Créer d'abord le nouveau projet dans le domaine des fonctions Gestion de projet. Vous pouvez ensuite créer le projet en saisissant des données supplémentaires et en effectuant des réglages dans les différents groupes de fonctions du projet. Procédez comme suit :

1.Ouvrez > Projets. L’aperçu du projet s'ouvre.

2.Dans l'aperçu du projet cliquez sur Nouveau.

3.Entrez les données de base du projet du nouveau projet et sélectionnez le Statut du projet. Pour pouvoir réaliser toutes les étapes suivantes, le projet doit avoir au moins le statut Approuvé en interne.

4.Sauvegarder vos entrées.

Votre nouveau projet est créé et visible dans l'aperçu du projet. Un nouveau projet est automatiquement assigné aux utilisateurs via l’assignation de pays ou d'unités organisationnelles ou tous les projets. Utilisez les étapes suivantes pour mettre en place le projet.

Saisissez les coordonnées bancaires du projet. Procédez comme suit :

1.Ouvrez > Projets > [Votre projet] > Coordonnées bancaires.

2.Cliquez dans l'aperçu des coordonnées bancaires sur Nouveau.

3.Saisissez les données de base des coordonnées bancaires. Vous ne pouvez pas changer le type de compte et la monnaie plus tard.

4.Sauvegarder vos entrées.

Les coordonnées bancaires ont été créées et sont visibles dans le tableau.

Facultatif : Ouvrez les coordonnées bancaires en double-cliquant dessus et ajoutez sur la page d'onglet Utilisateurs autorisés à disposer tous les utilisateur autorisées à disposer. Les données sont purement informatives et n'ont aucun effet sur les droits des utilisateurs dans WINPACCS. Ils sont affichés dans les propriétés du journal et du livre de caisse dans WINPACCS Accounting et  WINPACCS Cashbook respectivement.

Créez un cadre comptable de projet avec les comptes de projet. Les comptes de projet sont des sous-comptes spécifiques au projet du cadre comptable principal unifié de votre organisation. Procédez comme suit :

1.Ouvrez > Projets > [Votre projet] > Cadre comptable du projet.

2.Choisissez si vous voulez créer un nouveau cadre comptable de projet ou copier le cadre comptable d'un autre projet. Dans le second cas, sélectionnez les comptes à copier. Cliquez sur Continuer.

3.Pour chaque compte principal, il existe automatiquement un sous-compte 00 (le nombre exact de chiffres des numéros de sous-comptes est un réglage d'organisation). En plus des sous-comptes d’états (banque, caisse, créances sur tiers, créances sur le partenaire, dettes, biens d’immobilisation), il est possible de créer des sous-comptes de charges, de produits et de régularisation, selon les réglages d'organisation. Pour ce faire, utilisez la fonction Créer un nouveau sous-compte ().

▪Vous devez assigner des sous-comptes bancaires aux coordonnées bancaires précédemment créées.

▪Vous devez assigner les comptes de créances ou de dettes aux catégories de postes en attente de règlement (si celles-ci sont activées dans les réglages d’organisation).

▪Pour chaque compte, définissez l’application et les projets dans lesquels il peut être comptabilisé.

4.Saisissez le cadre comptable de projet avec la fonction Effectuer la mise en disponibilité (). Le statut du cadre comptable de projet passe de Ebauche à Déverrouillé.

Le cadre comptable de projet a été créé. Vous ne pouvez plus supprimer les sous-comptes déverrouillés, mais seulement les verrouiller.

Créer au moins un financement pour un projet. Procédez comme suit :

1.Ouvrez > Projets > [Votre projet] > Financements > Financements de projets..

2.Cliquez dans l'aperçu des financements sur Créer un nouveau financement ().

3.Saisissez les données de base du financement. A partir du statut du contrat Demande effectuée vous pouvez assigner des écritures au financement. Les réglages de la section Catégorie de financement déterminent les journaux auxquels le financement du projet peut être assignés ultérieurement.

4.Sauvegarder vos entrées.

Le financement du projet a été créé et est visible dans le tableau.

Saisissez les journaux du projet. Procédez de cette manière pour chaque journal :

1.Ouvrez > Projets > [Votre projet] > Journaux.

2.Cliquez dans l'aperçu des journaux sur Créer un nouveau journal ().

3.Choisissez la classe de journal Comptabilité de projet. Précisez lesquels Types de justificatifs pour être comptabilisé dans le nouveau journal et cliquez sur Continuer.

4.Saisissez les données de base du journal.

5.Attribuer un ou plusieurs financements de projets au journal.

6.Assigner les Comptes d’état au journal.

7.Assigner lesutilisateurs autorisés à disposer au journal.

8.Effectuez la mise en disponibilité avec le fonction Effectuer la mise en disponibilité (). Le statut de déverrouillement du journal passe de Nouveau à Déverrouillé.

Le journal est créé et visible dans le tableau.

Créer les livres de caisse du projet. Si vous n'utilisez pas WINPACCS Cashbook, sautez cette étape.

Procédez de cette manière pour chaque livre de caisse :

1.Ouvrez > Projets > [Votre projet] > Livres de caisse.

2.Cliquez dans l'aperçu des livres de caisse sur Créer un nouveau livre de caisse ().

3.Saisissez les données de base du livre de caisse.

▪Sélectionnez le type de livre de caisse (banque, caisse, créances).

▪Affectez au livre de caisse un journal préalablement créé, dans lequel les justificatifs du livre de caisse sont comptabilisés.

▪Sélectionnez le compte d’état (banque ou caisse) précédemment créé auquel le livre de caisse appartient.

▪Assignez au livre de caisse des utilisateurs qui sont autorisés à y inscrire des justificatifs.

4.Cliquez sur Sauvegarder et effectuer la mise en disponibilité.

Le livre de caisse est créé et visible dans le tableau.

Créer les structures de budget pour le projet. Pour chaque structure de budget, procédez comme suit :

1.Ouvrez> Projets > [Votre projet] > Financements > Structures budgétaires.

2.Cliquez sur Créer nouvelle structure de budget () ou sur Importer ()pour copier une structure de budget d'un autre projet.

3.Lorsque vous créez une nouvelle structure de budget, saisissez les Données de base et cliquez sur Sauvegarder (). Si vous importez une structure de budget d'un autre projet, sélectionnez le projet et la structure de budget, puis cliquez sur Importer.

4.Effectuer la mise en disponibilité les structures de budget en utilisant la fonction Effectuer la mise en disponibilité des structures de budget (). Le statut de déverrouillement de la structure de budget passe de Nouveau à Déverrouillé.

La structure de budget a été créée et est visible dans le tableau.

Chaque fois que vous avez modifié des réglages ou des données d’un projet, vous devez ensuite publier le projet pour transmettre les modifications. Les modifications peuvent ainsi être téléchargées automatiquement ou manuellement pour WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook. Le numéro de version des données du projet augmente avec chaque publication. Procédez comme suit :

1.Ouvrez > Projets > [Votre projet].

2.Cliquez sur Publier (). La version des données du projet est affichée.

Si certaines modifications ne sont pas inclus dans les données du projet, vérifiez si vous avez publié ces modifications au préalable. Ouvrez l’Aperçu des données du projet sous > Projets > [Votre projet] &gt Aperçu des données du projet. Toutes les données relatives aux projets doivent avoir le statut Déverrouillé pour être publier. Si certaines données sont dans le statut Modifié ces données seront publiées dans la dernière version publiéec'est-à-dire sans les modifications.

Pour télécharger des projets pour la première fois, utilisez dans WINPACCS Accounting et WINPACCS Cashbook à l'adresse suivante Projets > Liste des projets la fonction Télécharger données du projet.

Pour mettre à jour les données du projet avec les nouvelles versions de WINPACCS Cloud utiliser la fonction Vérifiez données actuelles.