Lorsque vous ouvrez une clôture, les propriétés de la clôture de l’aperçu sont affichées. Pour saisir en plus une remarque sur la clôture, cliquez en bas de la page sur Éditer.
Fonctions
Utilisez ces fonctions pour modifier le statut de la clôture ou pour la vérifier.
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Effectuer la mise en disponibilité |
Libère le paquet de données afin que les positions comptables soient disponibles dans le contrôle de projet et transmises (via une interface optionnelle) à la comptabilité d'entreprise. Cette fonction n'est disponible que dans les cas suivants : •Les clôtures ne sont pas validées automatiquement •Il s'agit d'une clôture de mois préliminaire . |
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Rejeter |
Vous devez contrôler toutes les clôtures dès qu'elles sont chargées. Si vous remarquez des erreurs avant de valider la clôture, vous pouvez les corriger plus facilement. En particulier, si vous constatez des évolutions de cours mixtes non plausibles, vous devriez rejeter la clôture. Les clôtures rejetées peuvent être corrigées dans WINPACCS Accounting sans devoir réenregistrer tous les justificatifs qu'ils contiennent. Lors du rejet, vous pouvez saisir une justification pour la comptabilité de projet et joindre un document en guise d'explication. |
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Afficher les écritures de la clôture |
Le groupe de fonctions Écritures (WINPACCS Accounting 4) s'ouvre et affiche toutes les écritures contenues dans la clôture.
Pour en savoir plus, consultez le guide Vérifier les écritures. |
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Vérifier |
Utilisez cette fonction pour marquer une clôture de mois comme étant vérifiée. Pour en savoir plus, consultez le guide Fonction "Contrôler la clôture mensuelle. |
Histoire
Toutes les actions sur les clôtures (changement de statut) et les documents supplémentaires (chargement, suppression) sont consignées.
Code de vérification
Le code de vérification est nécessaire dans de rares cas, lorsqu'une installation de WINPACCS Accounting sur place n'a pas de connexion Internet.
Il sert à transmettre le statut de la clôture à WINPACCS Accounting . Les comptables ne peuvent par exemple pas clôturer la période comptable suivante tant que la clôture de mois n'a pas été validée dans WINPACCS Cloud la .
Vous pouvez donner le code de vérification par téléphone au personnel sur place. Les comptables doivent saisir le code de vérification dans WINPACCS Accounting sous Écritures > Clôture de mois ou Écritures > Clôture de jour
Rapports de clôture
Ces rapports sont créés dans WINPACCS Accounting et téléchargés avec les écritures. Les rapports disponibles sont un réglage d'organisation.
Pour en savoir plus, consultez le guide Vérifier les écritures.
Documents supplémentaires
Vous pouvez charger des documents supplémentaires importants relatifs à une clôture, comme par exemple les extraits de compte d'un relation bancaire ou le protocole de livre de caisse d'une livre de caisse. Si vous avez obtenu une clôture en tant que vérifié vous ne pourrez plus supprimer tous les documents supplémentaires téléchargés précédemment. Vous pouvez toutefois télécharger d'autres documents complémentaires à tout moment. Pour les protéger contre la suppression, vous devez marquer la clôture encore une fois en tant que vérifiée.
Utilisez cette fonction pour les documents qui se rapportent à la période comptable en général ou pour des informations supplémentaires sur la clôture elle-même. La taille du fichier est limitée à 2 Mo. Pour les documents relatifs aux écritures individuelles, les justificatifs numériques sont plus appropriés, car vous pouvez les afficher parallèlement aux données comptables correspondantes.