions et les diminutions des charges qui sont comptabilisées dans WINPACCS Accounting modifient la valeur résiduelle et le montant des moins-values calculées.

Les moins-values calculées mensuelles de la valeur découlent de la durée d’utilisation et du montant d'acquisition. Elles sont uniquement affichées dans la section Évolution de la valeur résiduelle dans les propriétés d’un bien d’immobilisation.

Vous trouverez les fonctions du Gestionnaire des actifs WINPACCS Cloud aussi bien dans un domaine de fonctions spécifique que dans un groupe de fonctions dans les projets. Les fonctions sont pratiquement identiques des deux côtés. Veuillez toutefois tenir compte des différences suivantes :

Vous ne pouvez utiliser le Gestionnaire des actifs que dans les projets qui vous affectés dans le Gestionnaire des utilisateurs. Les rôles d’utilisateur suivants donnent accès aux fonctions du Gestionnaire des actifs :